Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Поняття, зміст і основні принципи організаційно-функціонального управління






Основою управління комерційною діяльністю, яка в подальшому буде розглядатися через торгівлю є інформація. Саме управління представляє собою процес перетворення інформації в дію, тобто в кінцевому підсумку - процес прийняття рішень.

Отже, якість управління і його успіх перш за все, зале- жить від того, яка інформація відібрана і на скільки повно, і як виконано її перетворення, а потім вже від того, як ця інформація використовується, оскільки рішення базу­ється на вивчені станів керованого об'єкта.

Організація комп'ютерної обробки економічної інформації на стадії вивчення керованого об'єкта досить трудомістка, але особливої склад­ності не представляє. Виключно важкий процес формалізації і подальшої реалізації (навіть з допомогою комп'ютерної техніки) правил, пов'язаних з прийняттям комерційних рішень є переважно привілегію людини: функціонального спеціаліста (менеджера з поставки, реалізації, бухгал­тера). Воно полягає в співставленні бажаного і дійсного, в результаті чого інтуїтивно приймаються досить прості, які здавалось би логічні рішення, хоча вони, можуть бути, і не являються кращими. Однак в даний час на чисто інтуїтивні міркування навіть умілого керівника уже неможливо опиратися. Сучасні торговельні підприємства представляють собою складні динамічні інформаційні системи із зворотнім зв'язком, які включають в себе множину змінних величин. Люди не можуть Достатньо точно розрахувати динаміку поведінки таких систем, оскільки в міру обмежених можливостей використовують значно менший обсяг інформації порівняно з тим, який є або може бути в їх розпорядженні. В розв'язанні цієї проблеми і міститься ключ до створення відповідних автоматизованих інформаційних систем.

За сучасною теорією менеджменту основними принципами ефектив­ного управління висуваються такі: оптимальності\ кібернетичного Моделювання, " чорного ящика" і зовнішнього доповнення.


42___________________________________________________ ЧАСТИНА 1

* Принцип опппшальності планово-економічнихрішень є осново^ ефективного управління. Він полягає у виборі найкращого варіант рішення на основі критерію оптимальності з використанням матема. тичних моделей і ЕОМ. Наприклад, оптимізація планування роздрібного товарообороту припускає: виявлення умов, які визначають його багатоваріантний розвиток; встановлення обмежень, в межах яких можливе варіювання; визначення цілевої функції і критеріїв оптимальності планування показників товарообороту.

* Принцип кібернетичного моделювання ґрунтується на відобра­женні в моделях тих інформаційних процесів, які протікають в складних динамічних системах. Моделювання здійснюється, зокрема, з допомогою математичного апарату і ЕОМ. Моделі можуть мати різний вид в залежності від об'єкта (від сітьового графіку - при плануванні ремонтно-будівельних робіт в торговельному підприємстві до моделі масового обслуговування - при оптимізації купівельних потоків в магазинах тощо). Моделі можуть дати необхідну інформацію для вивчення системи при значно менших затратах, ніж при спостереженні за реальною системою, і, головне, в значно коротші терміни.

 

* Принцип " чорного ящики " полягає в тому, що кібернетичнії система зі складною внутрішньою структурою, якою є будь-які пі економічний об'єкт (в нашому розгляді - торговельне підприємство), подається у виді інфологічної моделі, яка містить вхідні і вихідні дані і правила їх обробки. Вже тільки на основі вивчення і аналізу сукупності супроводжувальних даних можна зробити низку важливих висновків про керовану систему. В торгівлі цей метод застосовується в випадках, коли не вдається скористатися інформацією про внутрішню структуру якого-небудь керованого процесу або об'єкту і про принципи його формування внаслідок недоступності відповідної інформації при даному рівні знань або надмірності затрат на її отримання. Таким процесом в даний час, наприклад, є визначення обсягів попиту населення на товари широкого вжитку. На вході цієї моделі є дані про платоспроможність і статевовікову структуру населення, про обсяг, асортимент і ціни на пропоновані товари і т.ін. На виході зведення про фактично реалізовані і не продані товари, про незадоволений попит. Сам механізм попиту вданому випадку є " чорним ящиком".

