Раздел II. АСОИ.

3. Автоматизированные системы обработки информации

3.1. Необходимость применения АСОИ на предприятии.

В современных условиях управления предприятием необходимо быстро и своевременно реагировать на изменения происходящие, как внутри предприятия, так и вне его. Для этого приходится анализировать огромное количество информации о состоянии внешней и внутренней среды предприятия, так как в рыночных условиях достичь конкурентного превосходства можно в первую очередь за счет владения полными, достоверными и своевременными сведениями.

Учитывая многообразие информации, эффективное управление современной организацией представляет собой достаточно сложную задачу.

Поскольку основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, координация, контроль и анализ, то наиболее эффективное осуществление данных функций может быть осуществлено лишь на базе электронного документооборота с привлечением средств автоматизации информации.

Применение современных информационных технологий нацелено на внедрение «безбумажных» методов работы. Необходимо автоматизировать не только отдельные рабочие места, но и деятельность всего предприятия. Главная цель и к тому же первый результат автоматизации в области организационного управления — это налаженный учет.

Автоматизация помогает сделать результаты обработки информации более верными, чем, если бы информация обрабатывалась вручную, что непосредственно влияет на принятие управленческих решений, а также на изменение характера труда специалистов в сторону его интеллектуализации.

Создание и внедрение АСОИ на предприятии любой организационно-правовой формы необходимо в целях:

1) Обеспечения оптимального решения организационно-экономических, производственных, социальных задач в кратчайшие сроки.

2) Обеспечения эффективности деятельности предприятия и управления им на основе использования современных средств и достижений вычислительной техники и связи, новейших программно-математических средств.

З) Обеспечения руководства предприятия оперативной информацией для принятия им своевременных управленческих решений.

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех " потребителей":

1) Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2) Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3) В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

4) В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5) Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов. Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

Предметом АСОИ является изучение процессов автоматизации деятельности предприятия.

Задачами АСОИ являются изучение вопросов построения АСОИ, её структуры и организации функционирования.

Информационные технологии – совокупность методов, производственных процессов и програмно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение выдачу информации с целью снижения трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надёжности и оперативности.

Характерные особенности ИТ:

Предметом или объёктом обработки являются данные.

Целью обработки является получение новой информации.

Средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и вычислительные комплексы.

Процесс обработки информации делится на операции.

Выбор упрощённых воздействий при использовании информационных технологий осуществляется человеком.

Критерием оптимизации в ИТ является своевременность доставки, надёжность, достоверность и полнота информации.

Основные виды современных ИТ:

· обработка текста и подготовка документов

· электронные таблицы

· деловая графика

· автоматизированные рабочие места

· локальные сети

· глобальные сети

· телеконференции, телевещания

· экспертные системы.

Таким образом, благодаря автоматизированным системам пользователю предоставляется удобный доступ к информационным ресурсам, которыми он может пользоваться неоднократно, т.е. в несколько раз уменьшаются затраты времени на поиск и обработку необходимой информации.

Информация, и особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Отсюда следует вывод, что создание полноценной АСОИ будет способствовать значительно более эффективному использованию имеющихся человеческих и финансовых ресурсов.

3.2. Состав задач, решаемых АСОИ.

Разработка и внедрение программных средств касается всех структурных единиц, входящих в организацию. На современном этапе, на предприятии автоматизированы работы, связанные с учетом и анализом экономической информации. Это позволяет повысить их оперативность и достоверность учетной информации.

При построении АСОИ следует учитывать то, чтоее структура в любой организации должна включать в себя:

1.Обеспечивающую часть, состоящую из:

а) информационного обеспечения;

б) программного обеспечения;

в) технического обеспечения;

2.Функциональную часть, в которую входят такие подсистемы как:

а) подсистема текущего управления и оперативного управления производством;

б) подсистема управления финансами;

в) подсистема управления кадрами;

г) бухгалтерский учет;

д) подсистема управления реализацией;

Как правило, основой всей функциональной части считаются подсистема текущего и оперативного управления производством, подсистема управления финансами, подсистема бухгалтерского учета. Предприятие имеет множество задач в каждом подразделении и, соответственно, множество информационных потоков.

