Организация работы с документами Администрации Болховского района 4 страница

3. содержание документа;

4. кто подписал документ;

5. исполнитель;

6. отметка об исполнении.

Остальная документация регистрируется в журнале исходящей документации, которая имеет следующие графы:

1. дата и индекс документа;

2. корреспондент;

3. краткое содержание;

4. отметка об исполнении документа.

Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Государственная система документационного обеспеченияуправления[103] рекомендует примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать. Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации, заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ.

Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений или распоряжений они должны быть экономически необходимыми, целесообразными, обоснованными, деловыми, конкретными, краткими, не более четырех машинописных страниц, с указанием способа и срока исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составлялся, как правило, по одному вопросу.

Материалы к различным заседаниям и совещаниям, постановления и распоряжения размножаются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с установленными регламентами их работы.

Документы печатаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм) с соблюдением полей: левое и верхнее - 20 мм; правое и нижнее по 10 мм. Допускается печатание документов с использованием оборотнойстороны листа.

Следующий этап документооборота – организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления.

Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.

На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю.

Установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения[104]:

1. законы Российский Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – согласно указанному в них сроку;

2. указы, распоряжения Президента Российской Федерации – 10 дней или к указанному в них сроку; 5-7 дней при условии подготовки по ним предложений;

3. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края, постановления краевого Законодательного Собрания, постановлений и распоряжения администрации края – согласно указанному в них сроку;

4. запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующим дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно;

5. до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

6. до 5 дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;

7. письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций -10 дней; исходящие инициативные документы по основным вопросам дея­тельности - согласно указанному в них сроку;

8. обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 меся­ца;

9. критические замечания и предложения, содержащиеся в выступле­ниях органов печати, - до 1 месяца;

10. телеграммы (телефонограммы) – от 2 до 5 дней.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента, подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.[105] Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.

Очередным этапом организации документооборота является оформление и отправка исходящей корреспонденции. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.

Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы.[106] При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа – ответа является входящий номер документа – запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отправляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.

Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера.

Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.

При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге.[107] Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

Большую роль в организации документооборота в органах местного самоуправления играет составление номенклатур дел и их формирование.

В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению.[108] Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности представительного органа и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел и поселков – заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах – лица, ответственные за организацию делопроизводства. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:

1. проверяется правильность отнесения документов в тo или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.;

2. устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;

3. изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;

4. в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

5. неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Заключительной частью организации документооборота в органах местного самоуправления является порядок хранения документов и передача дел в архив. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи введомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов.[109] Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка – заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы расписок в получении и приеме дела.

Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного, хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лег включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администраций. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение.

Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.[110]

При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано Дело на государственное хранение.[111]

В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.

Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно.[112] Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется «Основными Правилами работы государственных архивов».[113]

Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, и том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Хранение документов по нотариату должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.01.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Документооборотом является движение документов в организации с момента их поступления или издания до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с правилами и нормами делопроизводства. Но движение документов в органах местного самоуправления все-таки имеет свои особенности, которые описаны в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых норм. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.

Документационное обеспечение управления в соответствии с индивидуальной инструкцией можно рассмотреть на примере Администрации Зудиловского сельсовета

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИИ БОЛХОВСКОГО РАЙОНА

2.1 Историческая справка создания Администрации Болховского района

Организация работы с документами Администрации Болховского района

Муниципальное образование Зудиловский сельсовет Первомайского района Алтайского края наделено статусом сельского поселения законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района». Граница поселения утверждена законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района» и совпадает с административно–территориальной границей Зудиловского сельсовета. В границах поселения находятся следующие сельские населённые пункты: с. Зудилово и пос. Ильича.

Население поселения составляют граждане Российской Федерации, место жительства которых расположено в пределах поселения, и в соответствии с международными договорами Российской Федерации и федеральными законами иностранные граждане, постоянно или преимущественно проживающие на территории поселения.[114]

Органы местного самоуправления поселения имеют право на:

1) создание музеев поселения;

2) участие в организации и финансировании проведения на территории поселения общественных работ для граждан, испытывающих трудности в поиске работы, а также временной занятости несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет;

3) совершение нотариальных действий, предусмотренных законодательством, в случае отсутствия в поселении нотариуса;

4) участие в осуществлении деятельности по опеке и попечительству;

5) осуществление финансирования и софинансирования капитального ремонта жилых домов, находившихся в муниципальной собственности до 1 марта 2005 года;

6) создание условий для осуществления деятельности, связанной с реализацией прав местных национально-культурных автономий на территории поселения;

7) оказание содействия национально-культурному развитию народов Российской Федерации и реализации мероприятий в сфере межнациональных отношений на территории поселения.