* Принцип зовнішнього доповнення вимагає доповнювати розгляд будь-якого процесу (об'єкта) управління вивченням його взаємозв'язків


____________________________________________ 43

зовнішнім середовищем. Згідно з цим принципом торговельне підприємство розглядається в двох аспектах:

як відносно самостійна складна інформаційна система;

_ як регіональний елемент системи (або навіть національної економіки).

При великій складності об'єкта управління, яким виступають торговельні підприємства, моделювання і прогнозування його " поведінки" формалізованими методами здійснюється лише приблизно. В зв'язку з цим необхідний змістовний контроль формалізованої системи управління, який виражається в прийнятті рішень, які коригують раніше вироблені такими методами керуючі дії і прогнози. Сукупність процедур коригу­вання формалізовано отриманого керуючого рішення, а також включення екзогенних (тобто зовнішнього походження) параметрів в модель управління називають зовнішнім доповненням. Прикладом використання даного методу слугує коригування планових завдань по розподілу товарообороту в торговельному об'єднанні з врахуванням виявлених резервів між окремими магазинами.

На вище названих узагальнюючих принципах базується автоматизація управління комерційною діяльністю - процес освоєння органами еконо­мічного управління методів і техніки автоматизованої переробки даних для отримання необхідної інформації і вироблення на її основі оптимальних управлінських рішень з доведенням їх до безпосередніх виконавців. При цьому вироблення оперативних управлінських рішень здійснюється з допомогою розрахунків за економіко-математичними моделями на основі інформації, яка безперервно поступає в систему управління. її отримують найбільш раціональним шляхом завдяки оптимальної технології переробки первинних даних і сучасних архітектурних рішень розміщення технічних засобів.


 


Питання для самоперевірки-


1. Що розуміють сьогодні під інформаційною технологією? 2. Що представляє собою інформатика як наука?

3. Якими чинниками зумовлюються утворення великих обсягів інформації?

4. Що розуміється під поняттям " інформатизація"? Розкрийте сутність поняття " інформатизація".


44____________________________________________________________ ЧАСТИНА1

5. В чому проявляється соціально-екологічні результати інформа-тизації суспільства?

6. Що є метою політики інформатизації?

7. Які складові включає національна інфраструктура інформатизації)

8. Які заходи передбачаються Державною Програмою інформа-тизаціі?

9. Перерахуйте етапи розвитку інформаційного обслуговування. Додайте їх коротку характеристику.

 

10. Дайте характеристику сучасному стану розвитку інформаційних систем.

11. Назвіть основні принципи ефективного управління.


ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

СТВОРЕННЯ АІС В КОМЕРЦІЙНИХ

ПІДПРИЄМСТВАХ

План (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

3. 1. Призначення та роль інформаційної системи в комерційній діяльності.

3.2. Структура та функції інформаційної системи управління комерційного підприємства.

3.3. Інформаційні системи в торгівлі.

3.4. Класифікація інформаційних систем.

3.5. Принципи створення АІС організаційно-функціонального управління.

3.1. Призначення та роль інформаційної системи в комерційній діяльності

Управління комерційною діяльністю як і економікою в цілому ґрунту­ється на інформації та породжує нову інформацію. Ефективність функ­ціонування господарського механізму будь-якого об'єкта (торговельного підприємства, організації) всесціло залежить від уміння керівників різного рівня ретельно готувати й обґрунтовувати прийняті рішення. Умови ринкової (конкурентної-) інфраструктури висувають не тільки серйозні, а і нові вимоги до якості, своєчасності, повноти, вірогідності всіх видів інформації, що забезпечують ефективність управлінських процесів.

Кожне торговельне підприємство як об'єкт управління - це система, Що складається із взаємозалежних елементів. Наприклад, національна економіка, галузі господарства, конкретні суб'єкти господарювання (торговельно-виробничі підприємства) розглядаються як економічні системи. При цьому кожна система одночасно виступає елементом системи вищого рівня. Ієрархія систем веде як вгору до міністерства, акк і вниз до конкретної виробничої одиниці. Тому при дослідженні систем враховується існування ієрархії, а відокремлення (виділення) конкретної системи зі складу загальної (макросистеми) здійснюється відповідно До поставленої мети. Дане відокремлення визначає межі виділеної



Частина 1


системи. У відповідності до цього все, що знаходиться поза системою що досліджується, виступає зовнішнім оточенням.

