Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги

Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги включає: вибір форми розрахунків, які найбільш відповідають укладеним договорам даного підприємства з покуп­цями та замовниками; розробку картотек відвантажувальних, розрахункових, адресних та інших реквізитів покупців; установ­лення порядку документування розрахункових операцій; розробку методики та техніки синтетичного та аналітичного обліку розра­хунків із покупцями.

Форма розрахунків визначається за згодою сторін у договорах, укладених між контрагентами. При цьому обирають найбільш прогресивні форми (клієнт-банк-клієнт; акредитиви або договір­ні розрахунки). У договорах доцільно зазначати додаткові умови, призначені гарантувати своєчасність розрахунків та прискорен­ня оберненості оборотних коштів (пропонувати передоплату), а також встановлювати фінансові санкції, що стягуються у разі не­дотримання термінів розрахунків або поставок. При розрахунках акредитивами необхідно встановлювати терміни поставок, що дозволить точніше визначати терміни відкриття акредитиву та уникнути уповільнення швидкості оберненості, коштів та їх замо­рожування на рахунках акредитиву. При передоплаті вказують терміни сплати, її величину у відсотках від суми поставок та огово­рюються умови, за яких вони можуть змінюватись.

Картотека адресних, розрахункових, відвантажувальних рек­візитів покупців та замовників забезпечує правильне складання документів та прискорює облікові роботи, тому є необхідною скла­довою організації обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Якщо картотеки ведуться на підприємстві децен­тралізовано, тоді по покупцям та замовникам їх ведуть у відділі збуту, а за іншими розрахунками - у бухгалтерії. Більш доцільно сформувати єдину картотеку у бухгалтерії (фінансовому відділі), але забезпечити доступ до неї усіх зацікавлених служб.

В договорах потрібно зазначити перелік документів, якими оформлюються поставки матеріальних цінностей та розрахунки за них, терміни й способи їх представлення, кількість екземпля­рів. Форми первинних документів по розрахункових операціях регламентуються інструкцією Національного банку України, а по відвантажувальних - інструкціями Державного комітету ста­тистики та іншими нормативними документами. На під­приємстві необхідно сформувати альбом з такими документами та навести вказівки про порядок складання та використання в обліку. Також необхідно проводити інструктаж працівників, які займаються розрахунками, для покращення засвоєння порядку оформлення документації.

Поставки продукції оформляються такими документами: до­ручення на право одержання цінностей; товарно-транспортна на­кладна; рахунок-фактура; акт здачі продукції; податкова наклад­на, технічний паспорт, специфікації, сертифікати. Для забезпе­чення контролю за своєчасним складанням документів та їх про­суванням між виконавцями розробляється зведений графік руху документів по розрахунках із покупцями та замовниками.

Організація аналітичного і синтетичного обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги залежить від форми об­ліку на підприємстві та організаційно-технічних засобів, що за­стосовуються для обліку. Облік розрахунків з покупцями і замов­никами ведеться відділом з обліку реалізації продукції.

Аналітичний облік розрахунків із покупцями та замовниками ведуть у Відомості 3.1, яку заповнюють на підставі документів про відвантаження матеріальних цінностей та їх оплату, а синтетич­ний - у Журналі 3.