Рекомендации по оформлению текстовых документов

При смене форматирования, возможно, придется ставить или убирать их заново.

Чтобы поставить отступ первой (красной) строки, используйте треугольный маркер (рис. 4.1.) или выберите пункт меню Главное - Абзац… В поле Отступ - Первая строка задайте нужное значение. Стандартный отступ – 1, 25 см. Не используйте для вставки отступов табуляторы.

Рис. 4.1. Маркеры на линейке

Рис. 4.2. Панель выравнивания

Чтобы текст был в правом углу, но выровнен по левому краю, сдвиньте квадратный маркер вправо (рис. 4.3) или выберите пункт меню Главное - Абзац … В поле Отступ слева выберите нужное значение.

Рис. 4.3. Пример выравнивания

Чтобы сочетания «4 км.», «г. Пермь» в конце строки не разрывались, вместо пробела после цифры и символа населенного пункта вставьте неразрывный пробел Ctrl+Shift+Пробел. Вставляйте всегда неразрывные пробелы после сокращений населенных пунктов «г.» (город), перед сокращениями измерительных величин «км.» (километр), между инициалами и фамилией А.Б. Иванов, при отделении разрядов чисел 1 000 000, после знака номера №.

Чтобы текст шел вразрядку, выберите пункт меню Главное - Шрифт…вкладка Интервал. В поле Интервал выберите значение Разреженный и задайте нужное расстояние между буквами. При этом слова, идущие вразрядку в тексте, переносятся правильно.

Чтобы убрать все лишние пробелы и табуляторы в началах и концах строк, выделите текст, задайте выравнивание по центру и верните выравнивание.

Чтобы убрать все лишние пробелы по всему тексту, выберите пункт меню Главное - (Редактирование) Заменить. В поле «Найти» введите два пробела (нажмите два раза на пробел). В поле «Заменить на» введите один пробел. Нажмите кнопку «Заменить все». Нажмите еще раз (пока не выйдет сообщение о количестве произведенных замен 0 и 1) – возможно в тексте были тройные пробелы.

Включите отображение невидимых символов для их просмотра. Тогда пробелы отображаются точками «·», неразрывный пробел кружком «°», конец абзаца « », разрыв строки «¿», табуляция стрелочкой «→».

† Не вставляйте лишние абзацы (не жмите Enter каждый раз).

При смене форматирования, возможно, придется ставить или убирать их заново.

Чтобы установить расстояние перед (после) заголовком главы, раздела, измените в меню Главное - Абзац… В поле Интервал - Перед (После) измените значение на большее.

Чтобы текст (например, новая глава) всегда шел с начала страницы, выберите пункт меню Вставка - Разрыв страницы. Второй вариант – выберите пункт меню Главное - Абзац… вкладка «Положение на странице». Поставьте галочку в поле «С новой страницы».

Чтобы заголовок главы, раздела не оставался внизу предыдущей страницы, выделите его, выберите пункт меню Главное - Абзац… вкладка «Положение на странице». Поставьте галочку в поле «Не отрывать от следующего».

† Не нумеруйте вручную абзацы.

При их перестановке или вставке нового абзаца придется перенумеровать все вручную.

Чтобы автоматически пронумеровать строки, выделите нужные, щелкните по кнопке Нумерация (рис. 4.4) на панели инструментов. Через меню можно автоматически создавать сложные многоуровневые списки вида «1.1», «1.1.1» или автоматически дополнять нужными символами «Глава 1», «Глава 2»

Рис. 4.4. Панель списков

† Не вставляйте вручную переносы слов.

Чтобы автоматически расставить переносы по всему тексту, выберите пункт меню Разметка страницы - Расстановка переносов… Поставьте галочку в поле «Автоматическая расстановка переносов».

Иногда не переносятся слова, написанные через дефис (например, черно-белый). Вставьте в нужном месте «мягкий перенос» – нажмите Ctrl+– (знак тире).

Если слова не переносятся, проверьте язык документа Язык - Выбрать язык… Выберите русский язык, снимите галочку в поле Не проверять правописание, поставьте галочку в поле «Определять язык автоматически».

Если слова не переносятся, выберите пункт меню Главное - Абзац… вкладка «Положение на странице». Снимите галочку в поле «Запретить автоматический перенос слов».

В заголовках переносы не ставятся – для выполнения этого требования поставьте галочку в поле «Запретить автоматический перенос слов».

† Не нумеруйте страницы вручную

Выберите пункт меню Вставка - Номера страниц.

Чтобы изменить формат номера страницы, щелкните по ней 2 раза. Щелкните по рамке номера страницы, измените формат. Чтобы вернуться в текст, щелкните 2 раза в любом месте текста.