Водночас кожна система існує не відокремлено, а під дією як суміжну систем, так і навколишнього середовища. Кількість таких впливів в принципі безмежна, але в дослідженнях враховуються тільки ті з них які суттєво впливають на досліджувані параметри системи. Ці впливи називаються входами. Входи поділяються на керуючі та збурювальні. До керуючих впливів належать директивні вказівки, економічні нормативи, планові завдання, корективи обсягів показників діяльності та ін.; до збурювальних - зриви у постачанні товарів (зовнішні), хвороби працівників, простої, поломки устаткування (внутрішні).

Оскільки всі системи - взаємозалежні, кожна з них, у свою чергу, впливає на зовнішнє середовище. Особливості цього впливу визна­чаються виходом системи.

Вихід і вхід системи є взаємозалежними, між ними існує прямий причинно-наслідковии зв'язок, що проявляється у функціонуванні системи.

Окрім вхідних і вихідних параметрів, система характеризується множиною змінних, які визначають внутрішній стан (див. рис 3.1.).

Зовнішнє середовище

- При дослідженні системи управління найбільший інтерес викликає залежність між ії входом і виходом. Відповідно зміна вихідних параметрів під впливом вхідних кваліфікується як перетворення системи.

Цілеспрямованим впливом однієї системи (підсистеми) на іншу, який мас па меті змінити ії поведінку в певному напрямі (відповідно до заданої


 
pQ3t

Розділ 3.

ти) є управління. З цього слідує, що система, яка реалізує процес правління, складається як мінімум із двох частин (див рис 3.2.): керованої (якою управляють) і керуючої (яка управляє). Керована система - це виробничо-торговельна система, а керуюча не система вищого рівня. Механізми процесу управління дуже складні та важко доступні для розгляду. Розкрити їх зміст допомагає кіберне­тичний підхід, який розглядає механізми управління через процеси обміну (перероблення) даних і інформації.


Канал

зворотного

зв'язку

Рис. 3.2. Структура системи управління комерційною діяльністю.

Інформаційна система не тільки відображає функціонування об'єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Вона є акумулятором інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації " знизу вгору", а також конкретизацію інформації " зверху вниз".

Призначення 1С полягає в описі економічного об'єкта, його станів, взаємодії, що виражаються через встановлені для комерційної діяльності економічні показники. Вона покликана своєчасно подавати органам Управління необхідну і достатню інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує високоефективну діяльність кожного об'єкта Управління та його підрозділів. До головних її завдань належать:

- виявлення джерел інформації;

- збирання, реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризус стан комерційної діяльності й управління;


- розподіл інформації міме рівнями, підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в управлінні.

Найважливіша властивість 1С - єдність управлінської інформа­ції, що дозволяє формувати єдине інформаційне забезпечення системи управління. Вхідною інформацією користуються всі органи управління оскільки вона в подальшому забезпечує формування єдиної бази даних. Інші її властивості наведено в табл. З.1.

3.2. Структура та функції інформаційної системи управління комерційного підприємства

Структурно 1С складається з компонентів наведених на рис 3.3. і включає:

-інформаційний фонд;

=> систему оброблення інформації;

=> вхід;


- вихід;

-внутрішні і зовнішні канали.

У Державному Стандарті України (ДСТУ 2874-94) дано таке визначення 1С: „Інформаційна система-система, яка організовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери (ПС)".

Характерною рисою 1С є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Особливо це проявляється в умовах функ­ціонування автоматизованих робочих місць спеціалістів (АРМівС), коли працівник (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в системному управлінні.

Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одер­жувачем інформації. Одне і те ж саме повідомлення одному одержувачу може давати повний обсяг інформації, а іншому ■ - недостатній або зовсім невеликий.

Потенційні можливості 1С реалізуються через їх функції, до яких належать:

^обчислювальна, яка призначена для вчасного і якісного виконання оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

^- слідкувальна, яка призначена для відстежування і формування всієї необхідної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;

запам'ятовувальна, яка забезпечує постійне накопичення, систе­матизацію, збереження і відновлення всієї необхідної для управління інформації;



ЧАСТИНА1


> комунікаційна, яка забезпечує передачу потрібної інформацію задані пункти (регіонального розподілу);

> інформаційна, яка реалізує швидкий доступ, поніук і видачу необхідної інформації;

> регулюваіьна, яка здійснює інформаційно-керуючий вплив на об'єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

> оппишізаційна, яка забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;

> прогнозна, яка визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об'єкта управління в майбутній період часу;

> аналітична, яка визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

> документувальна, яка забезпечує формування всіх обліково-
звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та
інших форм документів.

