Внутрішньофірмова інформаційна система

В діяльності великих фірм передавання інформації є першочерговим чинником нормального їх функціонування. Тому за сучасних умов важливою сферою стало інформаційне забезпечення, що полягає в збиранні та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. У цілому в діяльності підприємства можна виокремити три основні потоки — матеріальний, вартісний та інформаційний. Кожний із них відображає стан підприємства та його перспективи. Управління являє собою цілеспрямовану діяльність, зорієнтовану на досягнення певної кінцевої мети, і використовує головним чином інформаційний потік. Цілеспрямовано пов'язана інформація утворює інформаційну систему підприємства. Обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших засобів зв'язку.

Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається шляхом наскрізної побудови та поєднання інформаційних систем, що дає змогу позбутися дублювання та забезпечити багаторазове використання інформації, встановити певні інтеграційні зв'язки, обмежити кількість показників, зменшити обсяг інформаційних потоків, підвищити ступінь використання інформації. Інформаційне забезпечення передбачає поширення інформації, тобто надання користувачам інформації, необхідної для вирішення науково-практичних завдань; створення найсприятливіших умов для поширення інформації, тобто проведення адміністративно-організаційних, науково-дослідних і виробничих заходів, що забезпечують її ефективне передавання.

Ще у 80-ті роки відбувся перехід від окремих управлінських інформаційних систем до створення єдиної інформаційної системи збору, опрацювання, зберігання й подання інформації. Такий перехід спонукав до переорієнтації всієї діяльності у сфері опрацювання інформації на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівників на усіх рівнях внутріфірмового управління.

Завданнями внутріфірмової системи інформації в організації є:

• координація діяльності зі збирання та опрацювання даних фінансових звітів на вищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою поліпшення якості і своєчасності надходження фінансової інформації в цілому;

• планування основних напрямів системи збирання, опрацювання та зберігання первинних даних;

• визначення основних напрямів розвитку технології обробки інформації.

Внутріфірмова система інформації виконує такі функції:

• визначення потреб кожного керівника в характері та змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю фірми;

• передбачення потреб у технічних засобах фірми в цілому та кожного керівника для забезпечення всією необхідною інформацією;

• централізоване планування всіх витрат на отримання, оренду технічних засобів для забезпечення безперервного функціонування системи інформації;

• визначення рівня витрат на використання технічних засобів у системі інформації (утримання й навчання обслуговуючого персоналу, оплату використовуваних приміщень, витрати на комплектуючі тощо);

• забезпечення відповідного рівня збору, зберігання та надання інформації;

• розробка програмних засобів, прикладних програм.

Представлена інформаційна піраміда (рис. 73) відображає інформативність (конкретність, рівень агрегування) даних і характеризує ступінь задоволення потреб різних рівнів управління системи управління.

Рис. 73 Інформаційна піраміда

Зміни, що постійно відбуваються у внутрішньому і зовнішньому середовищі організації, викликають необхідність вдосконалення системи управління, переключаючи основну увагу з оперативного на стратегічне управління, орієнтоване на майбутнє (тобто переміщення центру тяжіння до вершини інформаційної піраміди). Інформаційні системи управління роблять певний внесок у вирішення різноманітних завдань, забезпечуючи послідовність і актуалізацію бази даних, а також синхронізацію всього процесу опрацювання інформації на основі єдиної бази даних.

Кожне рішення на підприємстві приймається з використанням усього обсягу інформації про поточну діяльність і ту, яка планується. Додавши до цього зручність у використанні, опрацюванні та збереженні інформації, можна отримати характеристику інформаційних систем управління підприємством, які побудовані на базі комп'ютерних технологій.

Інформаційні системи управління базуються на стандартних технологіях. До основних класів систем управління підприємством належать:

■ MSP (Master Schedule Planning) — об'ємно-календарне планування. Системи управління підприємством такого класу дають змогу вести планування та облік матеріальних, фінансових і людських ресурсів на малих та середніх підприємствах.

