Научная организация управленческого труда

Организация труда – это приведение трудовой деятельности людей в определенную систему, которая обеспечивает достижение максимально возможного полезного эффекта с учетом конкретных условий этой деятельности.

Управленческий труд имеет специфические особенности, проявляющиеся в том, что он участвует в создании потенциальных ценностей через организацию труда лиц, занятых производственным трудом. Он характеризуется использованием технических средств и информационных технологий.

В результате:

· основным предметом и продуктом управленческого труда становится информация, постепенно переходящая в категорию товара и приобретающая потребительскую стоимость;

· освобождается часть рабочего времени за счет информационных систем управления (ИСУ), которая идет на расширение личных связей с работниками, на работу с системой управления (структурой и механизмом управления);

· возрастает комфортность труда за счет получения качественной информации и работы с пакетами прикладных программ, имитирующих интеллектуальный вклад в общий потенциал организации или подразделения;

· руководитель получает возможность выбирать из ряда решений, на его взгляд, наиболее рациональное;

· увеличивается стоимость результатов принятого решения.

Информация как управленческое решение многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в материально-вещественные элементы производства. Неверно принятое решение в масштабах организации может привести к большим материальным и социальным убыткам.

Научная организация труда (НОТ) – это организация труда, основанная на достижениях науки и передовом производственном опыте.

НОТ применяется как средство повышения производительности труда, эффективности производств, систематическое внедрение достижений науки и техники, обеспечение наиболее эффективного использования материальных и трудовых ресурсов, сохранение здоровья человека /14/.

В рамках предприятий научная организация труда включает:

· рациональную расстановку работников;

· внедрение коллективных форм организации труда;

· аттестацию рабочих мест и их обслуживание;

· улучшение подготовки и повышение квалификации кадров;

· изучение, внедрение и распространение передовых приемов и методов труда;

· нормирование труда;

· улучшение условий труда;

· совершенствование материального и морального стимулирования труда.

Задачи НОТ подразделяются на три основные группы:

· экономические – повышение производительности труда и уровня нормирования труда, экономия живого труда, увеличение эффективности использования всех видов ресурсов, сокращение потерь рабочего времени, создание благоприятных условий для работы;

· социальные – всестороннее развитие человека, его творческой инициативы и образовательного уровня, повышения квалификации;

· психологические – улучшение условий труда с точки зрения сохранения здоровья человека и его работоспособности, облегчение труда и повышение его содержательности и привлекательности.

НОТ строится на основе ряда принципов: комплексности, системности и целенаправленного творчества.

К основным направлениям НОТ относятся /6, 7/:

· внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда;

· улучшение организации рабочих мест;

· совершенствование условий управленческого труда;

· совершенствование режима труда и отдыха.

1. Внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда.

Рассмотрим более подробно это направление. В аппарате управления организации разработка рациональных форм разделения и кооперации труда происходит в результате разграничения функций структурных подразделений и должностных обязанностей работников, конкретизации прав и обязанностей, достижения согласованности в работе.

Осуществление данных мероприятий происходит в два этапа:

· разделение труда по функциям управления и формирование рациональной структуры аппарата управления;

· разграничение должностных обязанностей работников внутри аппарата управления, обеспечение соответствия квалификации сложности производимых работ.

Функциональное разделение управленческого труда находит свое отражение в организационной структуре аппарата управления и образования его функциональных структурных подразделений и служб. Оно должно обеспечивать равномерную занятость управленческих работников, нормальную напряженность их труда, исключить параллелизм и дублирование. Квалификационное разделение труда предполагает выделение в составе отдела должности начальника. При квалификационном разделении труда инженерно-технических работников и служащих учитывается сложность и ответственность выполняемых работ и функций управления. При этом должно быть обеспечено максимальное использование квалификации и личных способностей.

Кооперация труда представляет собой совмещение профессий, должностей, расширение зон обслуживания.

2. Улучшение организации рабочих мест. Организация рабочего места – это создание необходимых условий для высокопроизводительного труда на рабочем месте с наименьшей затратой сил и времени. НОТ предполагает улучшение организации рабочих мест на основе изучения технологии выполнения работ и потоков информации, распределения площадей между подразделениями, а также размещения рабочих мест. Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. На каждое рабочее место разрабатывается паспорт.

Паспорт рабочего места включает следующие разделы:

· назначение и общие характеристики рабочего места;

· планировка рабочего места;

· мебель, оборудование и технические средства;

· функциональные обязанности (основные элементы);

· методы и приемы труда;

· оплата труда;

· организация обслуживания;

· регламентирующая документация;

· загрузка рабочего места (нормирование);

· охрана труда и техника безопасности.

