Классификация служебных документов Администрации Болховского района

Классификация служебных документов – распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.[125]

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на:

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочные документы.

Так же выделяют документы по личному составу и письменные обращения граждан.

Организационные документы в сельсовете представлены в виде Устава муниципального образования «Зудиловский сельсовет» Первомайского района Алтайского края, Должностных инструкций и инструкцией по делопроизводству в администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Устав[126] сельсовета представляет свод правил, регулирующих деятельность сельсовета и его взаимоотношения с организациями и гражданами. На титульном листе проставлены отметки о регистрации в Государственно-правовом комитете и Главном управлении Министерства юстиции РФ по Сибирскому федеральному округу. Так же имеются отметки о регистрации изменений, внесенных в Устав 7 июня 2006 года и 22 июня 2007 года. Устав сельсовета состоит из нескольких глав. Первая глава «Общие положения». Второй главой является «Участие населения в осуществлении местного самоуправления». Глава третья «Совет депутатов». Следующие главы: «Глава сельсовета», «Администрация сельсовета», «Избирательная комиссия сельсовета. Статус депутата, главы сельсовета», «Муниципальные правовые акты», «Муниципальная служба», «Муниципальное имущество», «Бюджет поселения», «Взаимодействие органов местного самоуправления. Взаимоотношения органов местного самоуправления с иными органами власти», «Ответственность органов местного самоуправления», «Заключительные положения». Главы состоят из определенного количества статей, которые раскрывают их содержание. Документ заканчивается подписью Главы администрации и датой создания.

Должностные инструкции[127] Администрации состоят из следующих реквизитов:

1. Наименование вида документа.

2. Текста (разделен на несколько пунктов: общие положения, функции, должностные обязанности, ответственность и режим работы).

3. Грифа утверждения (утверждены Главой администрации).

4. Отметки ознакомления.

С помощью должностных инструкций регламентируется деятельность каждого должностного лица в учреждении.

Инструкция по делопроизводству администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края, утвержденная Распоряжением Администрации сельсовета от 14.02.2003 года №3, определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению, движению, контролю исполнения, контролю и использованию документов в администрации. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда Алтайского края возлагается на Заместителя Главы Администрации сельсовета. Инструкцией регламентируется каждый этап работы с документацией.

Она состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование вида документа.

2. Заголовок к тексту.

3. Текст.

4. Гриф утверждения (утверждено распоряжением администрации сельсовета).

Текст инструкции по делопроизводству состоит из следующих пунктов:

· Общие положения;

· Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции;

· Подготовка, оформление и размножение служебных документов;

· Организация контроля и проверки исполнения служебных документов;

· Оформление и отправка исходящей корреспонденции;

· Работа с обращениями граждан;

· Составление номенклатуры и формирование дел;

· Порядок хранения документов и передачи дел в архив.

Распорядительные документы администрации представлены: распоряжениями, постановлениями и решениями. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа; согласование документа и его подписание. Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для исполнения задач, возложенных на учреждение. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, распоряжения и решения тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Распоряжения[128] в администрации являются документированными приказами главы, оформляются централизованным способом и состоят из:

· наименования организации,

· наименования вида документа,

· даты и регистрационного номера,

· места издания,

· заголовка к тексту,

· текста,

· подписи,

· отметки об исполнителе,

· отметке о контроле.

Постановление[129] является правовым актом, изданным в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. Они также оформляются централизованно и имеют следующий состав реквизитов:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· дата и регистрационный номер,

· место издания,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись,

· отметка об исполнителе,

· отметка о контроле.

Решение[130] – это документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решение состоит из следующих реквизитов:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· дата и регистрационный номер,

· место издания,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись,

· отметка об исполнителе,

· отметка о контроле.

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, являются обязательными к исполнению в отличие от последних. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. К информационно-справочной документации относятся следующие виды документов.

Справки[131] содержат информацию по какому-либо вопросу. Справки выдаются делопроизводителем организации, как ее сотрудникам, так и жителям села. Справки имеют следующие реквизиты:

· угловой штамп администрации с ее данными и датой,

· наименование вида документа,

· заголовок к тексту,

· текст (в табличной или обычной форме),

· подписи и печать.

Справки бывают о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о переименовании улицы, о наличии приусадебного участка и другие. Также сельсовет может выдавать характеристики[132] с места жительства для жителей с. Зудилово и пос. Ильича.

