Пресс-релиз: правила составления и рассылки.

По определению, пресс-релиз – это краткое информационное сообщение не рекламного характера. Его составляют для редакторов СМИ и журналистов. Темой пресс-релиза может стать значимое событие, различные мероприятия или любой другой информационный повод. Основная задача пресс-релиза - это сообщить новость так, чтобы ею заинтересовались работники средств массовой информации и чтобы она частично или полностью была опубликована в большинстве печатных изданий и в сети Интернет.

Распространение пресс-релизов в средствах массовой информации используется PR-службами, как правило, для создания позитивного имиджа компании. Эти службы готовят пресс-релизы не только к юбилеям и награждениям руководителей компаний, но и в связи с выпуском новых товаров и услуг, освоением новых технологий, проведением конференций и семинаров, а также по результатам зарубежных командировок специалистов.

Чтобы написать хороший пресс-релиз, необходимо соблюсти ряд правил по изложению информации, например:

– передать в полном объёме события, прошедшей или предстоящей корпоративной жизни компании, которые представляют большой общественный интерес и связаны с экономической, социальной или политической стороной жизни;

– разъяснить некоторые решения, назначения, приказы, правила и нововведения руководства компании;

– изложить суть доклада или речи официального представителя компании на съезде или собрании, в государственной Думе или на другом мероприятии. Обычно здесь сообщается о событиях, касающихся реализации планов компании и её коллектива.

Существует несколько разновидностей пресс-релизов, в зависимости от назначения и целей, которые они преследуют:

– анонс – данный вид пресс-релиза представляет собой короткое сообщение, объёмом в одну страницу А4. В анонсе сообщается о намечающемся мероприятии, размещается приглашение представителям СМИ, чтобы они приняли в нём непосредственное участие. Распространение такого вида пресс-релиза преследует главную цель – привлечение средств массовой информации к предстоящему событию для дальнейшего его отражения корреспондентами СМИ в новостях дня и на первых полосах изданий;

– новостной пресс-релиз – это сообщение о важной новости либо другой исключительной информации, предназначенной для общественности. Распространение пресс-релизов новостного типа обычно происходит на различных пресс-конференциях, при этом объём новостного релиза не ограничен. Если же распространение пресс-релиза этого вида происходит после пресс-конференции, или же вместо неё, то объём не должен превышать одну-две страницы;

– бэкграундер (от англ. backgrounder) – это информация базового характера, не содержащая новостей и описания ярких событий, планов компании, профиля деятельности, истории, обзоров товаров и т.д. Распространение пресс-релизов типа бэкграундер происходит среди журналистов прямо на конференциях, поскольку в них содержится интересная информация справочного характера, дополняющая сокращённый новостной пресс-релиз и тем самым, помогающая представителю СМИ, подготовить неискаженный материал для своего издания;

– биография – тип пресс-релиза, посвящённый одному человеку. Распространение пресс-релизов этого типа должно происходить периодически. В них обычно отражается биография классного специалиста или руководителя компании. Биография должна оперативно распространяться при возникновении повода, которым может быть назначение, награждение, перевод, увольнение, отставка и т.д. Вместе с тем, для публикации такого типа пресс-релиза, инициатива должна исходить от руководителя высшего ранга, совета директоров, в самом крайнем случае, самого лица, биография которого распространяется.

Распространение пресс-релизов осуществляется через СМИ: печатные издания, радиостанции, телевидение, интернет. Для продуктивного выполнения этой работы PR-службы регулярно составляют и периодически обновляют списки получателей пресс-релизов.

Распространение пресс-релизов по адресатам сопровождается указанием оптимальной даты публикации, которую желательно соблюсти, особенно, если публикация приурочена к юбилею или другому важному событию.