■ MRP (Material Requirement Planning) — планування матеріальних ресурсів. Метою функціонування цієї системи управління є визначення кінцевої потреби в ресурсах за даними об'ємно-календарного плану виробництва. Провідним у даній системі є створення списку виробів, за яким здійснюється замовлення матеріалів чи планування виробництва для внутрішнього споживання.

■ MRP II (Manufacturing Recourse Planning) — планування виробничих ресурсів з аналізом результатів виробничого плану. Системи цього класу охоплюють три рівні планування:

• визначення засобів, необхідних для виконання довгострокових прогнозів на сімейство продуктів;

• утворення загального реєстру на основі комбінації реальних замовлень із середньо-годинними прогнозами;

• детальний план потреб у ресурсах і потужностях.

■ ERP (Enterprise Recourse Planning) — клас інтегрованих систем управління підприємством. Системи цього класу являють собою найдосконаліші системи управління, тому що вони передбачають уніфіковану, централізовану базу даних, єдиний додаток і загальний споживацький інтерфейс для фінансово-господарських завдань усього підприємства: виробничих, економічних, збуту і зберігання продукції.

Інтегровані системи управління підприємством побудовані на принципах управління процесами. Типова система цього класу охоплює процеси п'яти рівнів:

• процеси першого рівня об'єднують постачальників, споживачів, персонал, акціонерів, транспортних агентів, органи влади, а також сторони, які беруть участь у діяльності організації, тобто управління збутом, персоналом, виробництвом, фінансами, проектами;

• процеси другого рівня являють собою деталізацію процесів першого рівня, зокрема встановлення вимог до поставок, ведення реєстру постачальників, оцінка постачальників, вхідний контроль продукції тощо;

• процеси третього та четвертого рівнів — це деталізація процесів попередніх рівнів;

• п'ятий рівень процесів містить опис діяльності окремо взятого працівника. Такий підхід робить організацію мобільною й нею легко управляти.

Запровадження інтегрованої системи управління на великому підприємстві дає такі результати:

• зменшення складських приміщень на 25 %;

• зниження обсягу товарів на складах на 40 %;

• збільшення обігу товарно-матеріальних запасів на 65 %;

• зростання обороту розрахункових засобів на 30 %;

• зменшення витрат на адміністративно-управлінський апарат на 30 % тощо.

На практиці немає повних і завершених інформаційних систем, які б уміщували і опрацьовували всю не лише внутрішню, а й зовнішню інформацію. Це зумовлено такими причинами:

• деякі види інформації важко підлягають кількісній оцінці (наприклад, важко оцінити схильність до нововведень, мотивацію);

• інформаційна система здатна враховувати лише формальні інформаційні зв'язки й відносини, водночас важливе значення мають більшість неформальних контактів;

• попри підвищення гнучкості інформаційних систем шляхом децентралізації, сфера їх застосування обмежена певними внутрішніми й зовнішніми умовами.

ЕОМ слід розглядати лише як помічника, що дає змогу прискорити аналіз і моделювання, а водночас і прийняття рішення. Саме зв'язок обох функцій ЕОМ створює основу для реальної підтримки вищого керівництва. Коло проблем, пов'язаних з управлінськими інформаційними системами, дуже широке. За умов ринку змінюються цілі, філософія і суть інформаційної системи підприємства. Вони мають враховувати переорієнтацію вищої та середньої ланки управління підприємства з оперативного на стратегічне управління зі збереженням гнучкості у прийнятті рішень. Тільки за дотримання такої умови вони зможуть виконати вимоги ринкової орієнтації управління, що в інформаційної галузі означає:

• орієнтацію стратегії на кінцевого користувача;

• партнерські відносини між користувачем та інформаційною системою;

• зосередження зусиль на критичних напрямах і важливих галузях застосування інформаційної системи з погляду кінцевого користувача;

• інтегровану підтримку кінцевого користувача;

• посилення уваги до навчання персоналу.