Документы в списке

Результатом заполнения карточки реквизитов является количество документов, соответствующих запросу. Для вывода этих документов на экран монитора следует щелкнуть кнопку “Поиск”. Перед Вами выводится список отобранных документов.

По списку можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором или с помощью линейки прокрутки. Курсором считается высвечивающая документ полоса.

Стрелка вверх (переместить курсор на предыдущий документ в списке),

Стрелка вниз (переместить курсор на следующий документ в списке),

PageUp (переместить курсор на страницу вверх),

PageDown (переместить курсор на страницу вниз),

Home (переместить курсор на первый документ списка),

End (переместить курсор на последний документ списка).

Действия, которые можно производить с документами, находясь в списке, описаны в локальном меню, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши. Кроме того, наиболее важные операции приведены в главном пиктографическом меню вверху экрана.

Вернитесь в список, нажав клавишу “ESC”. Установите курсор на первый документ списка и щелкните левой кнопкой мыши. Вы попадаете в текст документа. Если текст данного документа отсутствует на вашей машине, то система сообщит Вам об этом. Если Вы решите, что он Вам нужен, то его следует заказать.

В системе «Консультант Плюс» реализована удобная возможность просмотра текста без выхода из списка документов.

Для этого, находясь в списке документов, выберите опцию “Вид” в главном меню, а затем опцию “Список и текст”. Рабочее поле экрана разобьется на два окна. В верхнем окне находится список документов, в нижнем - текст документа, на котором установлен курсор в списке верхнего окна. С помощью мыши Вы можете переходить из окна в окно. В каждом окне Вы можете работать самостоятельно.

В нижнем окне две вставки “Текст” и “Справка”. В любой момент можно получить справку по высвеченному документу.

Если Вы не хотите просматривать два окна, то можно вернуться в список документов, нажав клавишу “ESC” или закрыв последнее окно.

Если список довольно большой, то его удобно разбить на несколько групп и работать дальше отдельно с каждой группой. Для того чтобы положить документы в папки, достаточно отметить их клавишей “INSERT” и нажать клавишу “F5”. Задать с клавиатуры название папки и продолжить работу.

Пример. Заполним карточку реквизитов:

Тематика: Налоговая система РФ

Вид документа: Письмо или телеграмма

Принявший орган: Госналогслужба РФ

Дата принятия: с 01.01.97 по 01.03.97

система сообщает, что запросу соответствует ___ документов.

Нажмите клавишу F9 или кнопку “Поиск”. Выведется список документов. Клавишей “INSERT” отметьте только письма Госналогслужбы.

Нажмите клавишу F5 или значок “В папку”. Выберите опцию с названием “Новая папка” и введите название папки, например “Письма ГНС” и нажмите кнопку “Занести”.

Система возвращается в список документов.

Пример. Проверим содержание папки “Письма ГНС”.

Для этого, находясь в списке документов, выберите в главном меню “Окно базы” и опцию “Папки”. Выберите нужную папку, если она есть в списке, и дважды щелкните левой кнопкой мыши или щелкните мышью кнопку “Папка”. Перед вами появится список документов, содержащихся в данной папке. Нажав клавишу “ESC” вернитесь в список.

Пример. Аналогично сформируйте папку с телеграммами ГНС.

Для удаления из папки ненужных документов необходимо войти в папку, отметить ненужные документы клавишей “INSERT”и нажмите клавишу “DELETE”.

Сохранять документы можно и в кармане. Карман - это папка документов с фиксированным названием и возможностью быстрого включения в него документов, а также быстрого просмотра его содержимого. В отличие от остальных папок, Карман всегда есть в системе, его не надо создавать и невозможно удалить. Кроме того, Карман обладает следующим свойством: если документ уже помещен в Карман, а Вы заносите этот же документ еще раз, то он удаляется из Кармана. Это свойство Кармана может быть использовано для вычитания списков. Например, Вы сформировали запрос и все найденные документы поместили в Карман. Затем сформировали другой список и снова все найденные документы поместили в Карман. В результате документов, найденных одновременно в обоих запросах, в Кармане не окажется, т.е. выполнена операция, которую условно можно назвать операцией вычитания списков.

Пример. Сформируем список документов, в которых рассмотрены вопросы, связанные со счетами-фактурами, и занесем некоторые из этих документов в Карман.