3.3. Інформаційні системи в торгівлі

Управління торгівлею представляє собою складний процес, який включає низку взаємозв'язаних і взаємодіючих елементів, таких як: керуюча система (суб'єкт управління; менеджери різних рівнів і функціо­нальних спрямувань), керована система (об'єкт управління: торговельні процеси і результати), інформаційна система (рис. З.4.).

Між керуючою системою і керованою системою здійснюється вза­ємозв'язок через інформаційну систему, під якою розуміють комуні­каційну систему із збору, передачі, переробки інформації про об'єкт, яка постачає працівникам різного рангу інформацію для реалізації функції управління.

У процесі управління керуюча система дістає інформацію про стан зовнішнього середовища, де перебуває об'єкт і з яким він пов'язаний. На підставі отриманої інформації керуючий орган виробляє на її основі керівну інформацію, тобто приймає рішення. На основі прийнятого рішення апарат управління чинить керуючий вплив на об'єкт, яким керують. Ці три складові (разом з інформаційними зв'язками) утворюють систему управління.


 

Рис.3.4. Принципова схема інформаційного взаємозв'язку в управлінні торговельним підприємством.

Логіка організації процесу управління полягає в тому, що спочатку ставиться мета, яка для кожного керованого об'єкта має бути одна й та сама. Ступінь досягнення поставленої мети управління визначається за допомогою цільової функції управління. Для реалізації оптимального управління недостатньо мати цільову функцію управління та задані для неї обмеження. Потрібна також інформація про стан об'єкта управління і зовнішнього середовища та про безліч можливих станів елементів системи управління. Особливо важлива інформація, яка йде по лініях зворотнього зв'язку від об'єкта управління, тобто інформація про новий стан об'єкта, який виник під впливом управління.

Керуючі дії, що надходять з керуючої системи в керовану, можуть бути різні за характером: енергетичні, матеріальні, інформаційні - залежно від природи керованого об'єкта. Серед усіх систем особливо вирізня­ються системи, керований об'єкт яких -люди, колективи людей. Такі системи називаються системами організаційного управління або організаційно-функціональними, оскільки керуючі дії в них спрямовані


52___________________________________________________ ЧАСТИНА1

на організацію (координацію) поведінки як окремих працюючих, так, колективів людей. Вони належать до систем інформаційних. Для цих систем характерне кібернетичне визначення управління як процесу цілеспрямованої переробки інформації.

Заключною стадією управлінського акту є вироблення та виконання рішень, які забезпечують нормальну течію процесів та явищ в керо­ваному об'єкті за раніше складеним планом, розробленому у відповід­ності з поставленою метою. Все це охоплюється функціями управління. що представляють собою особовий вид управлінської діяльності, продукт розподілу праці та спеціалізації в сфері управління. Функціями управління торговельним об'єктом є; облік, контроль, аналіз, планування, прогнозування, вибір та прийняття рішень, регулювання (організація прийнятого рішення).

Кожна система, в тому числі інформаційна включає в себе такі компо­ненти:

=> структуру системи - множину елементів системи і взаємозв'язків між ними. Наприклад, поділяється організаційна і виробнича структура підприємства;

- функції коленого елемента системи. Наприклад, такі управлінські функції, як прийняття рішень певними структурними підрозділами підприємства;

с> входи і виходи кожного елемента і системи в цілому. Наприклад, матеріальні і інформаційні потоки, які поступають в систему або виходять з неї;

=> мету і обмеження системи і її окремих елементів. Наприклад, такі як досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження, максимізація (або мінімізація) спеціалізації.

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта. Ефек­тивна інформаційна система приймає до уваги відмінність між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка йому необхідна для ефективної реаліза ції функцій управління.

Впровадження інформаційних систем здійснюється з метою підви­щення ефективності торгово-господарської діяльності підприємства за рахунок не тільки обробки і зберігання рутинної інформації, автоматизації управлінських робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, які базуються на моделюванні дій спеціалістів підприємства


и прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи тощо), використанні сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж і так далі.

