Включение в отчет даты, времени и номеров страниц

Любой документ, выдаваемый организацией, обязательно должен иметь в своем составе дату, а в некоторых случаях и время выдачи. Это единствен­ный показатель актуальности сведений, которые он содержит. Большие отче­ты должны иметь пронумерованные страницы. В MS Access 2007 есть не­сколько способов добиться желаемого результата.

Для добавления номера страницы в область верхнего или нижнего колонти­тулов выполните следующие действия.

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. На вкладке ленты Конструктор выберите кнопку [id | Номер страницы. Она находится в группе Элементы управления. Откроется диалоговое окно Номера страниц (рис. 3.7).

3. Выберите формат, расположение и выравнивание для номеров страниц.

4. Снимите флажок Отображать номер на первой странице, если номер на первой странице не нужен.

5. Нажмите кнопку OK. Номера страниц будут добавлены в отчет.

Для добавления номеров страниц в другую область отчета, а также для встав­ки даты и времени создания документа применяется более общий способ — окно Построитель выражений (рис. 3.8).

Добавим в заголовок отчета надпись: " по состоянию на", после которой раз­местим дату создания отчета. Для этого:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. На вкладке ленты Конструктор выберите кнопку |аЫ| Поле. Она находит­ся в группе Элементы управления. Расположите курсор в области заго­ловка отчета. Курсор превратится в стилизованное изображение поля таб­лицы с крестиком в левом верхнем углу.

3. Сделайте щелчок левой кнопкой мыши и, удерживая ее, добейтесь тре­буемого размера надписи. Кнопку отпустите.

4. Откройте окно свойств. Для этого сделайте щелчок по кнопке Страница свойств вкладки ленты Конструктор.

5. В окне свойств выберите вторую вкладку Данные.

6. Перейдите к первой строчке Данные и нажмите кнопку [77]. Появится ок­но построителя выражений (см. рис. 3.8).

7. В левом списке выберите строчку Общие выражения, а в среднем — Текущая дата и время. В правом списке появится стандартная функция MS Access — Now(). Щелкните по кнопке OK. Эта функция со знаком = появится в поле значений свойства Данные создаваемого элемента.

8. Вместо названия надписи Поле49 напишите: " по состоянию на".

9. Сделайте щелчок по значку Шрифт вкладки Конструктор.

10. Откроется окно для выбора шрифтов. Установите шрифт Arial размером 10 пунктов или любой другой. Подчеркните текст и сделайте его выде­ленным. Здесь же можно назначить цвет текста и цвет фона.

11. Выберите значок ^ По размеру данных в разделе Размер вкладки лен­ты Упорядочить. Размер элемента управления будет настроен в соответ­ствии с назначенным шрифтом.

12. Выберите значок \Ш\ Выровнять по сетке. Эта кнопка предназначена для изменения места расположения одного или нескольких элементов пу­тем выравнивания по узлам сетки. Выполните окончательное форма­тирование.