Партизанская война. Организуйте конференцию внутри конференции

Вы не должны ограничиваться программой, которая вручается вам при регистрации участников. Кто сказал, что вы не вправе лично пригласить кого-то из присутствующих на ужин или организовать неформальную дискуссию по интересующей вас теме?

Общие ужины на конференциях – это, как правило, сплошная неразбериха. Внимание присутствующих рассеяно, каждый пытается перекричать других и быть вежливым одновременно с десятью незнакомыми людьми, сидящими за столом, слушать, о чем говорят окружающие, и одновременно впихивать в себя еду, зачастую не лучшего качества. Это не самое идеальное место для ведения бесед.

В такие моменты у меня возникает соблазн уйти к себе, заказать в номер еду и провести время перед своим компьютером. Но это означало бы упущенную возможность.

В качестве альтернативы можно заменить впустую потраченное время ужином, который вы организуете сами.

Как правило, именно так я и поступаю в ходе большинства конференций – заранее подыскиваю поблизости удобный ресторан и рассылаю приглашения на частный ужин, проводящийся в одно время с официальным. Такие приглашения можно делать устно в ходе дневных заседаний или посылать в письменном виде. Есть еще один прием, которым я успешно пользуюсь. Можно послать в отель (в большинстве случаев VIP-гости, участвующие в конференции, селятся в одном отеле) факс, который будет вручаться всем прибывающим гостям накануне конференции. В факсе содержится приглашение на ужин или коктейль. Вы только представьте себе: ваше послание попадает в руки адресата, минуя всяких секретарш! Как правило, у только что прибывших участников нет никаких планов на этот вечер, а если даже и есть, то такое приглашение уже выделяет вас из числа всех остальных. Когда впоследствии вы встретитесь с этим человеком на конференции, то можете быть уверены, что он выразит вам благодарность за то, что вы подумали о нем.

Зачастую организация своего собственного форума внутри конференции – это наилучший способ добиться того, чтобы все люди, с которыми вы наметили пообщаться, собрались в одно время и в одном месте. В идеальном случае в числе приглашенных должны быть основные выступающие на конференции. Это привлечет внимание всех остальных к вашей персоне. Даже совершенно незнакомый человек окажется в центре внимания после того, как известные люди будут делиться своими впечатлениями о проведенном совместно с ним времени.

Я всегда пользуюсь этим методом, когда перед Новым годом в Нью-Йорке собираются на традиционную встречу политики, бизнесмены и другие известные люди. Я рассылаю нескольким из них шутливые записки с предложением «смыться» с официального ужина и провести время в каком-нибудь уютном ресторанчике. Во время этих встреч даже специально предусматривается один свободный вечер именно для таких мероприятий. Лучше всего этот метод срабатывает во время длительных трехдневных конференций. Если совещание проводится в вашем родном городе, то пригласите гостей к себе на настоящий домашний ужин. Я всегда так поступаю, когда в Лос-Анджелесе происходит глобальная конференция под руководством Милкена. Это один из лучших форумов в США и по содержанию, и по составу участников. Каждый год накануне его открытия я приглашаю ряд гостей к себе домой. Ведь многие из участников обычно приезжают за день до открытия, а домашний ужин в теплой семейной обстановке всегда предпочтительнее, чем еда в одиночку в отеле.

Ужин – это не единственный способ организовать «конференцию в конференции». В ходе продолжительных форумов зачастую проводятся различные мероприятия для заполнения свободного времени – турниры по гольфу, увеселительные поездки, экскурсии по историческим местам. Очень часто такие мероприятия чрезвычайно скучны. Вы когда-нибудь посещали музей в составе группы из 400 человек? Я чувствую себя в такой ситуации словно корова в стаде.

Ничто не может помешать вам взять на себя бремя лидерства в организации увеселительной программы или посещения мест, о которых оргкомитет конференции просто не подумал. Мой коллега по компании Starwood умело пользовался этим приемом во время конференций, проводимых в зимнее время. Будучи увлеченным горнолыжником, он подыскивал самое лучшее место (обычно один из склонов, находившихся в стороне от столбовых дорог, которые никто не принимал в расчет). Ему не составляло труда сколотить группу из нескольких лыжников, которые не могли противостоять соблазну опробовать девственно чистый склон.

Чем активнее вы выполняете роль хозяина своей собственной конференции, тем лучше помогаете другим людям завязывать полезные связи и становитесь центром внимания. Знакомясь с людьми на своем ужине или другом организованном вами мероприятии, недостаточно просто представиться самому. Надо представлять друг другу людей. Если ваш новый знакомый недостаточно быстро включается в общую беседу, сообщите другим присутствующим краткую информацию о нем, например: «В годы расцвета компании Coke’s Global Серджо отвечал в ней за развитие ее бренда. Дэвид, вы не хотите обновить бренд своей фирмы? В этом случае вам не найти лучшего советчика, чем Серджо».