Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

· создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

· организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

- деловые письма, договоры, соглашения;

- доклады, отчеты;

- телеграммы, факсы, телефонограммы и др..

Устная связь осуществляется при помощи:

- устных переговоров, совещаний;

- телефонных переговоров;

- переговорных устройств и громкоговорящей связи;

- телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

· создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

· регистрация документов;

· передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

· передача документов для их последующего решения;

· систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

- оперативность в составлении и прохождении документов;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

- применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

¨ оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

¨ оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

¨ создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

¨ применение специализированного программного обеспечения.