Теоретические положения

Одними из удобных средств документального регламентирования ответственности и полномочий работников и персонала предприятий являются «Положение о структурном подразделении предприятия»и «Должностные инструкции на работников». Это внутренние нормативные документы предприятия, определяющие обязанности каждого работника, структуру структурных подразделений, их взаимодействие, порядок действий работников и персонала в той или иной ситуации.

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным документом предприятия, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре предприятия, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы: Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности. Ответственность. Взаимоотношения.

В разделе " Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел Основные задачи – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе Функции перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе Права и обязанности перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел Ответственность устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе Взаимоотношения регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Должностная инструкция - основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия работников и персонала.

Должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает на предприятии «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями предприятия. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Назначение должностной инструкции - объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав.

Как правило, Должностная инструкция включает в себя такие разделы: Общие положения; Должностные обязанности; Права; Ответственность, Взаимоотношения (служебные связи).

Если говорить о содержательной части должностных инструкций - на этот вопрос нет " теоретически правильного" ответа. Выбор всегда остается за предприятием.

Рекомендованный вариант содержания Должностной инструкции с коментариями

Раздел Общие положения. Очень часто должностные инструкции начинают таким разделом. В нем описывают разные вопросы: от нормативной-правовой базы деятельности лица в данной должности до отношений подчиненности в компании. Вместо этого раздела рекомендуется раздел Положение в Компании

Раздел Положение в Компании. В нем описывают взаимную подчиненность и замещение.(Например: Руководитель розничной сети относится к категории управленцев, является менеджером 1-ой категории (в описании структуры этой Компании определена своя иерархия управленческих должностей). Руководитель розничной сети подчиняется непосредственно директору по сбыту, в его отсутствие - Генеральному директору Руководитель розничной сети назначается на должность и освобождается от должности Приказом Генерального директора по представлению директора по сбыту Руководителю розничной сети непосредственно подчиняются руководители розничных магазинов).

Раздел Ожидаемые результаты. Это очень важный раздел с точки зрения мотивации сотрудника и оценки его труда. (Например: - выдержка из соответствующего раздела должностной инструкции руководителя IT-подразделения компании - Бесперебойно работающая, защищенная от несанкционированного доступа и деструктивных вторжений компьютерная сеть, обеспечивающая безопасную работу пользователей и эффективную работу программного обеспечения. Устойчиво работающее программное обеспечение, понятное пользователям и повышающее эффективность решения пользователями своих производственных задач. Отсутствие санкций контролирующих органов по поводу незаконного использования программного обеспечения в Компании).

Раздел Регламентированные действия. Это действия, которые неминуемо должны быть выполнены в определенное время или при наступлении определенных обстоятельств. Не каждая должностная инструкция должна содержать этот раздел - часто регламентированные действия описываются в одном разделе с исполняемыми функциями. Формулировки этого раздела должны исключать произвольное толкование. (Пример - выдержка из должностной инструкции кладовщика цеха производственно-торговой фирмы: Учитывает поступившие деловые отходы листовых материалов: Измеряет лист деловых отходов и наклеивает на единицу хранения этикетку с размерами - немедленно по поступлению Производит запись в журнал учета деловых отходов немедленно после наклейки этикетки) Передает журнал учета деловых отходов оператору управленческого учета для регистрации в программе 1С - ежедневно к 17: 00)

Раздел Исполняемые функции. В отличие от регламентированных действий, функции могут выполняться без жесткой привязки к определенному времени или обстоятельствам. Разделять регламентированные действия и функции или описывать их вместе - дело выбора компании. (Пример: Регистрирует (в журнале установленного образца), рассматривает и составляет (по установленной форме и в установленные сроки после приема) экспертные заключения по представленным рабочими рационализаторским предложениям. Представляет в службу главного технолога аналитические записки с экспертными заключениями по рацпредложениям и планами мероприятий по их внедрению - ежемесячно, не позднее (установленного срока). Планирует работу и ежемесячно проводит собрание кружка качества, на котором в обязательном порядке информирует членов кружка о рассмотренных рацпредложениях и об утвержденных планах их внедрения. И так далее по всем предполагаемым аспектам содействия).

Секрет хорошей должностной инструкции в том, что ее основополагающая часть - ожидаемые результаты. А описание функций должно раскрывать технологию достижения результата, которой необходимо следовать именно в Вашей компании.

Вот и выходит, что достаточно ограничиться описанием тех функций, которые важны в Вашей технологии ведения бизнеса.

