Тема 1. Понятие компьютерного учета. Системы автоматизации бухгалтерского учета, представленные в России.

1. Понятие компьютерного учета.

Автоматизация учета - это процесс перехода компании на более четкий и отлаженный механизм взаимодействия между ее подразделениями, позволяющий оперативно отслеживать все происходящие процессы и грамотно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры. Наличие систем автоматизации позволяет своевременно и эффективно проводить анализ деятельности компании, а это является неоспоримым преимуществом, как в принятии стратегических решений, так и в оптимизации текущих бизнес-процессов.

Центральное место в управлении любым предприятием занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство достоверной и оперативной информацией о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Многие организации не имеют возможности получать оперативную бухгалтерскую информацию за короткие сроки, и основная причина этой проблемы заключается в ручной или полуавтоматической обработке информации. Единственным способом добиться, чтобы бухгалтерская информация стала объективной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа и принятия управленческих решений, является автоматизация учета работы бухгалтерской службы на предприятии.

Компьютеризация бухгалтерского учета – это процесс, при котором происходит перевод из журнально-ордерной в автоматизированную форму учета. Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. В функциональном аспекте бух системы должны:

1. безошибочно производить арифметические расчеты

2. обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов

3. производить накопление итогов и исчисление процентов.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных.

При выборе готового программного продукта необходимо посмотреть, как именно предлагаемая программа поможет решить проблемы конкретного предприятия.

Также стоит обратить внимание на распространенность системы автоматизации на рынке труда – чтобы определить, придется ли обучать каждого нового сотрудника работе с ней.

С внедрением автоматизированной системы работы персоналу бухгалтерии только прибавляется, поскольку появляется возможность обрабатывать значительно больше информации, чем это было раньше. Информация в систему попадает не без помощи людей и первое время тяжелее станет работать всем, а после выгоду от использования системы получит в основном руководство, которое будет получать более точную и оперативную информацию. Однако автоматизация учета все-таки избавляет бухгалтеров и менеджеров от монотонной работы.

На начальной стадии работы новой программы от сотрудников компании требуется усвоить большой объем новой информации, протестировать работу системы в рабочем режиме и занести в систему первичные данные. Необходимо организовать качественное обучение сотрудников и требовать от них конкретных замечаний к программе,

2. Системы автоматизации бухгалтерского учета, представленные в России.

На сегодняшний день существует большое количество программ по автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти программы обладают разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьютерную. На общероссийском рынке бухгалтерских программ самыми популярными являются системы автоматизированного учета фирм 1с, Интеллект-Сервис, Галактика, ООО " Инфо-1".

Все бухгалтерские программы позволяют вводить первичные документы, вести журнал хозяйственных операций и строить на его основе разнообразные отчеты. Практически любая программа может быть адаптирована к особенностям учета на конкретном предприятии, для чего в большинстве имеется встроенный язык. Настройка, заключающаяся в написании специальных программ на этом языке, должна выполнятся специалистом, так что возможности самостоятельной настройки программ самим бухгалтером существенно ограничены.

Компания " Интеллект-Сервис" с 1990 года занимается разработкой и внедрением систем автоматизации корпоративного предприятиями.

«БЭСТ-5" - комплексная система управления предприятием, которая поддерживает весь цикл управленческих процедур: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичной информации в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений, развитые аналитические процедуры. Программный комплекс БЭСТ-5 создает единую информационную среду для ведения учета всех видов: бухгалтерского, налогового и управленческого.

Инфо-Бухгалтер является одной из самых простых в освоении программой. Следует освоить всего несколько приемов работы, которые основаны на обычных действиях, распространенных при использовании Windows. Вместе с тем простота накладывает некоторый отпечаток ограниченности. Кроме того, данная программа также иногда выдает информацию, рассчитанную не на бухгалтера. Сообщения об ошибках, помогающие программисту при отладке, могут поставит в тупик. Вместо того чтобы указать, что следует ввести какую-то информацию, программа скажет, что переменная с неудобопроизносимым названием имеет неверное значение.

При выборе системы автоматизации требуется принять решение о разделении различных подсистем автоматизации или, наоборот, о централизации путем внедрения комплексного решения. Использование обособленных решений проще и эффективнее, eсли отдельные задачи автоматизации нa предприятии мало пересекаются. Комплексные решения эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации. Система программ " 1С: Предприятие 8" предоставляет возможность реализации обоих подходов: как внедрение комплексного решения, так и внедрение отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрировано с другими решениями " 1С".

«1С: Предприятие 8» - последняя версия технологической платформы фирмы «1С», на которой разрабатываются прикладные решения по автоматизации деятельности компаний.

Конфигурация " Управление торговлей" системы программ " 1С: Предприятие 8" является типовым прикладным peшeниeм, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых oпepaций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Конфигурация предназначена для автоматизации учета в предприятиях, занимающихся оптово-розничной торговлей. Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

· управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

· управление поставками;

· планирование продаж и закупок;

· управление складскими запасами;

· управление заказами покупателей;

· управление отношениями с клиентами;

· анализ товарооборота предприятия;

· анализ цен и управление ценовой политикой;

· мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг. Средством регистрации хозяйственной операции является документ.

Конфигурация " 1с Зарплата и Управление Персоналом" — прикладное решение, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

· планирование потребностей в персонале;

· решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;

· управление обучением, аттестациями работников;

· управление финансовой мотивацией персонала;

· эффективное планирование занятости персонала;

· учет кадров в 1c и анализ кадрового состава;

· начисление и выплата заработной платы;

· исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

· отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей (частный предприниматель), которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

Руководство имеет возможность полного контроля за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения нa основе полной и достоверной информации.

Работники предприятия могут в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Конфигурация «1С: Бухгалтерия предприятия 8» — предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в предприятиях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и т.д.

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пoльзoвaтeли могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

" 1С: Бухгалтерия предприятия 8" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, eсли бухгалтерская служба полностью отвечает за учет нa предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Основным способом отражения хозяйственных oпepaций в учете является ввод документов конфигурации (программы), соответствующих первичным документам бухгалтерского учета.

" 1С: Бухгалтерия предприятия 8" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе, причем в роли отдельных организаций могут выступать индивидуальные предприниматели. Благодаря возможности учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, " 1С: Бухгалтерия предприятия 8" может использоваться как в небольших организациях, так и в холдингах со сложной организационной структурой.

· «1C: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база " 1С УПП 8.0" может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации.