Основные положения. Практическая Работа №1. Разработка электронной формы документа

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1. Разработка электронной формы документа

Содержание и цели работы

Содержание практической работы: создание электронной формы документа «Электронная анкета» с использованием полей формы, и защита документа от недозволенного редактирования

Цели работы:

· приобретение навыков создания бланков электронной версии документов, состоящих из постоянной и переменной частей;

· приобретение навыков работы с полями формы;

· приобретение навыков защиты документа от недозволенного редактирования;

· закрепление навыков работы с шаблонами документов.

Основные положения

1. Понятие формы. Формой называется бланк для заполнения конкретными данными. Форма представляет собой электронную версию документа с незаполненными областями для ввода данных, которая сохраняется как шаблон.

В Word можно создать следующие виды форм:

· формы, распечатанные на бумаге, для последующего заполнения. Такие формы не требуют защиты от изменений;

· настраиваемые электронные формы, предоставляющие большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для этих форм необходима защита от несанкционированного доступа. Защита позволяет пользователям заполнять форму, но предотвращает случайные изменения элементов формы и их размещения.

Форма для ввода данных состоит из неизменной (постоянной) и изменяемой (переменной) частей.

Постоянная часть формы может содержать:

· неизменяемый при вводе данных текст,

· таблицы фиксированного содержания;

· рисунки, линии разметки, элементы оформления (заполнения, обрамления).

Переменная часть включает специальные поля:

· поле для ввода текста (текстовое поле),

· поле со списком , может содержать возможные варианты ответов,

· флажок (переключатель).

Для работы с полями формы необходимо настроить Панель быстрого доступа Word с помощью команды главного меню Файл – Параметры - Панель быстрого доступа.

В окне Параметры Word (рисунок 1) в поле Выбрать команды из: установить Все команды и из списка поочередно, нажимая на кнопке Добавить, выбрать команды:

· Поле (элемент управления формы),

· Поле со списком (элемент управления формы),

· Флажок (элемент управления формы),

· ОК

Рисунок 1 – Настройка панели быстрого доступа для работы с полями Формы

2. Вставка полей формы в создаваемую форму электронного документа. Для вставки полей в форму, предназначенную для просмотра и заполнения в MS Word или для печати, необходимо:

1) щелкнуть в документе на месте вставки поля формы;

2) выполнить любое из следующих действий:

· для добавления текстового поля нажать на Панели быстрого доступа кнопку Текстовое поле . Для данного поля может быть задан параметр значение по умолчанию, и пользователю не нужно будет вводить наиболее вероятный ответ, за исключением случая, когда ответ необходимо изменить (см. далее по тексту «Настройка полей изменяемой части формы»);

· для добавления флажка рядом с независимым параметром необходимо нажать кнопку Флажок . Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбирать более одного параметра);

· для добавления поля со списком возможных ответов - кнопку Поле со списком . При необходимости пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов.

3. Настройка полей изменяемой части формы. Каждый тип полей формы характеризуется набором параметров. Двойной щелчок мышкой по вставленному в форму полю открывает окно Свойства для настроек параметров этого поля. В таблице 1 приведены настраиваемые параметры полей, а на рисунке 2 представлены окна настроек различных видов полей формы.

Таблица 1 - Параметры полей переменной части формы

Для всех видов полей при входе и выходе курсора из него могут выполняться заранее созданные макросы[1].

В строке состояния или по клавише F1 можно сделать отображение справочного текста по работе с полями формы. Максимальная длина текста справки – 255 символов.

Каждое поле формы автоматически помечается закладкой – специальной пометкой, которая позволяет делать ссылки по имени закладки на элемент текста.

Для полей на момент их заполнения можно установить статус только для чтения, сняв отметку Разрешить изменение.

а) параметры текстового поля б) параметры поля со списком

в) параметры поля флажок

Рисунок 2 - Диалоговые окна настроек полей формы

4. Установка защиты от несанкционированных изменений вида документа. Чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля и не могли изменять вид формы, на документ устанавливается защита.

Для этого на Панель быстрого доступа выведите кнопку Защитить документ... и воспользуйтесь ею (рисунок 3).

В зоне Ограничение на редактирование

установите флажок Разрешить только указанный

способ редактирования документа и выберите

установку Ввод данных в поля форм.

Далее нажмите на кнопку Да, включить

защиту, изатем дважды введите пароль (длина

пароля до 15 символов). Он будет запрашиваться

при попытках внесения изменений в форму или

снятия с нее защиты.

Для возврата в режим записи и изменения

самой формы необходимо еще раз нажать кнопки

Защитить документ… и Отключить защиту.

Защита будет снята после введения пароля.

Рисунок 3 - Защита документа

от несанкционированного изменения

5. Сохранение шаблона формы и заполненной формы. Шаблон документа – заготовка документа (бланк), которая может быть многократно использована.

Сохранение созданной и еще незаполненной электронной формы как шаблона выполняется следующим образом:

· выберите команду Файл - Сохранить как,

· в окне Сохранение документа в поле Имя файла введите название шаблона, в поле Тип файла из списка выберите Шаблон документа. Выберите папку для сохранения шаблона;

· нажмите на кнопку Сохранить.

Данные заполненной формы должны сохраняться командой Файл - Сохранить как, с указанием имени документа (тип -.dotх).

6. Использование шаблона. Предварительно созданные шаблоны в целях сокращения трудозатрат используют для создания новых документов. Открытие такого шаблона выполняется с помощью команды:

· Файл – Открыть, в списке выберите Шаблоны Word, папку, в которой сохранили шаблон,

· Открыть.

Замечание!!!

Существует второй способ создания и сохранения шаблона.

1) Создание:

· Файл – Создать – Мои шаблоны,

· В диалоговом окне Создать на вкладке Личные шаблоны выбрать Создать шаблон

· ОК

2) Сохранение:

· Файл – Сохранить как

· введите имя шаблона,

· Сохранить (по умолчанию шаблон сохраняется в стандартной папке Word Шаблоны.

3) Использование шаблона:

· Файл - Создать – Мои шаблоны,

· выберите свой шаблон.

7. Печать формы. Печатать формы можно в следующих режимах:

1) в виде заполненного документа – командой Файл - Печать;

2) в виде форм-бланков для последующего заполнения – командой Файл – Печать,

3) впечатыванием введенных значений в заранее подготовленные печатные бланки, выполнив следующую последовательность команд:

- команда Файл - Параметры – Дополнительно,

- блок установок Печать, При печати этого документа ЭЛЕКТРОННАЯ АНКЕТА должен быть установлен флажок Печать только данных из формы (рисунок 4);

- ОК,

- команда Файл-Печать.

Рисунок 4 – Установка режима печати только данных из формы