Расписание совещания

Повестка дня совещания — это важный инструмент, позволяющий сохранить время участников, которым мы сейчас и займемся. Если вы являетесь председателем, то вы должны составить план проведения совещания.

Минуты, предшествующие совещанию, следует потратить на достижение успешного результата проведения встречи, а не на дополнительное прочтение повестки самого совещания. Контроль перед самим совещанием не должен занимать слишком много времени. Если какие-либо сложности возникли при контроле, то их следует зафиксировать и разобраться с ними после совещания в соответствии с их уровнем срочности и важности.

Как уже отмечалось ранее, вы сможете сохранить много времени, если разложите по столам все ваши папки и раздаточные материалы перед началом совещания. Если это невозможно, то следует разложить их на столе в начале проведения совещания. Однако, раскладывая раздаточный материал, не читайте его от строчки до строчки, предоставьте это сделать самим участникам совещания.

Порядок тем повестки дня совещания важен, особенно если предстоящая дискуссия по одним вопросам повестки дня будет влиять на принятие решений по другим вопросам.

Непротиворечивые вопросы, представленные на совещании, должны быть поставлены в начале и в конце повестки, таким образом встреча будет начинаться и заканчиваться на высокой ноте. Вы должны быть уверены, что важные вопросы повестки совещания обсуждаются в такое время, когда головы участников совещания еще свежие, и поэтому постарайтесь их убедить в том, чтобы обсуждать важные вопросы в начале совещания.

Повторим первый параграф этой главы, наиболее важный из всего сказанного в этом контексте: всегда пытайтесь фиксировать время окончания встречи. Если вы председатель собрания, то спросите вначале у аудитории: «Считаете ли вы, что мы сможем закончить совещание к такому-то времени?» Если вы не являетесь председателем, то спросите: «Как вы полагаете, к какому времени наше совещание должно закончиться?» Каждый участник совещания будет помнить о сроке окончания, и это заставит их сконцентрировать свои усилия на результатах встречи и предотвратит излишние словопрения. В противном случае известный принцип, что работа заполняет все отведенное на нее время, каждый почувствует на себе во время вашей встречи.

Далее, в пределах всего времени, которое чаще всего не удается предварительно согласовать между всеми присутствующими на совещании, так же как и повестку самой встречи, хорошо было бы отвести конкретное время на обсуждение каждого вопроса и по ходу проведения совещания стараться не слишком сильно превышать установленные временные рамки. Безусловно, допустима определенная гибкость, и вы всегда должны, составляя временной план совещания, предусмотреть определенный минутный резерв, который вы можете израсходовать по своему усмотрению.