Интерфейс MS Excel

Лаб. Раб. №10

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

1. Цель и содержание: научиться проводить основные операция с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты деятельности предприятий; выполнять вычисления по заданным формулам с использованием табличного процессора.

Теоретическое обоснование

Excel – это программа обработки электронных таблиц. Она может быть использована для организации сложных расчетов, представления табличных данных в виде диаграмм, проведения сортировки и манипулирования большими объемами информации. Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. MS Excel позволяет автоматизировать обработку табличных данных [1-5]. С помощью таблиц MS Excel можно выполнять различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1 Ключевые понятия электронных таблиц

Рабочая книга - является основным документом MS Excel. Она хранится в файле с расширением xlc. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм, макросов. Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. Существует два способа записи адресов ячеек в таблице:

1) Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1, $K$3. Этот способ используется по умолчанию и называется стилем А1.

2) Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Такой способ называется " R1C1".

Интерфейс MS Excel

Программу Microsoft Excel можно запустить тремя способами: с помощью меню ПУСКоперационной системы Windows; с помощью ярлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу Проводник Windows. Вид главного окна Excel, которое показывается пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

Структура окна Excel состоит из следующих элементов.

Строка заголовка – верхняя строка экрана; в этой строке находится имя приложения - Microsoft Excel, а за ним имя рабочей книги – Книга 1. Число 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- Строка меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиеся списки). Строка меню находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- Панель инструментов, содержащая значки, кнопки, раскрывающиеся списки, благодаря которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. По умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели Стандартная и Форматирование. Панель инструментов Стандартная содержит кнопки со значками. Значки – это команды, которые можно найти и в меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоваться панелью инструментов.

Панель инструментов Форматирование содержит сокращенные обозначения самых употребительных операций, выполняемых при оформлении текста.

Рисунок 1 Стандартный вид окна электронной таблицы

Чтобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. Чтобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоваться командой ВИД > Панели инструментов, где выбрать необходимую панель. Или вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

Строка ввода данных. В программе Excel строка ввода данных называется строка формул. Строка формул находится под панелью Форматирование и используется для ввода и редактирования данных в ячейке таблицы. В ней отображается содержимое активной ячейки. Строка состояния - отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

Многие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполняются с помощью Контекстно-зависимого меню, которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.