Рассмотрим некоторые из подсистем АСОИ.

Подсистема управления подготовкой производства. Основными задачами здесь являются:

1. расчет всех необходимых норм и нормативов для организации производственного процесса экспериментальной лаборатории художественных ремесел;

2. расчет плановых показателей.

Подсистема текущего управления. Ее цель: обеспечение балансовой увязки материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Основные задачи:

1. калькулирование себестоимости;

2. планирование прибыли.

Подсистема управления материально-техническим обеспечением.

Ее цель; удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимуме затрат.

Основные задачи:

1. учет обеспеченности материалами на складе;

2. расчет потребности в материалах;

Подсистема управления сбытом.

Основные задачи:

1. учет движения готовой продукции;

2. учет отгруженной и реализованной продукции,

Подсистема управления кадрами.

Основные задачи:

1. учет личного состава работающих,

2. учет движения кадров,

Подсистема бухгалтерского учета (рассмотрена далее).

Необходимо особо отметить, что по оперативному управлению производством решается широкий круг задач:

- расчет подетальных планов производства цехам завода;

- расчет незавершенного производства;

- расчет плана потребности по материалам.

Всей внутренней системой информации на ОАО «Ижсталь» управляет Отдел компьютеризации и программного обеспечения предприятия (090), которое является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору по корпоративной информатизации – начальнику управления корпоративной информатизации.

основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение максимальной загрузки имеющейся вычислительной техники и получения наибольшего экономического эффекта от ее использования.

2. Разработка и внедрение более совершенных методов механизации учета и вычислительных работ, основанных на современной технике.

3. Обеспечение руководящих работников и ведущих специалистов предприятия специально подготовленной информацией, необходимой для принятия решений при формировании технической политики, определения перспектив развития предприятия и управления производством, а также содействия решению производственных проблем, стоящих перед предприятием.

4. Комплексная защита информации на предприятии (антивирусная защита, пароли доступа).

5. Заказывать оборудование, настраивать и обслуживать его.

3.3. Организационно-экономическая сущность задачи «Автоматизация бухгалтерского учета».

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации. Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группировки и большой объем информации, что и предопределяет необходимость их компьютерной обработки.

Являясь одной из функций управления, бухгалтерский учет решает следующие важнейшие задачи: предоставление информации для научного планирования и повышения эффективности работы, контроль за выполнением сметы расходов учреждений, соблюдением режима экономии, охрана всех видов собственности, обеспечение информацией для внедрения и повышения эффективности работы, выявление резервов повышения эффективности и качества работы. Посредством учетной информации осуществляется контроль за мерой труда и мерой потребления, определяется объем выполненной работы и причитающаяся каждому работнику оплата в соответствии с количеством и качеством затраченного труда.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Цель решения задачи автоматизации бухгалтерского учета заключается в своевременном получении информации для принятия решений, повышение эффективности и качества выполняемой работы по ведению бухгалтерского учета, сокращение трудоемкости операций по сбору и регистрации документов, интеграции решения комплексов бухгалтерских задач, возможности организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

На предприятии ОАО «Ижсталь» для решения задач бухгалтерского учета используется программа «1С: Бухгалтерия», которая призвана решать следующие задачи:

1. кассовые и расчетно-финансовые операции (операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит);

2. учет материальных ценностей (приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка материальных ценностей; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация материалов);

3. учет труда и заработной платы (автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет);

4. учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию);

5. учет затрат на производство (учет накладных расходов);

6. финансовая отчетность (составление бухгалтерской отчетности).

3.4. Постановка задачи «Расчет премии».

Среди наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

Следует обратить внимание на технологии расчета оплаты труда, реализованные в программном продукте. Как известно, на одном и том же предприятии могут трудиться и постоянные сотрудники, и совместители, и лица, нанятые на основании договоров. Кроме того, нередко бывает и так, что один и тот же сотрудник работает по совместительству в нескольких структурных подразделениях. Следовательно, программа должна справляться с расчетом зарплаты по различным категориям персонала.