Порядок реализации переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий устанавливается решением Совета депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края, которое должно содержать:

1) полномочия органов местного самоуправления по осуществлению отдельных государственных полномочий, перечень мероприятий по подготовке и организации их осуществления;

2) порядок использования материальных ресурсов и финансовых средств, переданных органам местного самоуправления для осуществления отдельных государственных полномочий;

3) порядок внутреннего контроля за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий.[115]

Структуру органов местного самоуправления составляют:

1) Совет депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края;

2) глава Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

3) администрация Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Установленные, но не распределённые законодательством и Уставом полномочия органов местного самоуправления до их распределения Советом депутатов находятся в ведении администрации сельсовета.

Муниципальные выборы проводятся на основе всеобщего, равного и прямого избирательного права при тайном голосовании. Выборы депутатов проводятся по многомандатным избирательным округам, а главы сельсовета– по муниципальному избирательному округу, включающему в себя всю территорию муниципального образования, с применением мажоритарной системы относительного большинства. Решение о назначении выборов депутатов Совета депутатов и главы сельсовета должно быть принято не ранее чем за 90 дней и не позднее, чем за 80 дней до дня голосования. В случае досрочного прекращения полномочий Совета депутатов и (или) главы сельсовета или досрочного прекращения полномочий депутатов, влекущего за собой неправомочность Совета депутатов, соответствующие досрочные выборы проводятся в сроки, установленные федеральным законом. Итоги голосования и результаты муниципальных выборов подлежат официальному обнародованию. Гарантии избирательных прав граждан при проведении муниципальных выборов, порядок назначения, подготовки, проведения, установления итогов и определение результатов муниципальных выборов устанавливаются федеральным законом и принимаемым в соответствии с ним законом Алтайского края.

Совет депутатов является постоянно действующим представительным органом поселения. Совет депутатов состоит из 16 человек: 15 депутатов и глава сельсовета с правом решающего голоса. Срок полномочий Совета депутатов и его депутатов составляет 4 года. Совет депутатов обладает правами юридического лица и действует на основании Устава. Полное наименование юридического лица «Совет депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края» помещается на штампах и бланках Совета депутатов, а также на соответствующих печатях. Местом нахождения Совета депутатов является с. Зудилово, ул. Школьная, 68.

В состав Совета депутатов входят:

1) глава сельсовета;

2) заместитель председателя Совета депутатов;

3) постоянные комиссии;

4) секретарь.[116]

Организационное, правовое, информационное, материально–техническое обеспечение деятельности Совета депутатов осуществляет администрация сельсовета.

Глава сельсовета является высшим должностным лицом поселения. Срок полномочий главы сельсовета составляет четыре года. Глава сельсовета осуществляет свои полномочия на постоянной основе. Главой сельсовета может быть избран гражданин Российской Федерации, гражданин иностранного государства - участника международного договора Российской Федерации, в соответствии с которым иностранный гражданин имеет право быть избранным в органы местного самоуправления, не моложе 21 года, обладающий избирательным правом. Глава сельсовета вступает в должность не позднее чем через 10 дней со дня официального обнародования общих результатов выборов главы сельсовета. С момента принесения присяги глава сельсовета считается вступившим в должность. Полномочия прежнего главы сельсовета с этого момента прекращаются. Глава сельсовета исполняет полномочия председателя Совета депутатов и возглавляет администрацию сельсовета, руководит её деятельностью на принципах единоначалия и несёт полную ответственность за осуществление её полномочий. Глава сельсовета подконтролен и подотчётен населению и Совету депутатов. Глава сельсовета ежегодно отчитывается перед избирателями. Полное наименование юридического лица «Администрация Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края» помещается на штампах и бланках администрации сельсовета, а также на печатях. Местом нахождения администрации сельсовета является с. Зудилово, ул. Школьная, 68. Администрация сельсовета состоит из структурных отделов.

Заместитель главы администрации сельсовета назначается на должность главой сельсовета по согласованию с Советом депутатов, освобождается от должности распоряжение главы сельсовета.[117] Основным направлением деятельности является осуществление контроля за исполнением постановлений, распоряжений главы сельсовета и общий контроль за деятельностью работы администрации сельсовета.

Секретарь администрации сельсовета назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета.[118] Секретарь администрации осуществляет следующие обязанности: работа с похозяйственными книгами, делопроизводство, кадры, опека и попечительство, ЗАГС, контроль за работой делопроизводителя (специалиста I категории) и т.д.

