Составление бюджета времени

Эффективность, как уже говорилось, это умение правильно делать дела, а результативность — это умение делать правильные дела. Но как узнать, какие же из дел, которые вы сейчас должны выполнять, являются правильными?

Ясно, что первым делом следует откинуться на спинку стула и задать себе следующие вопросы: «Каковы мои ключевые цели и задачи в ближайшие три месяца? Какие важнейшие дела мне необходимо закончить, продолжить выполнение или начать? Как моя жизнь и работа должны отличаться в предстоящем году от нынешней ситуации?»

Понятно, что ответы на эти вопросы можете дать только вы сами. Мы же предлагаем вам несколько способов ясного мышления, с тем чтобы результаты вашего оперативного планирования могли быть оценены с помощью четких критериев, позволяющих оценить эффективность реализации. Вы сами будете писать музыку, но я могу вам рассказать, как написать музыку так, чтобы оркестр мог ее сыграть.

Начнем с наиболее трудного эпизода из всей программы — откидывание на спинку стула. Вы должны откидываться назад таким образом, чтобы можно было видеть максимально широкую панораму. Люди, которые заняты чрезмерной ежедневной работой за столом, приобретают привычку узконаправленного видения. Они не могут видеть за деревьями леса. Откидывание назад освободит их от этого недостатка. Упражнение следует повторять снова и снова до тех пор, пока это не станет вашей второй натурой.

Представим себе, что ваш разум имеет две линзы, как фотоаппарат. Линза с широким углом захвата позволяет вам увидеть общую панораму в среднесрочной перспективе, в то время как телескопическая линза позволяет вам сосредоточиться на отдельных деталях некоторых объектов.

Вы получите возможность наблюдать и широкую панораму, и отдельные участки впереди, если вы подниметесь на вершину холма или пролетите на вертолете. Представьте себя в вертолете, из которого вы сможете рассмотреть ваши ближайшие шесть месяцев. С этой высоты вы увидите самые главные особенности выступающего рельефа.

В 1960 году корпорация «Шелл» определила это видение с вертолета как основную составляющую успеха ее старших менеджеров. Независимо от того, работаете ли вы самостоятельно или в организации, вам следует развивать эту способность.

Таблица 5.1. Менеджеры компании «Шелл» - оцениваемые качества

Резерв времени для панорамного планирования. Наблюдения за работой менеджера, приведенные в главе 2, показали, что планирование дня достаточно часто и легко нарушается из-за неэффективной работы менеджера. Планирование не требует вашего внимания, но не стоит пренебрегать им. Инвестируйте время в обдумывание и планирование будущего, и эти инвестиции принесут вам щедрые дивиденды. Установите даты и отведите на это планирование время в своем ежедневнике сейчас.

Часто бывает полезно отключиться от привычной обстановки и выйти из круга общения на день или два для того, чтобы осуществить такое планирование. Смена обстановки и уход от вашей повседневной жизни могут дать мощный психологический эффект, позволяющий увидеть новые перспективы и решения ваших проблем.

Какой оперативный план вам нужен

По существу, оперативный план должен показать вам и другим ограниченное, но выполнимое число целей и задач, достижение которых обеспечивается выполнением вашего плана.

В определенный календарный период, предполагая, что вы не начинаете все сначала, группа задач/планов находится на разных стадиях выполнения. Эта ситуация напоминает управление портфелем акций, каждый пакет которого обладает своим вкладом и уровнем выполнения.

Правильно составленный план должен точно описывать в деталях, какие шаги должны быть предприняты для полного выполнения задачи. Когда вы продумали план от начала до конца, после этого попытайтесь также осмыслить его, проходя от конца к началу. Это поможет вам избежать пропуска важных шагов.

Хороший план должен всегда отвечать на вопросы: Кто? Когда? Где? Как? Что? Почему? Если вы сомневаетесь и даже если вы не сомневаетесь, имеет смысл проверить план с кем-нибудь еще. Вы можете сделать ряд неправильных предположений, которые другой человек выявит и поможет исправить. Как говорится: одна голова хорошо, а две — лучше.

Что оперативный план не будет делать за вас, так это сам выполнять свои же пункты. Оперативный план — это не более чем архитектурный проект. Если вы по своей природе только архитектор, а не строитель, то ничего не произойдет.

С другой стороны, хороший оперативный план сохранит вам время — много времени. Помните, исследование работы менеджеров подтвердило то, что внутренний голос говорит вам: чем больше времени отпущено на планирование проекта, тем меньше времени потребуется для его выполнения. Представим себе две группы, работающие над одной и той же общей задачей. Группа А не желает планировать работу: лидер группы тщательному осмыслению задачи предпочитает энергичные действия, считая, что он сам позаботится об устранении потерь времени. В результате группа А тратит слишком много времени на решение задачи. Например, никому в группе не видна четкая цель, не рассматриваются альтернативные способы решения задачи.

Напротив, группа В затратила достаточное время на разработку плана. Определена ясная цель и четко поставлена задача; определено время, отведенное на решение задачи, и понятны условия ее выполнения. Из всех возможных методов решения задачи выбран оптимальный. Группа может использовать метод мозгового штурма для генерации новых идей. Каждый член группы осознает свою ответственность. Работа будет сделана существенно быстрее.

Таблица 5.2. Соотношение планирования и выполнения

ГРУППА А

ГРУППА В

Изучение фазы планирования в обеих группах позволяет сделать вывод, что лидер группы А обладает решительностью. Но, рассматривая результаты работы в вышеприведенном примере, мы сразу видим, кто принимает лучшие решения.

Принципы подобного планирования позволяют сохранить время и применимы ко всем уровням: стратегическому, оперативному и тактическому. Работая в таком ключе, всегда помните принцип: «Каждый час, потраченный на планирование, сохраняет три или четыре часа на выполнение задачи».