Общие правила составления и оформления документов

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены в соответствии с требованиями государственного стандарта.

23.Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: —  Государственный герб Российской Федерации; —  герб субъекта Российской Федерации; —  эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания); —  код организации; —  код формы документа; —  наименование организации; —  справочные данные об организации; —  ОГРН, ИНН/КПП; —  дата; —  регистрационный номер документа; —  ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; —  адресат; —  заголовок к тексту; —  текст; —  отметка о наличии приложения; —  подпись; —  визы согласования документа; —  отметка об исполнителе; —  печать; —  отметка для автоматического поиска документа

Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.

Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.

24. Информационно – аналитическая документация – документ, составляющийся для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Составляется на общем бланке орг. коллегиальным органом.:

25. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Особенность протокола в том, что он одновременно явл. информационно - справочным и распорядительным документом.

Бывает 2х видов: полный - в нем выступление участников заседания приводится целиком. Краткий – в нем излагается суть, кратко. Каждый выступавший ставит визу, слева от записи своего выступления, подтверждает, что с его слов записано, верно.

26. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

27. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада отчетная документация в деятельности предприятия и государства выполняет функции обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показаниями, намеченными планом или программой.
Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственных подразделений (совершенствовать структуру управления, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение организации финансовыми, материальными и иными ресурсами).
Отчетная документация учреждения, организации, предприятия состоит из нескольких комплексов документов:
государственная статическая отчетность;
ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Составление и оформление отчетных документов.
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации (предприятия) или вышестоящему органу.
Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления.
Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения или резолюция руководителя.

В заголовке отчета указывается:
Наименование органа или должностного лица, о результатах, деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»; «Отчет о работе аттестационной комиссии …»).
В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.
Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались, последовательность отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.
Отчеты о работы структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения и ответственным за подготовку отчета.
Отчеты о работе организации утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

28. Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

29. Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Структура: 1) управление делами а)секретариат (обслуживает руководство и делится на: - приемную – секретариат главы ведомства –секретариаты его замов –секретариат коллегии ведомства –протокольное бюро. б)канцелярия –бюро правительственной переписки –учета и регистрации –экспедицию –подготовки документов –копировально-множительное бюро. в)инспекция при главе ведомства г)отдел по работе с письменными обращениями. д) отдел совершенствования работы с документами. е)архив. 2) отдел ДОУ(канцелярия) а)секретариат б)экспедиция в)подразделения по учету и регистрации документов г)подготовки документов д)оперативной полиграфии е)подразделение по контролю за исполнением документов ж)по совершенствованию с документами и)по работе с письменными обращениями к)архив. 3)Общий отдел а) секретариат б)канцелярия в)группа контроля за исп. документов г)протокольная группа д)совершенствования с документами е) письменными обращениями ж)бюро подготовки документов з)оперативной полиграфии и)архив.

30. Инструкция по ДОУ – документ регламентирующий порядок деятельности по ДОУ, а также порядок применения в процессе указанной деятельности подразделением и должностными лицами соответствующих положению нормативно – правовых актов.

Функциональное назначение: - установление единого порядка обращения с документами - установление единого порядка документирования управленческой деятельности орг. Такая инструкция разрабатывается по делу федеральных органов исполнительной власти. 1) общие положения 2) общие требования к подготовке и представлению проектов документов 3)Особенности подготовки содержания отдельных видов документов 4)особенности оформления документов 5)организация документооборота предприятия 6) поисковая система по документам 7)контроль за исполнением документов 8)организация оперативного хранения документов 9)подготовка документов к передаче в архив 10) заключительные положения.

31. Должностная инструкция работника службы ДОУ – документ устанавливающий функции права и обязанности и регламентирующий деятельность сотрудников службы ДОУ.

1)общие положения 2)функции работника – определяет предмет ведения и участок работы, виды работ. 3) обязанности – оговариваются особенности с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, порядок исполнения поручений и этические нормы принятые в коллективе. 4) права 5)Взаимоотношения. Подразделения и работники, от которых получают и передают информацию, структура и сроки передачи, кто привлекается к работе с документами. 6) оценка работы.

32. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно-справочная работа;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- отправка документов адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

33. Документы, поступающие на предприятие проходят:
. первичную обработку;
. предварительное рассмотрение;
. регистрацию;
. рассмотрение руководством.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

последовательности перемещений документов;

выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

оперативность движения документов;

обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

34. Обращения граждан, которые включают предложения, заявле­ния, жалобы, ходатайства, различаются между собой по юридиче­ской природе, преследуют частные и коллективные интересы, не совпадающие по общественной значимости и порождающие различ­ные правовые последствия.

Так, предложение квалифицируется как обращение гражданина, имеющее конкретный характер, не связанное с нарушением его прав и направленное на совершенствование действующего законо­дательства, улучшение деятельности государственных органов, со­вершенствование социально-экономических отношений.

Заявление рассматривается как обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему прав, закрепленных Конституцией РФ, федеральными законами и нормативно-правовыми актами.

Жалоба — обращение с требованием о восстановлении прав и ^конных интересов граждан, нарушенных действиями, решениями государственных органов, владельцами различных прав собственно­сти, должностными лицами, общественными организациями.

. Возможно и применение такого понятия, как ходатайство. Хода­тайство — это обращение гражданина, подаваемое всегда в пись­менной форме, с просьбой о признании за ним определенного ста­туса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их под­тверждающих.

Обращения граждан могут быть как письменными, так и уст­ными.

Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, ко­гда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требу­ют дополнительной проверки, а личности заявителей известны или установлены. На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме. Такие обращения практикуются во время приема граждан должностными лицами, во время встреч руководи­телей предприятий, учреждений, организаций, принимаются по ли­нии прямой телефонной линии связи, во время телевизионных пе­редач и т. п.

Результаты рассмотрения устных обращений, требующих допол­нительной проверки изложенных в них фактов, доводятся до сведе­ния заинтересованных лиц в таком же порядке, как это установлено для письменных обращений.

Письменные обращения граждан должны содержать наименова­ние и адрес органа власти, управления или должностного лица, ко­торым они адресованы, изложение существа предложения, заявле­ния, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество автора, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

35. Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.

Помимо этого, важная составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся: • письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты; • жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов; • обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков; • максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе; • фиксация прохождения и местонахождения каждого документа; • проведение систематических проверок наличия документов; • разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними; • жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации; • регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите; • персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

36. Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак – «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Обеспечение защиты включает в себя:

Установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

Разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

Ограничение доступа к носителям информации, содержащим коммерческую тайну;

Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

«Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» приведен на рисунке 1.

В случае необходимости этот список может быть продолжен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

37.Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.