Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени

Любая деятельность в рамках организации подвергается нормированию и учету. Труд персонала, связанного с получением материально-вещественного результата, легче поддается нормированию и изучению затрат на выполнение работ, а следовательно легче выявить потери и, сократив эти потери, в итоге повысить производительность труда. Труд управленческого персонала, работников, оказывающих услуги, в меньшей степени можно измерить и оценить.

В первом случае использование формализованных методов дает очень хорошие результаты для расчета затрат рабочего времени и выработки предложений по повышению производительности труда. Во втором случае применение данных методов для повышения эффективности деятельности не всегда результативно. Появление новых методов диагностики именно этой группы обусловлено изменением парадигмы управления и смещением акцентов с технократической на гуманистическую направленность. Вместе с тем тайм-менеджмент, являясь современной технологией управления временем, рассматривает и использует традиционные методы изучения затрат времени, предлагая новые методики диагностики.

Наиболее распространенным методом изучения трудового процесса и затрат рабочего времени является наблюдение. Наблюдение представляет собой метод научного исследования, заключающийся в активном, систематическом, целенаправленном, планомерном и преднамеренном восприятии объекта, в ходе которого получается знание о внешних сторонах, свойствах и отношениях изучаемого объекта[14].

К видам наблюдения относят хронометраж, фотографию рабочего дня, фотохронометраж.

Хронометраж представляет собой изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов операции[15]. Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время их выполнения. Основной задачей хронометража является определение факторов, влияющих на продолжительность каждого элемента исследуемой операции с целью проектирования ее рациональной структуры в целом и нормальной продолжительности отдельных ее элементов. При помощи хронометража определяют только действия, входящие в состав оперативной работы.

Удобство проведения замеров при хронометраже рабочего времени зависит от выбора фиксажных точек наблюдения для каждой рабочей операции. Фиксажные точки устанавливают границы начала и завершения операций, и в идеале должны сопровождаться хорошо различимыми внешними признаками – движениями рабочего, звуками инструмента или сигналами оборудования. Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.

До начала наблюдения необходимо проконтролировать наличие на рабочем месте нормальных (типичных) условий труда и подготовить наблюдаемого работника – рассказать о целях мероприятия и обсудить процедуру наблюдения.

Для проведения хронометража рабочего времени используются обычные электронные секундомеры, в идеале, с функцией хранения результатов замеров в памяти, – это позволит заносить данные в таблицу по результатам серии замеров и ускорит работу нормировщика.

Основным документом при хронометраже является карта хронометража рабочего времени, в которой отражены перечень технологических операций и фиксажные точки (начало операции / окончание операции) (приложение 1).

Обработка результатов хронометражей рабочего времени заключается в анализе коэффициентов устойчивости хроноряда, расчёте среднеаналитического времени на каждую операцию и суммировании результатов замеров.

По результатам анализа фактического времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по повышению производительности труда и скорости выполняемых операций, проводится анализ соответствия полученных норм с утвержденными и с фактически имеющейся выработкой.

В отличие от классического метода хронометража видный представитель российского тайм-менеджмента Г. А. Архангельский рассматривает хронометраж как персональную систему учета расходов личного времени путем письменной фиксации, дающей материал для анализа и принятия решений и являющейся инструментом повышения эффективности мышления[16]. Г. А. Архангельский различает две техники проведения хронометража: полную и сокращенную. При проведении полной техники в течение нескольких дней фиксируются все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут, далее выбираются ключевые показатели (от одного до трех), динамика которых отслеживается. Проведение сокращенной техники хронометража подразумевает, что «чувство времени» сформировано и выработана привычка вести его учет. В данном случае учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата.

Фотография рабочего дня (ФРВ) – более официальное и формализованное мероприятие. Инициатором проведения фотографии рабочего дня выступает, как правило, работодатель (отдел кадров, менеджер по персоналу и т. д.).

Данный метод предусматривает заранее установленные формы / таблицы / протоколы. Сама процедура регламентирована в соответствующих документах за подписью ответственных лиц.

ФРВ – это вид наблюдений, при котором замеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые работником за определенный период работы (за смену или ее часть) [17]. Проводит ее специалист – наблюдатель.

Основное предназначение ФРВ – это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени.

Использование фотографии рабочего времени для изучения содержания труда в полном объеме ограничено, поскольку работы, выполняемые управленческим персоналом, не всегда имеют явно выраженные отличительные признаки.

