Деятельность оператора салона видеопроката, необходимость ее автоматизации

Основную деятельность салона видеопроката осуществляет менеджер по продажам, он ведет всю работу с клиентами и отвечает за правильность заполоненных документов о прокате или продаже.

Объем и характер должностных обязанностей и полномочий менеджеров по продаже различается в зависимости от того, в какой фирме они работают, в некоторых фирмах они отвечают за заказ новых фильмов, обычно этим занимается администратор или владелец.

Основными направлениями деятельности работников видеопроката являются: работа с клиентами; продажа или прокат фильма, ведение базы клиентов, работа с поставщиками.

Менеджер по продаже:

1. Заносит в базу сведения о новых клиентах: Ф.И.О., адрес, паспортные данные, дата рождения. Фиксирует дату регистрации;

2. Изучает требование клиентов, фильмы, пользующиеся наибольшим спросом, следит за новинками кинематографа;

3. Выбирает продукции в соответствии с пожеланиями заказчика;

4. Осуществляет заключение сделок по продаже или прокату видеопродукции;

5. Выдает документы об оплате проката или продажи, фиксирует сделку в базе;

6. Осуществляет систему скидок постоянных клиентам, учет скидок при заключении сделок;

7. Отвечает за целостность и исправность возвращенной видеопродукции;

8. Связь с постоянными клиентами;

Автоматизация деятельности видеопроката естественным образом приводит к оптимизации бизнес-процессов. Например минимизируется время и затраты при выдаче и последующем возвращении продукции, поиску записей в базе их форматированию. При этом создается база данных, позволяющая делать любые виды отчетности и в любой момент времени получать аналитическую информацию о работе фирмы за любой период. Заметно возрастает качество и скорость обслуживания клиентов.

Салонам для успешного ведения проката необходим комплекс программного обеспечения, который позволяет быстро подбирать фильмы, оформлять документы, контролировать состояние заявок и взаиморасчетов, вести клиентские базы данных и получать отчеты.

Основная задача крупных салонов видеопроката и целой сети более мелких - организация обслуживания клиентов. Комплексный подход к разработке программ обслуживания, позволяющий предоставлять клиентам качественные услуги, эффективно управлять салоном видеопроката, реагировать на стремительные изменения спроса и предложений, невозможен сегодня без информационной поддержки бизнеса.

Рынок программного обеспечения предоставляет широкий выбор программ, программных комплексов и информационных систем, ориентированных на автоматизацию деятельности видеопрокатов. Среди них можно выделить:

Программы для автоматизации бизнес-процессов салона видеопроката.

Системы сбора предложений по видеопрокатам (Данный класс продуктов необходим любому салону видеопроката для анализа рынка и выбора наиболее оптимальных по соотношению цена/качество предложений).

Комплексная автоматизация видеопроката позволяет:

- Автоматизировать оперативный и бухгалтерский учет в салонах,

- Автоматизировать оперативную работу с клиентами

- Создавать картотеку фильмов.

Результатом автоматизации салона видеопроката является создание автоматизированных рабочих мест для всех сотрудников: менеджеров по продаже, администраторов.

Единая база данных, позволяющая консолидировать работу всех подразделений фирмы, содержит оперативно обновляемую информацию о фильмах, клиентах, сделках, партнерах и взаиморасчетах с ними.

Автоматизация рабочих мест пользователей позволяет:

- рассчитывать прайс-листы

- подготавливать электронный и бумажный каталоги цен

- вести учет проданных фильмов, и фильмы находящиеся в прокате.

- вести контроль квотируемых услуг.

- готовить полный пакет документов для клиента.

- заполнять любые стандартные формы документов, в том числе печатать чеков и квитанций для уплаты штрафа.

- формировать финансовые отчеты о деятельности фирмы.