Для повышения эффективности личной работы инженерно-технических работников и управленческого персонала предназначены автоматизированные рабочие места (АРМ). Они представляют собой проблемно-ориентированные программно-технические комплексы, включающие технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего является персональная вычислительная техника, расположенная непосредственно на рабочем месте сотрудника, а в отдельных случаях экранный терминал (дисплей), соединенный с большой или малой ЭВМ и обеспечивающий режим дистанционной обработки информации. Как показывает практика, основная часть личной работы персонала (80%) не требует обращения к общей информационной базе подразделения или организации. Поэтому в качестве технической основы АРМ целесообразно использовать персональную ЭВМ, работающую большую часть времени автономно. Объединение персональных ЭВМ в сеть позволяет обобщить все технические, информационные и программные ресурсы отдельных вычислительных машин, а также создает возможность взаимодействия в работе отдельных исполнителей благодаря обмену информации через объединенные базы данных.

Экономический эффект внедрения АРМ складывается из двух составляющих:

· во-первых, повышение качества проектных и управленческих решений за счет использования АРМ;

· во-вторых, эффекта, полученного в результате сокращения трудоемкости выполнения личной работы сотрудников.

Как правило, внедрение АРМ предотвращает рост численности сотрудников предприятия, а в ряде случаев использование одного АРМ приводит к высвобождению 2-3 сотрудников.

Внедрение АРМ в настоящее время осуществляется на предприятиях, где обычно функционирует централизованная система обработки информации. При этом следует обоснованно выделить состав задач, подлежащих решению на АРМ, из перечня тех, которые по-прежнему должны решаться централизованно (ВЦ).

На АРМ целесообразно решать следующие задачи:

· во-первых, ограниченные по своим информационным связям на входе и выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном отношении;

· во-вторых, короткие, но многократно повторяющиеся в течение рабочего дня.

С помощью системы АРМ можно проводить телесовещания и создавать электронную почту, предусматривающую безбумажный обмен служебной документацией между пользователями. Он является удобной технической базой для редактирования информации, подготовки служебных писем, статей.

Автоматизированное оформление документов в табличной форме и работа с таблицами являются характерной технологической возможностью применения АРМ. Использование графиков, диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает восприятие ее содержания в процессе принятия решения конечным пользователем.

Система АРМ в сфере управления производством включает в себя три подкласса АРМ:

· АРМ линейных руководителей предприятия (директор – управление технологическим процессом);

· АРМ, расположенные в экономических подразделениях предприятия (бухгалтер, плановик);

· АРМ работников, занятых проектированием развития интегрированной автоматизированной системы управления предприятием.

Обоснование и выбор конкретного состава задач для отдельных АРМ и их системы, относящейся к определенному отделу, осуществляется на основании материалов обследования технологического процесса личной работы сотрудников. Практика показывает: создание АРМ свидетельствует о том, что основным методом установления фактического содержания личной работы персонала является составление информационно-технологических схем на основании устного опроса и фотографии рабочего дня.

Особенностью АРМ административно-управленческого персонала является их ориентация на принятие управленческого решения. По сравнению с АРМ экономистов, предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по часто нерегламентированным и трудно формализуемым задачам.

Основными задачами, которые решаются на АРМ административно-управленческого персонала, являются следующие:

· получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние производственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

· анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые по своей величине относятся к компетенции данного руководителя;

· информационная поддержка процесса принятия решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана, выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения;

· сбор статистики по принятию управленческих решений;

· принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

· контроль исполнительской дисциплины;

· контроль качества управленческих решений подчиненных линейных руководителей;

· составление плана личной работы руководителя с последующим напоминанием сроков.

В целом эффект от внедрения АРМ административно- управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обособленности, комплексности и оперативности управленческих решений. Значительная экономия времени работы руководителей с информацией позволяет им больше времени уделять работе с людьми и социальным вопросам.

Внедрение АРМ требует обеспечения.К основным видам обеспечения АРМ относятся:

· организационное;

· техническое;

· программное;

· информационное.

Организационное обеспечение включает в себя решение вопросов перестройки организационной структуры управления в связи с автоматизацией, перераспределением должностных обязанностей между исполнителями. В процессе разработки организационного обеспечения обосновывается состав автоматизируемых с помощью АРМ работ (задач), устанавливаются связи с централизованной системой обработки информации в рамках АСУ. Разрабатываются мероприятия по подготовке подразделения к внедрению системы АРМ, в т. ч. вопрос обучения персонала и обеспечение личной материальной и моральной заинтересованности в эффективном использовании АРМ. Как правило, структура АРМ строится по модульному принципу, который распространяется и на организационное обеспечение. Организационный модуль представляет собой совокупность инструктивно-методических материалов, относящихся к определенной задаче или их комплексу.

Техническое обеспечение АРМ представляет собой локальную сеть персональных компьютеров.

Программное обеспечение. Программное обеспечение должно быть очень хорошо развито, поскольку АРМ рассчитаны на работу сотрудников, которые, как правило, не являются специалистами в области программирования. Структура программного обеспечения может включать:

· операционные системы;

· системы управления базами данных;

· ППП (профессионально-прикладные программы) технологических процедур;

· профессиональные программы (АРМ линейных руководителей, АРМ экономических подразделений, ППП АРМ конструктора);

· ППП (профессионально-прикладные программы) математических методов;

· средства отладки программы;

· средства обучения персонала.