Наблюдение и измерение ведут по текущему времени. В наблюдательном листке (приложение 2) указывают все действия исполнителя и перерывы в работе в том периоде, в каком они происходят фактически. Одновременно фиксируют текущее время окончания каждого вида затрат рабочего времени, которое, в свою очередь, является началом следующего вида затрат.

Обработка результатов наблюдения состоит в вычислении продолжительности затрат рабочего времени по каждой из отмеченных категорий путем вычитания из текущего времени каждого последующего замера текущего времени предыдущего замера. После этого по всем замерам согласно принятой индексации проставляется краткое обозначение данного вида категории затрат рабочего времени. Как правило, это[18]:

1. Индексация затрат рабочего времени по видам.

Время работы (ВР) – это период времени (часть рабочего дня), в течение которого рабочий выполняет ту или иную работу, предусмотренную и непредусмотренную производственным заданием.

Время на отдых (ОТЛ) – это период времени, предоставляемый работнику в целях поддержания его трудоспособности, а также на личную гигиену и естественные надобности.

Время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства (ПНР) – перерывы в период выполнения производственного задания из-за организационных неполадок в обслуживании рабочего места и снабжении его всем необходимым для бесперебойной работы и технических неполадок.

Время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины (ПНД) – перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины вследствие случайных отвлечений рабочих от работы по различного рода неуважительным причинам.

2. Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

Время основной работы (О) – время, затрачиваемое работником на изменение предмета труда, его свойств, форм, размеров, состава, состояния.

Подготовительно-заключительное время (ПЗ) – это время, которое затрачивается на подготовку к выполнению производственного задания и на действия, связанные с ее окончанием.

Время на обслуживание рабочего места (ОРМ) – относится время, затрачиваемое на поддержание рабочего места в рабочем состоянии в течение всего рабочего времени.

Дальнейшая обработка состоит в выборке и составляет сводки одноименных затрат рабочего времени, в которых по каждой их категории проставляется суммарное время и определяется отношение к общему времени.

Данные методы были разработаны, использованы и продолжают использоваться в рамках традиционных методов оценки затрат рабочего времени для осуществления различных видов трудового процесса, при чем в их основе лежит метод наблюдений.

Г. А. Архангельский использует авторскую методику TM-диагностики, в основе которой лежит анкетирование различных групп менеджеров.

TМ-диагностика предполагает составление личного TM-профиля. Необходимо оценить насколько повседневная организация работы соответствует каждой из десяти заповедей тайм-менеджмента, сопоставленной определенному критерию (приложение 3) [19]:

1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте – практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко реагировать на изменения.

5. Целеориентированность. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами комфортны.

Приводится следующая градация «-2» – все ужасно, «-1» – плохо, «0» – ни плохо, ни хорошо, «1» – хорошо, «2» – я идеал и образец для других в этом вопросе. Данные оценки проставляются в таблице. После этого здесь же вносятся значения желаемого ТМ-профиля. Работа над организацией своего времени начинается с той ТМ-заповеди, по которой разрыв между желаемым и действительным оказался самым большим.

Каждый из рассмотренных методов как традиционных, так и современных имеет свои преимущества и недостатки.

Так, плюсами классического хронометража являются подробное изучение процесса труда, получение данных в абсолютном выражении (с, мин, ч) и их высокая достоверность, установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы, возможность непосредственного выявления причин потерь и нерациональных затрат времени. Минусами выступают длительность и трудоемкость наблюдения, трудность в установлении фиксажных точек, психологическое воздействие на работника, оказываемое постоянным присутствие наблюдателя. Преимуществом хронометража Г.А. Архангельского является отсутствие жесткого планирования, однако этот способ плохо подходит, если в 15 минут вмещаются сразу несколько дел.

Преимуществами фотографии рабочего времени являются возможность изучения всех без исключения затрат рабочего времени в течение рабочего дня или какой-то его части, возможность выявления факторов, поглощающих рабочее время. Недостатками – трудоемкость, создание психологических неудобств для наблюдаемых работников, отсутствие высокой точности результатов изучения.

ТМ-диагностика позволяет оценить общее владение ТМ-навыками и выявить узкие места, однако недостатком является субъективность оценки.

Выбор того или иного метода зависит от конкретных условий, в которых функционируют организации и тех целей, которые ставит менеджер. В дальнейшем от этого будут зависеть и те способы управления временем, которые будут использоваться в организации.