Ведите журнал времени

Принцип ведения журнала времени или аудита заключается в том, чтобы разделить каждый день следующей недели или двух на пятнадцатиминутные интервалы. К концу каждого часа вы записываете, как вы провели этот час.

Вы можете использовать обычный большой настольный ежедневник, на странице каждого дня вы записываете, какие задания вы должны выполнить. Вы можете использовать для этого и простой лист бумаги. Формат бумаги выберите такой, с каким вам удобнее будет работать. Можете воспользоваться следующей полезной системой обозначений.

Таблица 3.1. Обозначения для журнала времени

Ведение журнала приводит к началу, а затем и поддержанию процесса самодисциплины, но если вы однажды погрузитесь в него, он будет у вас отнимать меньше времени, чем вы можете представить. С течением времени он будет отнимать у вас не более пяти минут в день.

После того как вы начнете выполнять эту процедуру, вы можете обнаружить, что ваш пятнадцатиминутный кофейный перерыв занимает обычно около тридцати минут. Вы можете, например, подходить к кофейному автомату и возвращаться в свою очередь.

Просмотрите журнал в конце каждой недели. Вы будете удивлены, насколько мало в процентном отношении вашего времени идет на действительно приоритетные задачи, записанные на вашем листе. Планируя время, борясь со случайностями, думая о возможностях, заряжая ваши батареи различными способами, часто испытывая неудачи, вы будете день ото дня сжимать ваше время, сильнее нагружая его или высвобождая его от других более рутинных дел.

Если так, то это серьезный вопрос. Эффективность работы менеджера тесно связана с тем, как он использует время, необходимое для контроля, а также для обдумывания возможных путей развития, если он хочет избежать постоянного управления кризисной ситуацией. В частности, при достижении результатов коллективом людей очень важно, чтобы лидер рабочей группы так распределял свое время, чтобы он мог думать о завтрашних проблемах и обсуждать проблемы сегодняшние.

Вы можете считать, что у вас нет соображений по поводу того, как вы в действительности проводите свое время. В этом вопросе не стоит слишком доверять памяти, поскольку мы стремимся вспомнить часы, проведенные продуктивно в течение дня, и отодвинуть на задний план потерянное время или время, использованное недостаточно эффективно. Это не слишком отличается от одной древней надписи на солнечных часах: «Я записываю только солнечные часы». Большие промежутки или малые отрезки времени, за которые не происходило относительно важных событий, удобно забыть. Но тщательный аудит времени покажет важную информацию о сумме ваших потерь.

После того как вы провели учет в течение трех или четырех дней, вы можете начать изыскивать возможности для улучшения ситуации. Например, вы записали, что вы тратите больше времени, чем предполагали, на чтение газет или журналов, или компилируете рутинные отчеты. Нельзя ли последний пункт делегировать? В конце этих двух недель, когда данные у вас на столе, попытайтесь оценить суммарное время, потраченное на каждый вид деятельности, согласно представленной таблице 3.2.