Автофильтр

Отфильтровать список — показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Отбор по одному полю. Покажем строки с информацией о сотрудниках отдела СТАТ. Выделяем одну из ячеек списка. Выбираем в меню Данные/ Фильтр. В ячейках, содержащих заголовки столбцов, появляются кнопки со стрелкой, направленной вниз. Щелкнем кнопку в ячейке «Отдел». В выпадающем списке перечислены все отделы (т.е. таким образом мы сразу получили неочевидную информацию: какие именно отделы представлены в списке). Снимаем флажок с пункта Выделить все и затем отмечаем только СТАТ. В кнопке со стрелочкой в поле «Отдел» появилось изображение воронки. В синий цвет окрасились номера строк. Это показывает, что список подвергся фильтрации. В строке состояния сообщение: " Найдено записей: … ИЗ …" (через некоторое время оно заменяется сообщением " Фильтр: отбор"). Отменить отбор по критерию можно, еще раз щелкнув кнопку в поле«Отдел» и выбрав пункт Выделить все.

Чтобы полностью отменить режим фильтрации, можно повторно выбрать Данные/ Фильтр.

Отбор по нескольким полям. Усложним задачу: выведем на экран только мужчин из отдела СТАТ. Для этого выберем соответствующие элементы в выпадающих списках для кнопок в полях отдел, пол. Отмените фильтрацию.

Числовые фильтры – Первые 10... Можно вывести к (любое заданное количество) наибольших или наименьших элементов поля, где к задается в диалоговом окне " Наложение условия по списку". Но элементы списка должны быть сравнимы, т.е. быть числами. Вам не удастся выбрать записи по этому условию в поле ОТДЕЛ.

Выберите 5 самых низкооплачиваемых сотрудников.

Выберите 20% самых высокооплачиваемых сотрудников (в третьем поле в диалоговом окне укажите " % от количества элементов"). Скопируйте на лист 7. Отмените фильтрацию.

Если имеются записи с совпадающими значениями полей, то количество выводимых записей может быть большим, чем количество запрашиваемых элементов.

Фильтрация записей с пустыми элементами. Если в столбце имеется хотя бы одна запись с пустым (незаполненным) полем, то в выпадающем списке для этого поля есть пункт (Пустые). Найдите запись, в которой пропущено отчество.

Настройка автофильтра для более сложных критериев. Для каждого столбца можно создать критерий, состоящий из одного или более условий, соединенных логическими операторами И, ИЛИ.

Выведем записи с работниками из отделов ФИН и ЮР. Щелкаем по кнопке в ячейке «отдел» и выбираем (Текстовые или числовые фильтры – Настраеваемый фильтр). В Диалоговом окне " Пользовательский автофильтр" в рамке с над­писью «отдел», т.е. с именем поля, в котором происходит отбор, сверху и снизу расположены пары из двух полей ввода. В левых полях можно ввести отношение (равно, не равно, больше и т.д.). Проще всего его выбрать из выпадающего списка. В правых полях ввода можно указать конкретное значение (название отдела), которое в данном случае опять-таки проще выбрать из выпадающего списка. Итак, в первых двух полях указываем " равно ФИН", во вторых двух полях — " равно ЮР". Теперь нужно выбрать логический оператор: И или ИЛИ. Здесь нужно быть внимательным. В условии задания сказано: "...из отделов ФИН и ЮР ". Но одновременно в двух отделах никто не работает — если выбрать в диалоговом окне переключатель И, то будет выбрано 0 записей. Нужно указать переключатель ИЛИ. Естественно-языковое " И" здесь соответствует логическому " ИЛИ"!

Упражнение 1. Выведите список работников отдела СТАТ, имеющих оклад от 2000 до 10000 руб.

Упражнение 2. С текстовыми данными можно использовать операторы сравнения, как и с числовыми величинами, ведь символы кодируются числовыми значениями. Например, чтобы вывести список работников, чьи фамилии начинаются на М — Р, нужно задать критерий " (больше или равно М) И (меньше С)". Испытайте это.

Но есть и дополнительные интересные возможности. Можно использовать символы шаблона: * — заменяет любую цепочку символов (в том числе и пустую),? — заменяет ровно один символ. Например, чтобы узнать, кто из работников проживает на улице Пушкина, надо задать критерий " равно *Пушкина*, а чтобы узнать, в каких телефонных номерах вторая цифра 7, а третья цифра 2, нужно задать критерий " равно? 72*". Испытайте эти критерии.

Упражнение 3. Выведите список работников, имена которых заканчиваются на " на".

Упражнение 4. Выведите список работников, имена которых содержат " на".