Технология ввода данных в MS Excel

Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например: A2: G4.

Примечание: выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ФОРМАТ> Ячейки (рис. 2). Эта команда имеет несколько вкладок. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций). Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Ввод данных – одна из основных операций при работе с электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула.

Рисунок 2. Управление форматом ячеек

Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать ячейку; ввести данные (текст, число, формулы), используя клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter; нажав кнопку перед Строкой формул; щелчком мыши на другой ячейке; выйдя из текущей ячейки с помощью клавиш управления курсором.

Ввод чисел. Excel интерпретирует введённое содержимое ячейки в качестве числового значения, если оно состоит только из цифр. В числовых значениях можно использовать некоторые специальные символы: «-» - ввод отрицательного числа. Если числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; «+» - при вводе положительных чисел этот знак опускается; «,» - если перед числом или в числе введена одна запятая, то программа воспримет её в качестве десятичной запятой; «%» - при вводе числа ячейке можно присвоить процентный формат. Для этого после числа необходимо указать символ процента. При выполнении вычислений Excelразделит отображённое в ячейке значение на 100; «р.» - при вводе числа ячейке можно присвоить денежный формат. Для этого после числа указывается символ денежной единицы. При правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю ячейки.

Ввод текста. Любые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значения, значения даты, времени и в качестве формулы интерпретируется программой, как текст. Текст, в отличие от чисел, изображается выровненным по левому краю. Длинный текст можно разбить в ячейке на несколько строк, задавая нажатием сочетания клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных: повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует: выделить ячейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться командой ПРАВКА > Заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение - заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. Для создания прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку; выделить блок ячеек, которые должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента); выполнить команду ПРАВКА > Заполнить > Прогрессия; в появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

Исправление содержимого ячейки. До подтверждения ввода данных: используя клавишу Backspace; используя клавишу Del; кнопкой – отмена.

Подтвержденные данные, активизировав ячейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправления непосредственно в ячейке; установить курсор мыши в Строке формул и произвести исправления.

Удаление содержимого ячейки. Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение, Формат, Формула, Имя. Для удаления содержимого ячейки необходимо: выполнить команду ПРАВКА > Очистить, а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del; с помощью команды контекстного меню Очистить содержимое.

Для удаления строки / столбца: выполнить команду ПРАВКА > Удалить; с помощью команды контекстного меню Удалить.