Состав реквизитов документов

Документы в делопроизводстве оформляются по единым правилам, которые необходимы:

- для придания юридической силы документам;

- качественного и оперативного составления и исполнения документов;

- удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Обязательными элементами оформления официальных документов являются их реквизиты.

Реквизит – информационная совокупность, неделимая далее на более мелкие смысловые единицы.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей.

Реквизиты-основания представляют собой количественные величины, характеризующие данную сущность.

Показатель – информационная совокупность наименьшего состава, качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту (явлению, предмету, процессу).

Перечень реквизитов управленческих документов определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения – 1.07.2003 г. В соответствии с постановлением Госстандарта России от 30 января 2004 г. № 4 «О национальных стандартах Российской Федерации» признан национальным стандартом.

Стандарт имеет 4 раздела:

1. Область применения

2. Состав реквизитов документов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Требования к бланкам документов.

В приложениях к стандарту содержатся схемы расположения реквизитов и образцы бланков документов.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.