Специалист I категории назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. В функции входит ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением постановлений, распоряжений и других служебных документов.

Специалист II категории назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. Специалист II категории отвечает за регистрацию граждан, своевременное внесение изменений в похозяйственные книги и отвечает за своевременную сдачу отчетов.

Землеустроитель назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. Землеустроитель осуществляет контроль за использованием и охраной земель и ведение учета, и распределение земель в границах населенного пункта.

Бухгалтерия организует:

1. бухгалтерский учет;

2. контроль за поступлением денежных средств и их расход в кассе, в бюджетном счете казначейства;

3. расчеты с поставщиками и подрядчиками;

4. составление и исполнение средств расходов и т.д.

Старший инспектор военно-учетного стола осуществляет:

1. постановку на воинский учет;

2. снятие с воинского учета;

3. выявление граждан подлежащих постановке на воинский учет;

4. внесение изменений в карточки первичного учета граждан;

5. ведение учета участников ВОВ, лиц, принимавших участие в локальных конфликтах (Афганистан, Чечня), и т.д.

Первомайское отделение милиции (ПОМ), т.е. участковые назначаются и снимаются с должности, а также подчиняются Первомайскому РОВД Алтайского края.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.[119]

Основными принципами для оперативной работы с документами являются:

1. единый порядок составления документов и работы с ними;

2. четкое разделение функций и обязанностей между работниками сельсовета, исключающее дублирование документных операций;

3. современное техническое оснащение делопроизводства (оргтехника);

4. целесообразность всех делопроизводственных операций;

5. умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Организация работы с документами в Зудиловском сельсовете проходит на основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Вся документация разделяется на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются:

1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.

3. Сводки и информации присланные для сведения.

4. Рекламные извещения и плакаты.

5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)

8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация регистрируется специалистом в журналах. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется. Основным принципом регистрации является однократность. Регистрация корреспонденции ведется специалистом первой категории.

Входящая документация – документы, поступившие в учреждение из других организаций или от граждан.[120] Входящая документация регистрируется в журнале регистрации входящих документов. В администрации две книги: одна для регистрации входящих документов от граждан, вторая – от организаций. Журнал состоит из следующих граф:

1. порядковый номер;

2. фамилия имя отчество (если от граждан), наименование организации (если от организаций);

3. адрес заявителя;

4. дата поступления;

5. краткое содержание;

6. кому направлено;

7. расписка в получении;

8. отметка об исполнении.

Телефонограммы принимаются секретарем сельсовета. Они записываются в прошнурованную книгу с названием их порядкового номера, наименованием и номером телефона отправителя, наименованием адресата, текста, времени принятия телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего и принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой и дата. Срочная входящая корреспонденция регистрируется вне очереди, остальная в течение дня.

Исходящие документы – официальные документы, отправляемые из организации.[121]

Исходящая документация регистрируется в журнале исходящих документов. Журнал состоит из следующих граф:

1. Порядковый номер документа;

2. Дата документа;

3. Кому адресован документ;

4. Краткое содержание.

Отправку исходящей корреспонденции ведет специалист 1 категории. При отправке исходящей корреспонденции проверяется наличие указанных в письме приложений, правильность указаний адресов, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

Внутренние документы – официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.[122]

Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в журнале регистрации. Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.

Организация контроля и проверки исполнения служебных документов в сельсовете проходит следующим образом.Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возложена на руководителя администрации. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется специалистом I категории. Сроки исполнения документов установлены в соответствии с ГСДОУ. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администрации, требующие исполнения, письма для депутатов, а так же обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления, исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента подписания. Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, если срок исполнения документов не указан он должен быть исполнен в срок не более 10 дней.[123] Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы. После исполнения документ снимается с контроля тем лицом, которым он был поставлен на контроль. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документах обобщаются специалистом I категории и докладываются руководителю.

Оформление и оправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. При подготовке исходящей корреспонденции ответственный работник должен руководствоваться главой 3 Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится отметка «подлежит возврату». Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания.

Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в администрации несет руководитель. При личном приеме граждан их письменные и устные обращения подлежат централизованной регистрации. Все поступающие письменные обращения также регистрируются в день поступления. Ответы на обращения граждан даются руководителем администрации, его заместителем или назначенными специалистами. Они даются в письменной и устной форме. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На каждое обращение оформляется обложка дела. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной в установленном порядке номенклатурой дел. По истечении сроков хранения документы по обращениям граждан уничтожаются по акту.