Экспресс-опрос-т8,9

Май Бердашев Роман

Семинар-т8, 9

Тема 8. Процессы контроля в деятельности сотрудников таможенных органов

Тема 9. Психологические аспекты управления в таможенных органах. Конфликтология в таможенном деле

Раскройте суть представленных вопросов:

1. Сущность и необходимость контроля в таможенных органах.

2. Принципы контроля. Модель процесса контроля. Технология системы контроля.

3. Предварительный, текущий и заключительный контроль.

4. Внешний и внутренний контроль.

5. Основные линии поведения начальника таможенного органа в процессе контроля.

6. Характеристика эффективности контроля.

7. Современные тенденции эффективного контроля.

8. Психология управления в таможенных органах.

9. Формирование благоприятного морально-психологического климата в таможенных органах.

10. Особенности психологической нагрузки работников таможенных органов.

11. Способы психологической разгрузки работников таможенных органов.

12. Деятельность специалистов-психологов в таможенных органах.

13. Трудовые конфликты: сущность и причины возникновения.

14. Управление конфликтной ситуацией.

15. Методы разрешения трудовых конфликтов в таможенных органах.

16. Нормативно-правовые основы разрешения трудовых конфликтов в таможенных органах.

Май

экспресс-опрос-т8, 9

1. Составьте 1 кроссворд на 10 слов по данной теме.

2. Составьте 10 тестов по данной теме.

3. Найдите материал для кейс-стади по данной теме, составьте вопросы по нему.

Вопрос 1. Одной из важнейших функций управления является контроль. Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы руководителю. Цель контроля в том, чтобы выявит на возможно более раннем этапе неблагоприят­ное развитие событий, для того, чтобы руководитель смог скоррек­тировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, уси­лить свое воздействие на мотивы трудового поведения сотрудников и преодолеть любую из возникших проблем.

Контроль это процесс, обеспечивающий достижение таможенным органом поставленных целей.

Управление таможенным органом основывается на твердой уве­ренности его начальника в том, что подчиненные точно и в срок выполнят поставленные (определенные должностными инструкция­ми) служебные задачи. Такая уверенность исходит из предпосылки, что подчиненные несут за это полную ответственность. Они поэтому не должны опекаться по мелочам, а иметь возможность для прояв­ления инициативы (в рамках таможенного законодательства) и тем самым приобретать уверенность в своих силах и в успехе выполне­ния поставленных задач.

Важно при этом и то, чтобы подчиненные сотрудники знали и постоянно чувствовали, что при решении служебных задач они не одни.

Доверяя им, начальник постоянно следит за ходом их служебной деятельности и в любое время может оказать им помощь всеми имеющимися в его распоряжении способами.

Но такая помощь возможна при условии знания начальником хо­да и результатов выполнения подчиненными сотрудниками служеб­ных задач. Отсюда несомненное требование: доверяй и проверяй. В то же время проверка - это не чрезвычайная мера, рассчитанная на то, чтобы " ловить", " изобличать", его главная и более сложная задача - проверка правильности работы, проверка системы организации работ, обеспечение наибольшей продуктивности

Общая цель контроля в таможенном органе сводится к проверке точного исполнения его должностными лицами требований тамо­женного законодательства и других правовых актов РФ, ФТС России и своих собственных, а также оказание им практической помощи.

Конкретные задачи и методы контроля производны от опера­тивной обстановки.

В практике таможенных органов применяются различные методы контроля.

Наиболее эффективным из них является метод непосредственной работы должностных лиц вышестоящего таможенного органа в подчи­ненных таможенных органах (что более характерно для региональных таможенных управлений и ФТС России) или руководящего состава таможенного органа в своих структурных подразделениях. При таком методе контроля реализуется известное положение: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Рациональность такого метода бесспорна. Он позволяет на месте убедиться в правильности выполнения подчиненными своих функ­циональных обязанностей; кроме того, он дает возможность на месте детально проинформировать подчиненных об оперативной обста­новке, ответить на возникшие у них вопросы, а также оказать им конкретную помощь.

Поэтому руководители всех рангов таможенных органов должны изыскивать любую возможность для личного общения с подчинен­ными и проверки результатов их деятельности на месте.

Крайняя ограниченность во времени, а иногда и другие условия оперативной обстановки часто не позволяют начальнику таможенно­го органа осуществлять контроль непосредственно в подчиненном подразделении.

В этом случае методом контроля может быть изучение документов, с которыми работают подчиненные сотрудники. Его достоинство заключается в том, что задачи контроля решаются путем изучении данных, выраженных подчиненными при отсутствии начальника. Кроме того, фиксация сведений в документах повышает ответственность подчиненные за их точность, что увеличивает степень достоверности излагаемых в них данных.