Очистите карточку реквизитов при помощи кнопки " Удалить все". Установите курсор на поле " Ключевые слова", наберите " счет-фактура" и нажмите кнопку " Выбрать". Нажмите кнопку " Поиск" для формирования списка документов. Занесем четвертый документ сформированного списка в Карман. Для этого установите курсор на этот документ и нажмите кнопку пиктографического меню " В карман/из кармана". Документ занесен в Карман. Для удобства документ, помещенный в Карман, получает признак " Карман", справа под названием документа в списке. Теперь занесем в Карман первые три документа списка. Отметьте эти документы в списке. Для выделения документов в списке можно использовать клавишу Insert или левую кнопку мыши (ее нужно держать нажатой, проводя указателем мыши по выделяемым документам). Нажмите кнопку пиктографического меню " В карман/из кармана". Документы занесены в Карман. Занести документ в Карман можно, и находясь в тексте документа. Зайдите в текст пятого документа списка (дважды щелкните на его названии) и нажмите кнопку пиктографического меню " В карман/из кармана". Документ занесен в Карман. Для удобства документ, помещенный в Карман, получает признак " В кармане" в правой части статусной строки. Удалим из Кармана документ. Выйдите в список документов и установите курсор на названии первого документа. Нажмите кнопку пиктографического меню " В карман/из кармана". Документ будет удален из Кармана и признак " Карман" справа под названием документа исчезнет. Посмотреть список документов, находящихся в Кармане, можно либо из окна с папками, где он всегда находится в качестве одной из папок (корешок " Папки" в окне базы данных), либо из списка или текста документов, нажав на кнопку пиктографического меню " Карман".

Задание для самостоятельного выполнения.

1. Найдите действующую редакцию ПОСТАНОВЛЕНИЯ " О МЕРАХ ПО РЕАЛИЗАЦИИ УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 28 ИЮНЯ 2007 Г. N 825 " ОБ ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" ", войдите в его текст и, находясь в тексте, занесите этот документ в Карман.

2. Найдите все действующие классификаторы, имеющиеся в системе, и занесите их все в Карман. Затем выйдите из системы, войдите в нее снова, откройте Карман и удалите из него все классификаторы.

Интересующие Вас документы можно сохранить в файле. Для сохранения документа в файле необходимо:

· находясь в списке документов, выделите нужный документ.

· Нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню

· выберите команду “Сохранить как...”

· выберите папку для сохранения

· введите имя файла

· нажмите кнопку “Сохранить”.

Для печати документа необходимо:

· находясь в списке документов, выделите нужный документ.

· Нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню

· выберите команду “Печать”

· выберите тип принтера,

· номера страниц для печати

· число копий

· нажмите кнопку “Ок”

Документ будет распечатан с реквизитами, которые заданы в меню “Сервис”, “настройка”, “Печать”.

Для распечатки всего документа достаточно щелкнуть пиктограмму принтера в главном меню.

Каждый документ в списке представлен в следующем виде:

· тип документа

· принявший орган

· дата принятия

· регистрационный номер

· название документа

· сообщение системы о наличии текста документа

· его размер в Кб.

Пример. Очистите карточку реквизитов при помощи кнопки " Удалить все". Установите курсор на поле " Вид документа", наберите " распоряжение" и нажмите кнопку " Выбрать". Нажмите кнопку " Поиск".

Перед Вами список документов - все распоряжения, включенные в информационный банк системы. Все документы в списке отсортированы по времени. Определите, какой порядок сортировки установлен - " Сначала самые новые" или " Сначала самые старые" (" Сначала самые новые" означает, что первым в списке представлен документ с наиболее поздней датой принятия, т.е. самый " свежий" документ). По желанию пользователя можно изменить порядок сортировки. Определить и изменить установленный порядок сортировки можно в окне " Настройки", которое вызывается кнопкой пиктографического меню " Настройки".

Слева от названий документов находятся пиктограммы, показывающие статус документа: недействующая редакция, утратил силу. Кроме того, под недействующими редакциями и утратившими силу документами имеется соответствующая надпись. После каждого документа указан и объем документа (Кб). 4 Кб примерно соответствуют одной печатной странице текста.

Обратите внимание на строку статуса. В ней, после надписи " Для помощи нажмите F1", показаны через двоеточие порядковый номер в данном списке документа, на котором установлен курсор, и количество документов в списке.