I. Порядок обеспечения бланками строгой

Общие положения

Первичные коммерческие документы и отчетность по пассажирским перевозкам является источником данных, по которым обобщаются финансовые и статистические результаты работы организаций железнодорожного транспорта и их структурных подразделений, оказывающих услуги пассажирам, отправителям багажа и грузобагажа, собственникам и арендаторам пассажирского подвижного состава, иным физическим и юридическим лицам на железнодорожном транспорте.

Заполнение форм коммерческой отчетности работниками филиалов ОАО «РЖД» и подразделений ОАО «РЖД» (далее – структурные подразделения) должно проводиться в строгом соответствии с положениями Инструкции по ведению станционной коммерческой отчетности, так как всякие отклонения или нарушения Инструкции, небрежность и неправильность заполнения коммерческих книг и бланков вызывают потери доходов, убытки и приводят к искажению показателей работы организаций железнодорожного транспорта. Ответственность за правильность заполнения форм коммерческой отчетности возлагается на руководителя структурного подразделения и уполномоченных им лиц, с которыми заключены трудовые договоры и соглашения, в том числе договоры о полной материальной ответственности.

Формы бланков коммерческой отчетности в пассажирском хозяйстве делятся на учетные (формы с индексом «ЛУ», «ГУ» и «ФДУ») и отчетные (формы с индексом «ЛО» и «ФО»).

Все показатели коммерческой отчетности формируются на основе данных первичных учетных документов, к которым относятся бланки строгой отчетности, предназначенные для оформления перевозок и оказания услуг по пассажирским перевозкам с использованием наличных, безналичных и кредитовых видов расчетов

Настоящая Инструкция определяет порядок использования и заполнения каждой отдельной формы бланков первичных учетных документов, учетных и отчетных форм коммерческой отчетности, оформление которых возлагается на работников филиалов и других подразделений ОАО «РЖД».

Снабжение филиалов и других подразделений ОАО «РЖД» бланками строгой и коммерческой отчетности и их учет осуществляется работниками складов бланков финансовых служб железных дорог порядком, установленным настоящей Инструкцией и Положением о дорожном складе бланков.

В зависимости от технической оснащенности пунктов оказания услуг и технологии их работы, заполнение форм бланков строгой и коммерческой отчетности осуществляется автоматизированным и неавтоматизированным способом (по ручной технологии). Порядок и условия заполнения работниками подразделений ОАО «РЖД» форм бланков строгой и нестрогой отчетности, учетных и отчетных форм коммерческой отчетности, приведенных в настоящей Инструкции, устанавливается в технологическом процессе работы подразделения ОАО «РЖД».

Руководители филиалов и других подразделений ОАО «РЖД» обязаны обеспечить строгий контроль за использованием бланков строгой и нестрогой отчетности, учетных и отчетных форм коммерческой отчетности по прямому назначению.

Все книги коммерческой отчетности, которые ведутся в филиалах и других подразделениях ОАО «РЖД» по ручной технологии в соответствии с настоящей Инструкцией, должны быть прошнурованы, листы пронумерованы, на обороте последнего листа (обложке) каждой книги за подписью руководителя филиала, подразделения ОАО «РЖД» или уполномоченного ими лица, должно быть указано общее количество листов. Исправления и подчистки при заполнении книг не допускаются. В случае необходимости внесения исправлений, неправильно сделанные записи зачеркиваются, а над ними указываются верные данные. На свободном поле листа книги вносится запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица и штемпелем

Книги ведутся с начала отчетного периода с указанием на обложке каждой книги срока начала и окончания ее ведения.

Все формы коммерческой отчетности, заполнение которых производится автоматизированным способом, должны подшиваться ответственными работниками филиалов и других подразделений ОАО «РЖД» в специальные книги, которые заводятся с начала отчетного периода, с указанием на первом листе (обложке) наименования учетной или отчетной формы и сроков начала и окончания ее ведения. Все листы в книге должны быть пронумерованы в строгой последовательности. По окончании отчетного периода книги сшиваются, на обороте последнего листа (обложке) за подписью руководителя филиала (подразделения ОАО «РЖД») или уполномоченного им лица, должно быть указано общее количество листов.

Сроки, периоды формирования коммерческой отчетности филиалами и другими подразделениями ОАО «РЖД», а также место ее представления устанавливаются финансовой службой железной дороги и утверждаются руководителем железной дороги.

Сроки хранения форм бланков строгой и коммерческой отчетности в организациях железнодорожного транспорта устанавливаются ОАО " РЖД", в соответствии с Федеральным законом " Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 г. и иных нормативных документов.

В настоящей Инструкции все формы бланков строгой и нестрогой коммерческой отчетности, порядок их изготовления, доставки, учета, использования, хранения и уничтожения в зависимости от их назначения, и особенностей оформления, сгруппированы в шесть разделов: «Порядок обеспечения организаций железнодорожного транспорта бланками строгой и коммерческой отчетности», «Бланки строгой отчетности», «Организация коммерческой работы», Бланки нестрогой отчетности», «Книги» и «Учет и контроль выручки от перевозок».

I. Порядок обеспечения бланками строгой