В документах, однако, могут быть отражены уже прошедшие со­бытия и совершенные подчиненными действия, что снижает их ценность.

Кроме того, не все нужные начальнику для контроля вопросы (сведения) могут быть в них освещены.

Все это усугубляется еще и тем, что обнаруженные по документам недочеты в действиях подчиненных нередко трудно будет предотвра­тить и устранить, или устранение недочетов вызовет дополнительные усилия, а иногда и потерю авторитета таможенного органа (примеры недобора таможенных платежей).

Наиболее активным и оперативным является метод контроля с использованием технических средств связи и замкнутых систем ПЭВМ.

Прямые переговоры с подчиненными по каналам связи позволяют сравнительно быстро получить от подчиненных требуемые сведе­ния о функционировании их подразделения и дать им указания по устранению вскрытых недостатков в их решениях или действиях.

Каждый из рассмотренных методов контроля имеет достоинства и недостатки, они применяются в сочетании, чтобы полнее использовались сильные стороны каждого из них при орга­низации контроля в реальных условиях.

Вопрос 2. Эффективный контроль осуществляется в соответствии с рядом принципов.
1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным). Непрерывность контроля является обязательным условием, без которого невозможно получить объективной картины. Контроль, который осуществляется неравномерно, хаотично, только усложняет картину, создает трудности, его результаты могут отражать случайные характеристики объекта контроля.

2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Только зная, что именно необходимо контролировать, можно осуществить эффективный контроль. А это предполагает, что изначально ясны параметры, которые должны контролироваться, единицы их измерения, количественные показатели, которые позволяют рассматривать положение как хорошее или плохое. Выработка критериев контроля и формулировка его задач-— это процедура, которая обязательно должна предшествовать разработке системы контроля.

Отсутствие четких целей и критериев приводит к тому, что процесс контроля оказывается вообще нецелесообразным. Информация, получаемая в процессе такого контроля, обычно бесполезна или имеет очень небольшую ценность. Лучше вообще отказаться от такого контроля, поскольку он представляет собой бессмысленную трату средств и времени.

3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации. Это касается и внутренних требований, связанных с целями контроля, и внешних требований, возникающих в результате изменений положения как внутри, так и вне организации.

4. Контроль должен быть индивидуализированным. Контроль, не учитывающий специфики объекта, на который он нацелен, не способен дать полноценных результатов. Использовать такой контроль — это практически то же самое, что пытаться рассмотреть звезды в микроскоп.

5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит. В обратном случае контроль становится просто бессмысленным.

6. Контроль должен быть согласован с планированием. Результаты контроля должны учитываться при планировании, поскольку ошибки или, наоборот, неожиданные, незапланированные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирование было осуществлено плохо, а также о том, что какие-то факторы не были учтены в процессе планирования.

С другой стороны, одна из основных функций контроля — это проверка, позволяющая выяснить, достигнуты ли показатели, которые были запланированы. Выполнение любого плана нуждается в проверке. Таким образом, контроль должен способствовать планированию и одновременно служить средством проверки выполнения планов.

7. Контроль должен быть результативным. Результативность контроля — это не только полезность и значимость собранной при его помощи информации. Это и своевременность в принятии-и реализации решений, диктуемых результатами контроля. Выявленные ошибки необходимо исправлять. Если этого не делать сразу, то и ценность знания об ошибках падает.

8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные результаты. Это означает, что данные, собранные в результате контроля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгодности для организации. Иногда недостаточно просто указать на уровень (например, текучести кадров, доходов и т. д.), необходимо говорить о «низком» или «высоком» уровне. Здесь помощь окажут основательно разработанные критерии, при помощи которых результаты можно было бы оценивать как хорошие или плохие, а также сравнение с показателями в других подразделениях или для других отрезков времени.

9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда результаты контроля формулируются в «слишком умных» выражениях, которые полностью не понятны даже для того, кто их формулировал. Сделайте их более понятными, и тогда людям, которых эти результаты касаются, быстрее и лучше поймут, в чем они действуют хорошо, а в чем им придется улучшать свою деятельность.

10. Контроль должен быть всеохватным. Это не означает, что контролировать следует каждое движение работника или каждую трату денег. Тотальный контроль отрицательно влияет на людей, они начинают утрачивать инициативу, становятся пассивными (точнее, занимают пассивно-оборонительную позицию). Однако система контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было получить необходимую информацию о любой стороне деятельности организации, подразделения или отдельного работника.