Целью данной задачи является ускорение и упрощение расчетов премий сотрудникам ОАО «Ижсталь».

3.5. Информационная база задачи.

3.5.1. Входная информация.

Для решения данной задачи используется следующий исходный оперативно-учетный документ:

Таблица 14 – Перечень используемых реквизитов.

Документ заполняется по каждому сотруднику бухгалтером и хранится как в электронной, так и в бумажной форме.

3.5.2. Выходная информация.

В результате решения задачи на печать выдается ведомость о премии сотрудника за период, пример которой приведен в таблице 16.

Таблица 15 – Ведомость о премировании сотрудника за месяц.

Структура выходной информации предоставлена в таблице 17.

Таблица 16 – Структура выходной информации.

3.6. Алгоритм решения задачи.

1. Путем ручного ввода сформировать массив «Лицевой счет» на основании учетных данных сотрудников.

2. Упорядочить его по табельному номеру сотрудника.

3. По табельному номеру отыскать размер оклада сотрудника

4. По табельному номеру отыскать размер коэффициента премии от оклада сотрудника.

5. Рассчитать размер премии по формуле

П = ОКЛ * КОЭФ

6. На основании расчетов составить таблицу выходной информации.

Блок-схема решения задачи

3.7. Экономическая эффективность АСОИ.

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Мероприятия, связанные с внедрением современных средств вычислительной техники, требуют значительных материальных и трудовых затрат. Обязательным условием применения этих средств является получение экономической эффективности от их внедрения. Для этого требуется проведение расчетов экономической эффективности и ее обоснования.

Обоснование экономической эффективности применения информационных технологий позволяет:

• определить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедрение автоматизированной системы сбора и обработки информации на различных уровнях ЭИС;

• установить основные направления автоматизации обработки информации исходя из специфики различных уровней ЭИС, а также методов получения, передачи и обработки информации на каждом из них;

• выбрать экономически эффективные варианты технологических процессов обработки экономической информации.

Экономическая эффективность автоматизированной обработки информации обеспечивается за счет следующих основных факторов:

• высокой скорости выполнения операций по сбору, передаче, обработке и выдаче информации, достигнутой за счет высокой производительности современных технических средств, максимального сокращения времени на выполнение отдельных операций;

• повышения качества выполнения экономических расчетов благодаря созданию единой информационной базы, установления четкого графика ее получения, устранения из нее постоянных данных и производных показателей, а также за счет ее централизованной обработки;

• улучшения информационного обслуживания различных уровней ЭИС за счет сокращения сроков разработки и получения документов.

Исходя из вышеизложенного следует сказать, что общая эффективность применения информационных технологий находится в прямой зависимости от снижения затрат на обработку информации (так называемая прямая эффективность) и от достигаемого повышения уровня информационного обслуживания (так называемая косвенная эффективность).

Прямая эффективность выражается в снижении трудовых и стоимостных затрат на обработку экономической информации и непосредственно, т.е. количественно, влияет на экономические показатели деятельности вычислительных установок, занимающихся ее обработкой.

Косвенная эффективность характеризует качественные изменения, происходящие в результате применения средств вычислительной техники. Они выражаются в повышении качества выполнения экономических расчетов, увеличении состава получаемой информации, повышении ее достоверности и оперативности и т.д

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Заключение.

В данной работе рассмотрены вопросы организации внешнеэкономической деятельности на уровне предприятия. Работа состоит их трех глав.

В ходе работы было проведено обследование предприятия, изучены и оценены его основные организационно - технические характеристики, выполнен финансово - экономический анализ деятельности предприятия за 3 года, дана оценка состояния использования вычислительной техники на предприятии и выполнена постановка задачи.

Итак, анализ финансового состояния ОАО «Ижсталь» за период с 2008 г. по 2010 год показал, что большинство финансовых показателей производственно-хозяйственной деятельности улучшили свои значения и обеспечивают: достаточный уровень текущих активов для покрытия текущих обязательств, снижения зависимости предприятия от заемных источников средств, увеличение деловой активности производственно-хозяйственной деятельности, увеличение эффективности использования активов, собственного капитала.

В данной работе отражены результаты решения поставленных перед исследователем задач:

- объектом изучения организации ВЭД являлось ОАО «Ижсталь»

В настоящее время предприятие является одним из основных российских производителей нержавеющих и специальных сталей и сплавов;

- внешнеэкономическая деятельность реализуется на предприятии в форме внешней торговли продукцией, а также сопутствующими ей информацией и услугами. Внешняя торговля осуществляется посредством экспорта, Объем экспорта предприятия в рамках международного рынка стали значительны, объемы экспорта составляют 10-13% от общего объема реализации предприятием своей продукции;

- за организацию и проведение внешнеэкономических операций в ОАО «Ижсталь» отвечает управление внешнеэкономических связей, взаимодействующая при этом с различными подразделениями предприятия.

- Таким образом, организация внешнеэкономической деятельности ОАО «Ижсталь» соответствует техническим и финансовым возможностям предприятия, его конкурентоспособности в мировом масштабе. Возможно, в дальнейшем, при расширении внешнеэкономических операций и завоевании определенной ниши на международном рынке стали предприятие создаст совместное предприятие с какой-либо зарубежной организацией (торговой, транспортной, промышленной) для укрепления своих позиций или учредит представительство (либо внешнеторговую фирму) в районе наиболее перспективных продаж. В настоящее время без проведения определенных исследований трудно предсказать будущее Общества, тем не менее, сейчас внешнеэкономическая деятельность предприятия находится на такой стадии, при которой ему необходимо уделить пристальное внимание стратегическим вопросам развития ВЭД, разработать мероприятии для внедрения стратегических целей в отношении ВЭД. Руководство предприятия должно задуматься об укреплении его положительно имиджа на внешних рынках.

На сегодняшний день ОАО «Ижсталь» занимает ведущие позиции среди лучших российских производителей нержавеющих и специальных сталей и сплавов. Предприятие выпускает металлопродукцию из конструкционных, инструментальных, быстрорежущих, нержавеющих марок сталей – сортовой и калиброванный прокат, сталь со специальной отделкой поверхности, проволоку

различного назначения, холоднокатаную и плющеную ленту, стальные фасонные профили высокой точности.

Список литературы:

1. Абрютина М.Л.Экономика предприятия. М.: Дело и Сервис, 2004 г.

2. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебное пособие. М., 2001 г.

3. Бадаш Х.З. Экономика и организация производства на предприятии: учебное пособие. /Под общ. ред. профессора Х. З. Бадаша. При участии ст. преподавателей З. И. Агаповой, Л. А. Имамутдиновой. Ижевск: Издательство Института Экономики и Управления ГОУВПО «УдГУ», 2004. – 366 с..

4. Борисов Л.И. Анализ финансового состояния предприятия. Выпуск АКДИ БП №5, февраль 2001 г.

5. Ефимова О.В. Оборотные активы организации и их анализ. «Бухгалтерский учет» №19, октябрь 2000 г.

6. Кононенко О. Анализ финансовой отчетности. - 3-е изд., перераб. и доп. - Х.: Фактор, 2005. - 156

7. Пятов М.Л. Анализ финансовой устойчивости организации. «БУХ. 1С», №1, январь 2005 г.

8. Отчетность ОАО «ИЭМЗ «Купол»

9. Ронова Г.Н. Анализ финансовой отчетности. Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2005. – 155с.

10 Сафронова Н.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М., 2004 г.

11. Титов В.И. Экономика предприятия: учебник. М.: Эксмо, 2008 г.

12. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ, 2006 г.

13. Шим Дж., Сигел Дж. Методы управления стоимостью и анализ затрат. - М.: Филин, 2000 г. – 510 с.

Приложение А. Сравнительный анализ баланса.