3.4. Класифікація інформаційних систем

Важливою загальноекономічною проблемою в нашій країні є проекту­вання і створення інформаційних систем. За масштабами, темпами зростання, витратами матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, а також за ступенем впливу на процеси управління проблему створення інформаційних систем слід розглядати як пріоритетне завдання.

Інформаційні системи значно різняться за характером і обсягом розв'язуваних задач, типами об'єктів управління та низкою інших ознак. Загальноприйнятої класифікації в даний час не існує, тому їх часто класи­фікують за різними ознаками, серед яких, як правило, виділяють такі:

/. За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні (регіо­нальні), галузеві, об'єднань, підприємств або установ, технологічних процесів, наукових досліджень, автоматизованого проектування.

Академік В.М. Глушков поділяє всі інформаційні системи на два основних типи: інформаційні системи управління технологічними про­цесами (АСУТП) і інформаційні системи організаційного або адміністративного управління (АСОУ). АСУТП керують станом технологічних процесів (управління станком, домною тощо), АСОУ -об'єктами економічної і соціальної природи.

Головна відмінність цих двох типів систем полягає, передусім, у характері об'єкта управління: для АСУТП це різноманітні прилади, машини, обладнання, а для АСОУ (державних, територіальних та інших АСУ) - це колективи людей і функції, які ними виконуються. Друга відмінність полягає у формі передавання інформації. Для АСУТП основ­ною формою передавання інформації є сигнали, в АСОУ - документи.

Державні інформаційні системи призначені для вирішення найваж­ливіших загальноекономічних (галузевих, регіональних) проблем країни. На базі використання обчислювальних комплексів та економіко-математичних методів у них складають перспективні та поточні плани розвитку країни, ведуть облік результатів та регулюють діяльність окремих ланок господарства, розробляють Державний бюджет, контролюють його виконання і т. ін.


Центральне місце в мережі державних інформаційних систем нале жить автоматизованій системі державної статистики (АСДС). Роль та місце АСДС в ієрархії управління визначається тим, що вона є основним джерелом статистичної інформації, конче потрібної для функціонування всіх державних та регіональних інформаційних систем.

Серед інформаційних систем, з якими взаємодіє АСДС, важливе місце посідає автоматизована система планових розрахунків (АСПР). АСПР функціонує при Міністерстві економіки України і являє собою інформа­ційну систему, призначену для розробки загальноекономічних і галузевих планів та контролю за їх виконанням в умовах застосування засобів обчислювальної техніки для збору та обробки інформації.

Процес взаємодії АСДС з АСПР має взаємний характер; статистична інформація, джерелом якої є АСДС, необхідна на всіх етапах складання перспективних і поточних планів розвитку господарства країни. Усвою чергу, планова інформація надходить до АСДС і стає основою для облік}' та аналізу виконання планів і завдань. Взаємодія АСДС та АСПР перед-бачає також спільний аналіз соціально-економічних проблем розвитку національної економіки. Тому АСДС має повністю задовольнити потребі і оптимального планування, проводити економіко-математичний аналіз демографічних процесів у суспільстві, міжгалузевих зв'язків, споживані /я та прибутків населення, показників діяльності підприємств тощо.

АСДС взаємодіє також з державною інформаційною системою фінан­сових розрахунків (АСФР) при Міністерстві фінансів України. АСФР призначена для автоматизації фінансових розрахунків на базі сучасної обчислювальної техніки з формування Державного бюджету країни та контролю за його виконанням. При цьому вона використовує статистичну інформацію про випуск і реалізацію продукції, фонди споживання, запаси та витрати фінансових ресурсів і таке інше.

Відомі й інші державні інформаційні системи, такі як: система обробки інформаціїз цін (АСОІ цін), система управління Національним банком (АСУ банк), система обробки науково-технічної інформації (АСО НТІ) і таке інше.

Територіальні (регіональні) інформаційні системи призначені для управління адміністративно-територіальними районами. До них належать інформаційні системи областей, міст, районів. Ці системи обробляють інформацію, яка необхідна для реалізації функцій управління регіоном, формування звітності й видачі оперативних даних місцевим і керівним державним та господарським органам.







© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.