Раздел Алгоритмические описания исполняемых процедур. Если такой раздел есть, то он заменяет частично или полностью разделы регламентированных действий и исполняемых функций. На рисунке 2.1 показан фрагмент описания бизнес-процесса компании, производящей мебель по индивидуальным заказам; описание процесса является частью должностной инструкции владельца процесса, выступающего одновременно в качестве продавца, дизайнера и технолога

Рисунок 2.1 Фрагмент алгоритмического описания исполняемых процедур

Обратите внимание, что это алгоритмическое описание содержит информацию и следующего раздела: в нем отражен документооборот и взаимодействие с другими службами и подразделениями

Раздел Взаимодействие с другими подразделениями. Этот раздел тоже не всегда встречается в должностных инструкциях. Зачастую он поглощается разделом исполняемых функций или, как в предыдущем примере, картами бизнес-процессов. (Пример описания взаимодействий с другими подразделениями из должностной инструкции главного экономиста: Определяет необходимость консультирования руководителей отделов и служб по вопросам управленческого учета, планирует и проводит необходимые консультации в плановом и рабочем порядке. Консультирует специалистов службы IT, занимающихся вопросами автоматизации управленческого учета, анализа и отчетности - по заявкам руководителя службы IT и в рабочем порядке. Взаимодействует с руководителем отдела маркетинга по вопросам ценообразования: предоставляет по его запросу информацию о стоимости продаж и рентабельности определенных видов товаров

Раздел Права. В этом разделе полезно писать: о правах распоряжения ресурсами без обращения к вышестоящему руководителю; о правах представления интересов компании и т.п. (Пример из должностной инструкции руководителя розничной сети: Руководитель розничной сети имеет право: Распоряжения денежными средствами для обеспечения деятельности сети магазинов в пределах утвержденного бюджета.Найма и увольнения персонала розничной сети всех уровней.Поощрения и наложения взысканий на сотрудников розничной сети.

Раздел Ответственность. Рекомендуется оговаривать в этом разделе основания для объявления неполного или полного служебного несоответствия.

Раздел Критерии оценки результатов деятельности. Критерии оценки результатов должны быть выражены численно - это результаты измерения результатов!

Пример критериев оценки работы директора магазина: Объем продаж Отношение объема продаж к объему продаж в аналогичном периоде прошлого сезона Средний период оборачиваемости товаров Стоимость продаж в % от объема продаж Средний чек (стоимость средней корзины покупки) - (численные значения показателей устанавливаются текущим планом продаж) персоналом магазина Средний индекс исполнения Стандартов обслуживания покупателей - 90 %.

Раздел Квалификационные требования. Рекомендуется выделять специальные знания и навыки, которые необходимы для изготовления продукта, предоставления услуги, взаимодействия с поставщиками и заказчиками, и навыки общения и управления, необходимые для внутренних коммуникаций, как по вертикали, так и по горизонтали. (Пример из квалификационных требований к руководителю отдела маркетинга крупнооптовой торговой компании: Специальные знания и навыки- Методы математической статистики в объеме курса экономического ВУЗа (с оценкой " хорошо" или " отлично"), нормативные правовые документы, регламентирующие действия предприятия в сфере рекламы, навыки проведения совещаний, навыки использования бизнес-органайзера (тайм-менеджера)

Раздел Условия труда. Этот раздел иногда включают в должностную инструкцию, если для описываемой должности предусмотрены особые (привилегированные) условия труда.

Разработанные должностные инструкции необходимо утвердить приказом по предприятию и затем ввести в действие. Грамотно разработанные должностные инструкции есть фундамент системы управления персоналом на предприятии.

Другим средством документального регламентирования ответственности и полномочий персонала являются Матрица ответственности.

Матрица ответственности определяет степень ответственности каждого сотрудника подразделения за ту или иную задачу, если он имеет к ней некоторое отношение.

По своей сути Матрица ответственности (таблица 2.1) представляет собой таблицу, где с одной стороны перечисляют должности, входящие в структурное подразделение, а с другой - функции данного подразделения.

На пересечениях функций и должностей вводят обозначения (код) в виде букв, определяющих вид ответственности данного работника к этой функции.

Таблица 2.1 Матрица ответственности службы закупок предприятия

Функция/Должность	Испол-нитель №1	Испол-нитель №2	Испол-нитель №3	Испол-нитель №4	Испол-нитель №5
Определение потребности в материальных ресурсах.	О	У	У		С
Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг	И	И		О	У
Анализ и определение возможных источников снабжения.	И	О	У
Определение цены и условий закупок.	И	И		У	О
Подготовка и размещение заказа на закупку.	И		О	У
Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.	У	У	О
Получение и проверка товаров.	У	О
Обработка счетов и оплата.	О	У	У		С
Учет поступлений материальных ресурсов.		О	С
Подбор, подготовка и аттестация кадров	О	У	У

Рекомендованные обозначения (коды):

О - ответственный за проведение и результат операции (работы, функции), или Р - руководитель – должностное лицо, которое руководит деятельностью (процессом, функцией, работой), несет ответственность за конечные результаты, а также контролирует процесс получения результата;

У - участвует в проведении данной логистической операции (работы, функции), или В - выполняет операцию - должностное лицо (или подразделение, которое непосредственно выполняет данную функцию или работу и несет ответственность за качество ее выполнения в рамках, ограниченных его функциональными обязанностями;

И - информируется - должностное лицо (или подразделение), которое получает информацию о принятых решениях и документах и несет ответственность за своевременность и качество реализации решений в сфере, что его касается.