Тема 1.17. Офисная техника, информационные и коммуникационные технологии при получении и оформлении заказа

Оргтехника это комплекс технических средств для механизации управленческих и инженерно-конструкторских работ.

Внедрение в практику деятельности персонала рекламного агентства технических средств информационных технологий – это самый эффективный способ повышения качества работы и улучшения условий труда.

1. Персональный компьютер находится на рабочем месте каждого работника, он используется для обработки информации, для работы с клиентами (базы данных), для создания оригинал – макетов в цифровом формате. У дизайнеров только монитор большей диагонали.

2. Средства подготовки текстовых и табличных документов: ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника, печатающие устройства для ПК (принтеры)

3. Средства ввода и вывода информации.

- Принтеры – черно-белый и цветной – необходимы для вывода текстовой и графической информации, распечатывания оригинал – макетов для согласования с заказчиком.

- МФУ – устройство (многофункциональное устройство - копирует, сканирует, размножает). Удобно для работы секретаря

- Плоттеры – для распечатывания полиграфической продукции разных форматов отличного качества на разных плотностей материалов, вплоть до самоклеющейся плёнки

4. Средства копирования и размножения документов в большом объёме

5. Средства обработки документов

- Фальцевальные машины (для перегиба рекламных материалов)

- Перфорирующие машины для нанесения отверстий при необходимости или при брошюровке

- Резательные машины (фольдеры) для разрезания рекламных материалов по заданным размерам, для обрезки отработанных краёв

- Брошюраторы

- Ламинаторы - машины для нанесения защитных покрытий на документы

- Фольгираторы – машины для нанесения тиснения фольгой

- Оборудование для шелкографии (нанесении изображений на ткань, на готовые изделия из хлопчатобумажных материалов, футболки, майки и т.д.)

- Оборудование для тампопечати (нанесении изображений на сувенирную продукцию)

- Шредеры - машины для уничтожения документов

6. Средства хранения документов

7. Средства коммуникационной техники

Оргтехника позволяет сократить трудозатраты, связанные с обработкой информации, повысить качество работы с документами, механизировать и автоматизировать работы персонала.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать её основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Копирование документов - процесс изготовления копий различных документов (оригиналов) на специальном оборудовании.

Фальцевание – сгибание печатных листов в определенном порядке. Бигование – это когда материалу (картону или бумаге) необходимо придать определённый изгиб, или нужно наметить место, по которому в дальнейшем материал будет складываться, сгибаться.

Ламинирование - это прием защиты изображения специальными прозрачными пленками, способными надежно защитить поверхность бумаги от вредного воздействия воздуха, влаги, пыли, а также от истирания и царапин.

Фольгирование — специфическая технология переноса горячим способом тончайшей металлической фольги на изображение. Черно-белый лазерный принтер распечатывает требуемое изображение на листе материала, которое затем служит основой для нанесения фольги.

Брошюровка от французского brocher - сшивать, скреплять.

Факторы выбора оргтехники:

- объём документооборота

- временные характеристики документопотоков

- средняя информационная емкость документов

- количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;

- тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное)

- объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования)

- вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования)

- вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые)

- имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техник

- наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов

Вопросы для самоконтроля по темам раздела 1 «Организационная деятельность по работе с заказчиком»:

1. Объясните специфику профессии «Агент рекламный».
2. Чем отличается профессиональная подготовка по профессии «Агент рекламный» и специальности «Реклама»?
3. Дайте определение понятию «Реклама».
4. Перечислите виды и функции рекламы.
5. Разъясните схему рекламного рынка и взаимодействие его участников.
6. Объясните суть схемы «Рекламный процесс».
7. Перечислите категории объектов рекламы.
8. Разъясните особенности рекламирования объектов рекламы исходя из сферы рекламной деятельности.
9. Назовите субъектов рекламного процесса.
10. Перечислите функции субъектов рекламного процесса.
11. Разъясните особенности взаимодействия субъектов рекламного процесса.
12. Перечислите типы рекламных агентств. Дайте краткую характеристику.
13. Назовите функции рекламных агентств.
14. Разъясните организационную структуру рекламных агентств.
15. Дайте характеристику классификации видов рекламы.
16. Дайте краткую характеристику видов ATL рекламы.
17. Дайте краткую характеристику видов BTL рекламы.
18. Разъясните классификацию рекламных средств в зависимости от вида рекламы.
19. Перечислите элементы и носители рекламных сообщений. Дайте краткую характеристику.
20. Раскройте содержание договоров на оказание рекламных услуг.
21. Перечислите сопутствующие документы к договору на оказание рекламных услуг.
22. Назовите правила заполнения договоров и сопутствующих документов.
23. Перечислите виды финансовой документации при оформлении заказа.
24. В чём заключается финансовая отчётность агента.
25. Перечислите варианты поиска клиентов.
26. В чём заключается посредническая деятельность агента.
27. Охарактеризуйте законодательство в сфере рекламы в РФ.
28. Раскройте суть пирамиды Маслоу с точки зрения удовлетворения потребностей в рекламе
29. Назовите способы привлечения внимания в рекламе.
30. Перечислите типовые этапы проведения переговоров с заказчиками.

СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