Чтобы удалить номера страниц по всему тексту, перейдите в колонтитулы, щелкните по рамке номера страницы, нажмите Delete.

† Не вставляйте сноски вручную

Выберите пункт меню Ссылки - Сноска…

Вынесите эту кнопку на панель инструментов.

† Не набирайте заново уже набранный текст

Если ошиблись в наборе или удалили нужный текст, выберите пункт меню Главное | Отменить.

Если какой-либо текст был набран ранее, даже в другом документе, найдите его, выделите, выберите пункт меню Главное - Копировать. Перейдите в нужное место документа, выберите пункт меню Главное - Вставить. Чтобы выделить весь текст, выберите пункт меню Главное - Редактирование - Выделить всё (или сочетание клавиш Ctrl + A(Ф) или тройной щелчок мыши на левое поле документа).

Используйте перетаскивание текста – выделите текст, подведите курсор к выделенному тексту, нажмите кнопку мыши. Тащите выделенный фрагмент в нужно место и отпускайте. Держите Ctrl при буксировке, чтобы скопировать текст в новое место, а не перенести.

† Активней используйте клавиатуру

Многие действия выполняются намного быстрее с помощью клавиатуры, а не мыши.

Используйте клавиши курсора (вверх, вниз, вправо, влево), чтобы перемещаться по тексту. Чтобы переместиться на целое слово, держите нажатой Ctrl.

Используйте клавиши Home, End, чтобы переместиться в начало, конец строки. Чтобы переместиться в начало, конец документа, держите нажатой Ctrl.

Используйте клавиши PageUp, PageDown, чтобы переместиться на страницу вверх, вниз.

Держите Shift и используйте вышеперечисленные клавиши для быстрого выделения текста. Например, чтобы выделить кусок текста от текущего места до начала строки, нажмите Shift+Home. Чтобы выделить слово, нажмите Shift+Влево.

Чтобы выделить с помощью мыши кусок текста на нескольких страницах, не перескакивая несколько лишних страниц, щёлкните мышью в начале текста, нажмите Shift. Перемотайте колёсиком или полосой прокрутки документ на нужное место, щёлкните мышью в конце текста. Точно так же можно выделять файлы в Проводнике.

Используйте клавиши Shift+Delete (Ctrl+X), чтобы вырезать текст в буфер обмена.

Ctrl+Insert (Ctrl+C), чтобы скопировать.

Shift+Insert (Ctrl+V), чтобы вставить.

Обратите внимание на сочетания клавиш, указанные в меню. Например, сохранить документ можно выбрав пункт меню Файл - Сохранить. Можно щёлкнуть по кнопке на панели инструментов. А можно нажать Ctrl+S, что намного быстрее. Любым командам можно присвоить любые нужные сочетания клавиш – Сервис - Настройка - Команды - Клавиатура…

Не вставляйте русские буквы и цифры вместо латинских букв для ввода римских цифр. Вместо русской набирайте три латинских III, вместо Y – V, вместо 1 – I и т.д.

† Чаще используйте стили

Используйте оформление текста стилями. Однотипные элементы (заголовки, подзаголовки глав, разделов, подписи, даты) помечайте одним стилем – это поможет при изменении их быстрого одновременного форматирования (рис. 4.5). Выделение стилями позволяет автоматически собирать оглавление со всеми заголовками и аккуратно проставленными номерами страниц.

Рис. 4.5. Выбор стиля

Не изменяйте шрифт, выравнивание заголовков, помеченных стилями, нажатием кнопок на панели инструментов. Чтобы изменить формат заголовков по всему тексту, например, сделать выравнивание по центру вместо левого, достаточно будет изменить формат стиля – пункт меню Главное - Стили. После этого все заголовки одновременно изменят свой вид.

† Не создавайте вручную оглавления

При смене форматирования, добавлении новых глав, страниц придется всё переделывать вручную.

1. Пометьте заголовки глав стилем Заголовок 1. Пометьте подзаголовки стилем Заголовок 2. При необходимости измените шрифт, выравнивание, интервалы – пункт меню Главное - Стили - Изменить.

2. Выберите пункт меню Ссылки - Оглавление …. Выберите нужный вид.

3. После изменения, вставки новых заголовков, смены страниц щелкните правой кнопкой по оглавлению, выберите пункт меню Обновить поле либо вставьте оглавление заново, при этом оно заменит предыдущее.

† Заключение: Не ленитесь читать справку – выберите пункт меню Справка |-Справка: Microsoft Word. В справке в любой момент можно найти решение проблемы, почерпнуть новые знания. Все, что есть в этом тексте, есть и в справке.

Запомните клавишу F1 – так справка вызывается в любой программе, в любом её окне.

Попробуйте начать выполнять данные советы – набирать, форматировать тексты в Word можно намного быстрее и аккуратней.