Акт[133] – документ, с помощью которого подтверждается установленный факт, событие, действие. Акты, издаваемые администрацией сельсовета, разнообразны. Имеются как трафаретные, так и обыкновенные. Акты имеют следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дату и регистрационный номер;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подписи;

· печать;

· приложения (если есть).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части акта указывается основание его составления. Далее указывается состав комиссии в алфавитном порядке. В основной части акта излагаются:

· цели и задачи;

· сроки проведенной комиссией работы;

· результаты (выводы, заключения, предложения).

Письмами[134] называют документы, которые служат средством общения администрации с учреждениями или частными лицами. Письма бывают разных видов: информационные, рекламные, извещения, подтверждения, гарантийные, ответы и другие. Письмо состоит из реквизитов:

· наименование администрации со справочными данными,

· номер и дата документа,

· ссылка на номер и дату документа,

· адресат,

· заголовок к тексту,

· текст,

· отметка о наличии приложений,

· подпись и печать администрации,

· отметка об исполнителе.

В письмах не указывают наименование вида документа за исключением гарантийного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель – предложение, отказ, просьба, гарантия.

Так же информационно-справочная документация представлена докладными и объяснительными записками, телеграммами, телефонограммами и факсами.

Большая часть информационно-справочной деятельности администрации сельсовета является ведение похозяйственных книг, где записываются хозяйства населенных пунктов с. Зудилово и пос. Ильича. Похозяйственная книга представляет собой журнал похозяйственного учета формы № 1. Каждая книга имеет порядковый номер для удобства ее использования. В данной книге записываются все хозяйства, в которых проживают лица, зарегистрированные (постоянно) на территории сельской администрации.

Похозяйственные книги заполняются в ручную. На первой странице указывают номер книги, наименование администрации, название улицы и страницы, которые занимает в книге эта улица.[135] По каждому хозяйству в книге содержится следующая информация:

1. Лицевой счет, адрес хозяйства, ИНН;

2. Список членов хозяйства[136];

3. Земли, находящиеся в пользовании граждан;

4. Жилой фонд;

5. Скот, являющийся собственностью граждан;

6. Технические средства, являющиеся собственностью хозяйства.

В списке членов хозяйства указываются следующие данные:

· фамилия, имя, отчество;

· отношение к члену хозяйства, записанного первым;

· пол;

· наличие образования;

· наименования учебного или рабочего учреждения;

· дата прибытия и убытия.

О землях, находящихся в пользовании[137] граждан в таблицу вносят следующие данные:

· количество земельных участков;

· сведения о правах на землю;

· сельхозугодия;

· лесные земли;

· земли под постройками;

· посевная площадь.

Раздел «жилой фонд»[138] содержит информацию о:

· владельце дома;

· дате постройки;

· материале стен и кровли;

· хозяйственных постройках;

· площади дома;

· числе комнат и этажей.

В разделах о скоте[139] и технический средствах[140] указываются данные о видах, группах и количестве скота и технических средств соответственно.

Все данные проставляются на соответствующий год. Каждый раз в конце года данные книг проверяются конкретно у членов хозяйства. При проверке они ставят свою подпись на год проверки, а ниже ставит подпись проверяющий. Книги для удобства пользования обычно содержат информация за 4-5 лет.

После окончания срока действия книги составляют в сейф, где они хранятся. На книги составляется перепись, которая крепиться к внутренней стороне дверки сейфа. На книги так же составляется Алфавитка похозяйственных книг – своего рода перепись книг и их содержимого. С ее помощью можно быстро найти кто жил по определенному адресу в определенный год.

Похозяйственные книги играют огромную роль в информационно-справочной системе организации делопроизводства в сельсовете. Так как на их основании выдается большое количество справок: о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о печном или центральном отоплении, о переименовании улиц, о переделке номеров дома, выписки из похозяйственных книг, о наличии приусадебного участка и другие. Так же делаются выписки[141] с похозяйственных книг. Они содержат информацию о собственнике хозяйства и его родственниках.

В рамках дипломного исследования был представлен следующий проект. С целью упрощения и систематизации информационно-справочной работы Администрации Зудиловского сельсовета была разработана компьютерная версия похозяйственных книг.

Поиск по программе можно осуществлять по адресу хозяйства. Так же можно дополнить программу шаблонами справок и выписки из похозяйственной книги, которые будут заполняться автоматически в соответствии с данными указанными в книге.

Разработанная версия похозяйственных книг способствует тому, что уменьшит количество времени работы со многими справками и выписками соответственно увеличит количество принятых граждан. Так же это намного удобнее, чем искать в ручную в книге необходимую информацию.

