Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк­тивність.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.