Ключевые моменты

• Окиньте внимательным взглядом ваш офис, когда вы в следующий раз войдете в него. Вы формируете офис или офис формирует вас? Вот в чем вопрос.
• Письменный стол — это рабочее место работы с документами. В конце каждого дня проверяйте, чтобы он был очищен и готов к работе. Все необходимые инструменты для вашего труда должны быть под рукой, так чтобы вы не говорили потом, что весь ваш рабочий день прошел в поиске.
• Разработайте систему сортировки входящих бумаг. Следите за тем, чтобы выполнялось правило: каждую бумагу брать в руки только один раз.
• Подобно искусству управления автомобилем, умение писать и читать документы также должно стать искусством. Ясное, простое и краткое письмо сохраняет ваше время и время вашего читателя. Попрактиковавшись, вы также научитесь читать быстрее: быстро и точно отмечая, что вообще не надо читать, а что должно быть только просмотрено, но не требует внимательного чтения.
• Телефоны в принципе позволяют значительно экономить время. Однако в неумелых руках они только разобьют ваш рабочий день на маленькие кусочки и не дадут возможности сосредоточиться.
• Делайте различия между перерывами. Есть перерывы и перерывы: некоторые хорошие, другие терпимые, некоторых следует избегать. Вашему ответу должна предшествовать серьезная оценка ситуации. Если вы будете пренебрегать данными в этой главе советами, позволяющими избегать опасностей, то в один прекрасный день вы можете серьезно прервать вашу работу на фирме.
• Зеркало всегда покажет вам человека, который больше всех прерывает спокойное течение вашей работы.
• Вы должны помочь вашему секретарю стать вашим профессиональным помощником. Такой человек является вашим стратегическим помощником в борьбе за использование вашего времени работы в офисе для важных и необходимых дел.

«Время растрачивает наши тела и наши умы,
но мы растрачиваем Время, следовательно, мы квиты»
Надпись на солнечных часах, 1746

ГЛАВА 9. УПРАВЛЕНИЕ СОБРАНИЯМИ

«Собрания, проклятые собрания», — вот что, подводя итоги, вы думаете о собраниях и заседаниях. Следует ли рассматривать собрания как неизбежное зло, отвлекающее вас от вашей основной работы?

Посещение многих плохо организованных собраний, безусловно, вызывает такое отношение. Если основа для встречи вызывает сомнения, если дискуссия скучно тянется, если результаты неясны, то нет ничего удивительного, что в общем и целом жизненный опыт отрицателен. «Сколько драгоценного времени потеряно», — говорите вы про себя, открывая дверь по окончании собрания.

Что же такое собрание? Это слово означает заранее спланированную совместную встречу людей в определенное время и в определенном месте для того, чтобы выполнить работу: например, обменяться информацией или провести дискуссию. Собрания отличаются от интервью, где встреча происходит один на один.

Ключевые принципы собраний, рассматриваемые ниже, применимы также и к интервью, но другие факторы, такие, как техника постановки вопросов, необходимо тоже принимать во внимание. Хотя незапланированные или неформальные встречи и интервью играют большую роль в вашей жизни, в этой главе мы будем рассматривать только запланированные встречи, имеющие определенную программу, в которых принимает участие более двух человек.

Безусловно, существует много положительных аспектов собраний. Вы не можете управлять работой группы, команды или организации без них. Они необходимы, даже важны, и часто доставляют радость при проведении таких собраний, когда постановка вопроса и изложение ответа приносят удовольствие собравшимся. Но собрания все еще остаются потенциальными растратчиками нашего времени. Другие люди могут лучше контролировать ход собраний, чем вы, и могут более непринужденно обращаться со своим временем. Даже если вы председательствуете на собрании, вы можете находиться в напряженном состоянии из-за того, что собрание проходит неправильно или вообще перестало обсуждать те вопросы, которые были запланированы в повестке.

Лекарством от таких потенциальных опасностей для времени является совершенствование вашего мастерства и как лидера (председателя), и как участника собрания. Должны ли ваши собрания всегда, в рамках вашей политики, начинаться и кончаться в точно запланированное время? Развивайте способность заранее планировать время, отведенное на собрание. Помните закон Паркинсона. Всегда обсуждайте пределы времени с другими участниками, когда они приходят, до начала проведения встречи: это позволит сфокусировать каждому свое мышление и энергию на решении вопросов к заранее обговоренному времени.