организация работы пресс-службы

Организация работы пресс-службы.

Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба. В последнее время работа пресс-секретаря становится всё более трудной из-за быстроты появления новостей и необходимости обеспечения их круглосуточной доступности. В обязанности официального представителя входит решать, кто в какой ситуации должен делать сообщение. Помимо задачи о предоставлении информации на официальном представителе лежит обязанность делать работу журналистов как можно более удобной. Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию. В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является: 1. Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации. 2. Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

Основные функции пресс-службы:

1. Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ.

3. Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.

4. Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

5. Сотрудничество с изданиями

6. Организация брифингов, пресс-конференций.

7. Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

8. Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ

9. Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.

10. Аккредитация журналистов.

11. Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.

12. Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).

При помощи чего можно подавать информацию: Пресс-релизы.Статьи и репортажи. Собственные издания. Выставки, дни открытых дверей. Бегграундер – постоянно выходящая информация о существовании и деятельности той или иной организации. Пресс- пакет: пресс-релиз, буклеты, информационные листовки.Факт-лист: краткая справка об организации. Заявление, меморандум: в основном используется в критических ситуациях.

Каналы распространения информации: Прямая почтовая рассылка. Раздаточный материал (листовки, проспекты, буклеты, плакаты, календари). Теле-, кино- и радиореклама. Электронная почта и Интернет (рассылка по заранее составленному списку электронных адресов). Периодическая печать. Наглядная реклама (уличные рекламные щиты, баннеры и растяжки). Сувенирная продукция (ручки, бейсболки, папки, портфели). Участие в массовых мероприятиях (произнесение рекламных слоганов во время проведения акций, концертов, шествий, пикетов). Пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к вам много вопросов, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Определяя дату и время пресс-конференции необходимо учитывать время выхода газет. Еженедельники, как правило, выходят во второй половине недели, поэтому пресс-конференцию лучше проводить в понедельник или во вторник. Также надо учитывать мероприятия, проводимые органами власти или другими неравноценными вам организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга. Самый худший день для проведения пресс-конференции – это пятница. Очень хорошо, с точки зрения наплыва журналистов, они пройдут в субботу.

Чтобы подготовить пресс-конференцию необходимо: определить тематику и состав участников пресс-конференции. Подготовить ведущего.Решить, кто будет выступать (не более двух – трех выступающих). Выбрать помещение, желательно в центре города, повесьте таблички, указывающие как пройти в здании к месту пресс-конференции, если зал расположен далеко от входа. Определить круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию. Подготовить пресс-релиз. Разослать факсы, e-mail в СМИ. Накануне обзвонить СМИ и спросить кто точно будет присутствовать. Подготовить зал для П-К (микрофоны, стаканы, минеральная вода, ваза для цветов, удлинители для розеток). Встретить журналистов, вручить пресс-пакет. По окончании выступления участников П-К, осведомится на счет вопросов у журналистов, если возникнет заминка. По возможности организовать кофе-брейк, бутерброды. В пресс-релизах необходимо указать: место, время и дату проведения, круг тех вопросов, которые будут освещены на пресс-конференции, не раскрывая их сути, контактный телефон, по которому можно выяснить дополнительную информацию. Пресс-релизы лучше разослать за 4 – 5 дней до пресс-конференции. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-40 минут.

Что необходимо приготовить для пресс-конференции: раздаточный материал – это дополнительная информация, статистические данные, цитаты, таблички с именами и названиями должностей выступающих., в зале, где проводится пресс-конференция лучше повесить плакаты с символикой организации, чтобы это попало в кадр, бланк для регистрации журналистов должен содержать графы: наименование СМИ, Ф.И.О. и контактный телефон пришедшего журналиста, время выхода материала. Еще может быть Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Вся разница между пресс-конференцией и брифингом, во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.