Информационное обеспечение. Основой его являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимую для выполнения работы на данном рабочем месте. Помимо данных в информационной базе АРМ может содержаться информация в виде заданий из соответствующей предметной области (базы) знаний, что переводит его на качественно более высокий уровень и значительно повышает эффективность работы руководителей и специалистов.

В организациях должно проводиться совершенствование рабочих мест. Оно предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.

При планировке и распределении помещений между подразделениями аппарата управления решающее значение должны иметь функциональное назначение подразделений, использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на одного работника (3-5 кв.м.). Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами информации.

Для улучшения работы с информацией необходимо соблюдать требования единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая регламентирует все процессы работы с документами в организациях, от создания документов до их хранения.

3. Совершенствование условий труда управленческого аппарата. Совершенствование условий труда управленческого аппарата направлено на повышение работоспособности сотрудников и сохранения их здоровья. Санитарно-технические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности воздуха в пределах 40–60% и температуры помещений 18–24С. Рабочие комнаты должны быть оборудованы вентиляцией /6/.

Для окраски стен следует выбирать светлые тона: светло-зеленый и светло-голубой в южных районах страны, розовый и светло-желтый в северных районах, а также и в помещениях, мало освещенных солнцем. Необходимо обеспечить места локальными осветильными приборами /6/.

Для борьбы с шумом применяются звукопоглощающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение (лучше на стол начальнику).

Культура содержания рабочего места предусматривает, что каждый документ и справочный материал находится под рукой, и его можно легко отыскать. Элементарное требование – соблюдение чистоты.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен соблюдением простых правил организации рабочего места, комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Основные правила следующие /2/:

· «современная мебель – дороже денег»;

· «стол и стул комфорт создают»;

· «чистый стол»;

· «каждой вещи – свое место»;

· «используйте органайзер»;

· «чисто там, где не сорят»;

· «да будет свет» (правильное освещение);

· «чистый воздух – здоровый дух»;

· «пар кости ломит»;

· «громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту»;

· «не звони мне, не звони…».

4. Совершенствование режима труда и отдыха, улучшение качества трудовой жизни. В соответствии с Трудовым Кодексом РФ продолжительность рабочей недели в стране составляет 40 часов в неделю. Как правило, это установленное время с 8.00 или 9.00 утра до 17.00 или 18.00. Устанавливается стандартное время на обед и небольшой перерыв.

Развитие города и промышленности, изменение в социальной психологии людей породили многие проблемы, связанные именно со стандартностью и всеобщим характером типового расписания производственной жизни предприятий и организаций. В последние 2-3 десятилетия промышленность, образование и другие организации стали проявлять интерес к новым типам рабочего графика. Идет речь о некоторых видах рабочего графика, при котором работники могут сами определить время начала и окончания работы.

Работники хотят иметь работу в достаточной мере безопасную, обеспечивающую приемлемый уровень заработной платы, иметь независимость, возможность саморазвития.

Руководителям, принимающим решения по вопросам производственного расписания, следует принимать во внимание все факторы, влияющие на качество производственной жизни с учетом не только их индивидуальной роли, но и комплексного воздействия на производство. Прежде всего, это законы РФ и нормативные акты, регулирующее расписание работы, в части сокращения рабочего времени и перераспределения работы.

Далее – это экономические условия, которые играют видную роль в этом процессе (спад, застой в производстве ведут к росту безработных). Руководитель должен чувствовать и легко представлять, как и почему производственное расписание может влиять на моральный уровень, удовлетворенность, производительность.

Следует учитывать, что профессиональные союзы также заинтересованы в применении некоторых новых форм расписания работы, но при этом они следят за тем, чтобы не нарушалось законодательство РФ.

Прежде чем ввести новое расписание, специалисты по управлению персоналом должны предварительно проконсультироваться по вопросам соответствующего законодательства.

Проблема заключается в том, чтобы повысить гибкость новых альтернативных форм расписания работы без нарушения закона. Построение гибких систем требует большого сотрудничества и согласия между управляющими и работниками. Такого согласия легко достичь лишь в том случае, если все детали и тонкости каждого из принимаемых альтернативных графиков понятны каждому.

При гибком графике рабочего времени работники могут выбрать время начала и окончания работы в пределах, устанавливаемых менеджментом. Гибкий график может строиться разнообразными способами. Вот набор типов расписаний, которые используются на практике:

· гибкий цикл – требует от работников выбора определенного времени начала и окончания работы, а также работы по этому расписанию в течение определенного периода;

· скользящий график – разрешается менять время начала и окончания работы, но работать полный рабочий день;

· гибкое размещение – работник может менять не только часы, но и расположение работы, т. е. может работать дома, в филиалах.

Во многих странах используют гибкий график работы. В гибких системах существуют два крупных временных периода – общее время и гибкое время. В течение общего периода все работники подразделения должны быть на работе.

Выгоды гибкого времени:

· рост удовлетворенности работников своих расписанием, решение семейных проблем;

· расписание может совпадать с биологическими часами человека: «жаворонок – утром», «сова – вечером».

Недостатки гибкого времени:

· руководству необходимо больше работать;

· антагонизм между работниками, которые работают в разных системах.