Учет численности работников

Учет отработанного времени

Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу.

Ведение табелей учета рабочего времени должно осуществляться в соответствии с требованиями трудового законодательства всеми предприятиями с использованием отраслевых унифицированных форм. На данный момент по учету труда разработаны унифицированные формы №Т-12 и №Т-13.

Форма №Т-12 " Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и форма №Т-13 " Табель учета рабочего времени" применяются для ежедневного отражения времени прихода работников на работу и ухода с работы, продолжительности рабочего времени, случаев опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин). Кроме того, в табеле фиксируются часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.д.

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе начисляется заработная плата.

Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам:

• отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки);
• оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, вынужденные простои, временная нетрудоспособность, выполнение государственных и общественных обязанностей);
• неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания);

Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими. Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.

Учет численности работников

Различают списочную численность, среднюю численность и среднесписочную численность работников предприятия.

В списочную численность работников за каждый календарный день включаются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам постоянные работники предприятия. При этом каждый из них принимается за единицу. Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

• фактически явившиеся на работу;
• находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации;
• не явившиеся на работу по болезни и т.д.

Не включаются в списочную численность работники:

• принятые на работу по совместительству из других организаций (внешних совместителей),
• выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера,
• привлеченные для работы на предприятии согласно специальным договорам с государственными организациями и т.п.

Учет численности таких работников ведется отдельно.

Расчет списочной численности производится на конкретную дату.

Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Средняя численность работников показывается в целых единицах.

Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время, т.е. пропорционально отработанному времени.

Если у работающих в организации неполное рабочее время составляет 4 часа в день, то эти работники учитываются как 0, 5 человека за каждый рабочий день. Например, в сентябре Иванов отработал 22 рабочих дня, Петров — 10, Сидоров — 5. Средняя численность не полностью занятых работников составила 0, 8 человека (0, 5 х 22 + 0, 5 х 10 + 0, 5 х 5): 22 рабочих дня в сентябре).

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока действия этого договора. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Аналогичный расчет производится за другие временные отрезки (квартал, год).

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта).

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу, в организации.

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. ф. №№ Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф. № Т-2), табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12), табель учета рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и другие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".