Роль информационного обеспечения в процессе управления

В современных условиях используемая надлежащим образом информация может стать решающим фактором успеха в бизнесе. Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного процесса. Т.В. Кузнецова считает, что информация это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Это же определение информации трактуется в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации».

А.Л. Комышев. отмечает, что информацию в системе управления можно представить как сообщения, знания, сведения о различных лицах, предметах, фактах, событиях, процессах, которые поступают от внешнего или внутреннего источника к приемнику.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Значительная часть управленческой информации получается руководителем неформальным путем, в результате ежедневного общения с коллегами, вышестоящим руководством, клиентами. Вся эта несомненно ценная информация не всегда достоверна, объективна и весьма изменчива. Более ценной и, главное, объективной является информация, собранная и обработанная с помощью средств компьютерной техники на базе системы математического обеспечения.

При рассмотрении структуры информации выделяют отдельные ее элементы, их называют информационными единицами. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационное сообщение, информационный массив, информационный поток, информационная система. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации и выделения специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Информационное обеспечение – важнейший элемент инфосистемы и информационных технологий – предназначена для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющийся основой для принятия управленческих решений. Основное назначение информационного обеспечения – создать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Выделяют следующие требования к информации в системе управления: достоверность, своевременность, оперативность, полнота, краткость, экономичность.

Все многообразие управленческой информации можно классифицировать по следующим принципам:

1. По источникам возникновения: первичная, производная.

2. По способу фиксации: устная, документированная.

3. По способу выражения: цифровая, алфавитная.

4. По характеру фиксации: фиксируемая, не фиксируемая.

5. По направлению движения: входящая, исходящая.

6. По стабильности: переменная, условно-постоянная.

7. По функциям управления.

8. По принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная.

9. По времени возникновения: о прошлых, текущих, будущих событиях.

Информационное обеспечение влияет на совершенствование управленческой деятельности. Оно помогает принимать управленческие решения в сложных ситуациях, согласовывать их на разных уровнях управления, обеспечивает рост производительности труда, помогает развиваться организации на должном информационном уровне.