В итоге можно сделать следующие выводы. По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на: организационные, распорядительные и информационно-справочные. Организационные документы в сельсовете представлены в виде Устава муниципального образования «Зудиловский сельсовет» Первомайского района Алтайского края, Должностных инструкций и инструкцией по делопроизводству в администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. Распорядительные документы администрации представлены: распоряжениями, постановлениями и решениями. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Информационно-справочная документация представлена в виде справок, актов, характеристик. Оформление документов проходит в соответствии с общепринятыми нормами и правилами, но учитывая положения Инструкции по делопроизводству Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Представленный в дипломе проект автоматизированной версии похозяйственных книг во многом упрощает работу со справками и выписками. Данные разработки применимы для пользования в органах местного самоуправления.

2.4 Разработка по совершенствованию делопроизводства

Заключение
В ходе исследования по теме дипломной работы выяснилось следующее.

Органы муниципальной власти являются избираемыми непосредственно населением и (или) образуемыми представительным органом муниципального образования органом, наделенными собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Можно выделить следующие основные функции органов местного самоуправления: обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения; управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления; обеспечение комплексного развития территории муниципального образования; обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах; охрана общественного порядка; представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.

Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.

Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами. Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами: прием и первичная обработка документов; распределение документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; работа с обращениями населения; справочно-информационное обслуживание граждан. Делопроизводство играет важную роль в организациях.

В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения служебных документов; работа с обращениями граждан; составление номенклатуры дел и формирование дел; порядок хранения документов и передачи дел в архив.

Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация этапов документооборота органов местного самоуправления совпадает с этапами организации работы с документами муниципальных органов власти в общем, но имеет свои особенности. Документы органов местного самоуправления должны быть составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Вся документация делится на три основные группы документов:

1. Организационные документы. Организационная документация органов местного самоуправления представляет собой уставы, правила и инструкции, определяющие статус организации, его структурных подразделений и порядок их работы.

2. Распорядительные документы. К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в органах местного самоуправления, относятся постановления, решения, распоряжения.

3. Информационно-справочные документы. К информационно-справочной документации относятся акты; письма; факсы; справки; телефонограммы; докладные и служебные записки; протоколы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Так же выделяют организацию работы с письменными обращениями граждан. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Граждане России имеют правонаправлять личные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть обращения, затем принять решения, а так же произвести необходимые действия и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Одним из муниципальных органов власти является Зудиловский сельсовет, образованный в составе Первомайского района Алтайского края решением исполнительного комитета Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 11 января 1965 года № 1. Муниципальное образование Зудиловский сельсовет Первомайского района Алтайского края наделено статусом сельского поселения законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района». Местом нахождения администрации сельсовета является с. Зудилово, ул. Школьная, 68. Администрация сельсовета состоит из структурных отделов: заместитель главы администрации сельсовета; секретарь администрации сельсовета; специалист I категории; специалист II категории; землеустроитель; бухгалтерия; старший инспектор военно-учетного стола; Первомайское отделение милиции.

Организация работы с документами в Зудиловском сельсовете проходит на основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Вся документация разделяется на регистрируемые и нерегистрируемые. Этапы работы с документами так же совпадают с этапами работы органов местного самоуправления, но обособлены инструкцией по делопроизводству.

Классификация служебных документов определяется как распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на:

4. Организационные документы.

5. Распорядительные документы.

6. Информационно-справочные документы.

Каждая группа документов в Администрации Зудиловского сельсовета представлена определенными их видами, которые совпадают с общепринятыми нормами.

Большая часть информационно-справочной деятельности администрации сельсовета является ведение похозяйственных книг, где записываются хозяйства населенных пунктов с. Зудилово и пос. Ильича. Похозяйственная книга представляет собой журнал похозяйственного учета формы № 1. Каждая книга имеет порядковый номер для удобства ее использования. В данной книге записываются все хозяйства, в которых проживают лица, зарегистрированные (постоянно) на территории сельской администрации. Похозяйственные книги играют огромную роль в информационно-справочной системе организации делопроизводства в сельсовете. Так как на их основании выдается большое количество справок: о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о печном или центральном отоплении, о переименовании улиц, о переделке номеров дома, выписки из похозяйственных книг, о наличии приусадебного участка и другие. В рамках дипломного исследования с целью упрощения и систематизации информационно-справочной работы Администрации Зудиловского сельсовета была разработана компьютерная версия похозяйственных книг. Это уменьшит количество времени работы со многими справками и выписками.

Итак, проследив организацию документационного обеспечения управления в органах муниципальной власти, органах местного самоуправления и конкретно Администрации Зудиловского сельсовета можно сказать что, чем уже область исследования, тем конкретнее требования к организации работы с документами.

Список используемой литературы

1. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: Управление персоналом, 2005. – 200 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: