Общие требования к заполнению налоговой карточки

Обратите внимание!

С 1 января 2011 г. налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ).

До 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму, либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Ниже перечислены требования к заполнению формы 1-НДФЛ на основании Порядка заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Налоговая карточка ведется индивидуально по каждому физическому лицу, которому выплачивается доход. Данные в нее нужно заносить ежемесячно исходя из всех произведенных выплат. В то же время в карточке не отражаются те доходы, которые полностью освобождены от налогообложения независимо от их суммы. Например, к ним относятся пособия по беременности и родам, полученные алименты, суммы единовременной материальной помощи членам семьи умершего работника и прочие (ст. 217 НК РФ, абз. 10 Порядка).

Если налогоплательщик одновременно получает в учреждении несколько видов доходов, например заработную плату, вознаграждение по гражданско-правовому договору, материальную помощь и прочее, на него оформляется только одна карточка. А разные виды доходов просто отражаются в отдельных разделах.

В налоговой карточке указываются только те доходы, которые выплачивает учреждение. Доходы, полученные от других налоговых агентов, отражать не нужно (абз. 3 п. 3 ст. 226 НК РФ, абз. 14 Порядка). Такая ситуация может возникнуть, когда налогоплательщик работает по совместительству в другой организации. Однако в случаях, когда работник менял место работы, в карточке справочно указывается доход с предыдущего места работы (абз. 3 разд. 3 Порядка).

Например, работник устроился работать в государственное (муниципальное) учреждение в июле текущего года. До этого времени он работал в другой организации. На данного работника нужно завести налоговую карточку по форме 1-НДФЛ. В ней учреждение будет отражать только те доходы, которые выплачивает с июля. Разделы карточки, которые относятся к предыдущим месяцам, заполнять не нужно. При этом сумму дохода, полученного по предыдущему месту работы, необходимо отразить в графе " Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%, с предыдущего места работы" разд. 3 налоговой карточки. Это необходимо для правильного расчета стандартных налоговых вычетов.

При заполнении налоговой карточки не нужно учитывать суммы, которые удерживаются из заработной платы (иного дохода) налогоплательщика по его распоряжению либо по решению суда или иных органов (например, алименты, суммы возмещения вреда и пр.). Дело в том, что они не влияют на расчет налоговой базы, так как вычитаются из дохода уже после удержания НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ, абз. 11 Порядка).

Все показатели в налоговой карточке указываются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм НДФЛ. Суммы налога нужно исчислять в полных рублях, при этом значения до 50 коп. отбрасываются, а 50 коп. и более - округляются до целого рубля (абз. 12 Порядка).

Если доходы физического лица выражены в иностранной валюте, то они пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России на дату их фактического получения (п. 5 ст. 210 НК РФ, абз. 13 Порядка). Эта дата определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. Такой же порядок применяется и к расходам, если они учитываются при исчислении НДФЛ налоговым агентом.

Вносить данные в налоговую карточку лучше с использованием упомянутого выше Порядка. В то же время необходимо обращать внимание на изменения законодательства, которые произошли с момента принятия Порядка. Такие изменения см. в комментариях по заполнению конкретных разделов карточки.