Правила проведения совещаний

Начинать совещание необходимо точно вовремя и сразу согласовать с его участниками правила совместной работы и регламент выступлений. Как правило, совещание начинается со вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Одному из участников поручается ведение протокола.

Порядок работы может быть различным. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. В том случае, если этого не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Ответственные за подготовку вопросов могут заранее подготовить текст выступления, могут ограничиться только тезисами. Приветствуется, если при обсуждении наиболее важных вопросов докладчик заранее подготовит текст и раздаст его всем участникам заседания. Главная цель руководителя на совещании – найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Для того, чтобы достичь ее, он должен обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом.

Руководителю в процессе проведения совещания, очень важно контролировать весь его ход. Именно он во время работы совещания следит за регламентом, «удерживает» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекает малоактивных, сдерживает словоохотливых, определяет порядок предоставления слова, контролирует содержание выступлений, за-дает необходимые вопросы, при помощи коротких реплик акцентирует внимание присутствующих на наиболее ценных предложениях, делает необходимые записи, осуществляет подведение промежуточных итогов, дает заключительный комментарий по поводу проведенного совещания.

Руководитель обычно выбирает один из двух основных стилей ведения совещания: дипломатический ил и авторитарный.

Авторитарный стиль. Руководитель объясняет сущность проблемы, выслушивает предложения и идеи участников совещания. Затем самостоятельно принимает решение, которое может отражать или не отражать мнение подчиненных.

Уместен в следующих случаях:

§ если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров;

§ когда необходимо как можно быстрее принять решение.

Дипломатический стиль. Руководитель объясняет сущность проблемы, совместно с участниками совещания оценивает альтернативные решения, стараясь достичь согласия. При этом руководитель берет на себя роль председателя, не пытаясь влиять на подчиненных. В результате он принимает решение, получившее поддержку всех присутствующих.

Уместен в следующих случаях:

§ когда достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

§ решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения;

§ участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения;

§ когда возникли большие разногласия, и есть необходимость переубедить несогласных в правильности принимаемого решения.

Выбор способа поведения зависит во многом от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой проводится совещание. Во многом ситуации определяются задачами и степенью участия подчиненных в процессе принятия руководителем своего решения.

Руководителю необходимо соблюдать права участников совещания: право выдвигать любые идеи; право отстаивать свою точку зрения; право на пересмотр или уточнение свой позиции; право на выдвижение нового предложения и т.д.

Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, руководитель вправе снять его с повестки и высказать замечание в адрес провинившегося. Выступления некоторых участников могут отличаться излишней категоричностью, безапелляционностью в отношении как своих, так и чужих предложений. Подобный тон может нанести серьезный ущерб дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий. Поэтому руководитель должен следить, чтобы выступления участников были корректны. Важно отметить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметной позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить в начале совпадение по-зиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. Роли и формы поведения участников на совещании могут быть различными (рис. 1).

Рис. 1. Роли и формы поведения участников на совещании

Для того чтобы активизировать деятельность участников совещания, руководитель (ведущий) может использовать следующие приемы (рис. 2).

Завершать совещание следует в точно назначенное время. Участники должны получить удовлетворения от работы на совещании и уйти, не испытав обиды в адрес коллег, чье мнение получило признание большинства. Неуспех многих совещаний часто объясняется тем, что реально имеется слишком много альтернатив и возможностей. В такой ситуации руководитель и его группа оказываются дезориентированными, и совещание ни к чему не приводит.

Рис. 2. Приемы активизации деятельности участников совещания

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. От того, насколько четко и понятно будут сформулированы его итоги, зависит не только результативность, но и степень удовлетворенности участников. Непонимание итогов совещания оставляет у его участников ощущение незавершенности, порождает сомнение в необходимости и продуктивности совместной деятельности. Не подведя вовремя итоги обсуждения и не записав их в протокол, можно упустить важные мысли и предложения, высказанные в ходе дискуссии, неверно сформулировать окончательное решение.

Важным элементом практически любого серьезного совещания является его протокол.

Протокол представляет собой официальный документ, в котором в краткой и компактной форме отражается весь ход совещания. Ведение протокола обычно поручается секретарю. Краткость записей, вносимых в протокол, не должна приводить к потере логической последовательности рассуждений и выводов, сделанных при обсуждении проблемных вопросов. Протокол должен включать тезисы всех докладов, выступлений, вопросы докладчиков и ответы на них, а также полные формулировки принятых решений.

Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отражаемой в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих (от этого зависит кворум, установленный уставом предприятия или законом).

На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. Также, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений. Также, протокол может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела.

Способы нейтрализации участников,