Для представления в Пенсионный фонд РФ

Сведения о застрахованных лицах для персонифицированного учета вы можете подавать по выбору (п. п. 6, 13, 14 Инструкции N 192п):

- в бумажном виде;

- в электронном виде по каналам связи (если электронное представление заверено электронной подписью).

Если вы подаете документы в бумажном варианте, вам нужно сгруппировать их в комплекты (пачки). Так определено п. 6 Инструкции N 192п.

Каждая пачка должна содержать документы только одного наименования. Причем в нее надо включать не более 200 документов. Для формы СЗВ-4-2 пачка должна быть представлена не более чем на 200 застрахованных лиц (п. п. 6, 10 Инструкции N 192п).

Например, если вы передаете в Пенсионный фонд РФ формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, то их нужно сгруппировать по отдельным пачкам.

А если сведения по форме СЗВ-4-1 вы подаете, в частности, на 350 физических лиц, то в этом случае также надо сформировать два комплекта.

В отдельные пачки также формируются сведения по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (п. 11 Инструкции N 192п):

- по застрахованным лицам, выходящим на пенсию;

- подаваемые на различные категории застрахованных лиц;

- содержащие корректирующие сведения;

- содержащие отменяющие сведения.

Кроме того, сведения по форме СЗВ-4-2 представляются в отдельных пачках по работникам, работающим в различных территориальных условиях.

Все сведения заверяются подписью и печатью организации (п. 33 Инструкции N 318, п. 9 Инструкции N 192п).

Как мы указывали выше, все передаваемые документы должны сопровождаться описью по форме АДВ-6-1. Причем эта опись составляется отдельно на каждую пачку документов (п. 7 Инструкции N 192п).

Например, организация " Альфа" сформировала четыре пачки документов. На каждую из них нужно составить опись по форме АДВ-6-1.

Опись подписывается исполнителем, заверяется подписью руководителя (доверенного лица) и печатью организации. Когда сведения представляет страхователь, который не является юридическим лицом, опись заверяется его личной подписью (п. 8 Инструкции N 192п).

Зачастую территориальные органы Пенсионного фонда РФ помимо описей требуют от страхователей составлять еще пояснительную записку к представляемым сведениям. Формы пояснительной записки, предложенные Отделением ПФР по г. Москве и Московской области, вы можете посмотреть в справочном материале " Информация о пояснительных записках, представляемых в территориальные органы ПФР, подведомственные Отделению ПФР по г. Москве и Московской области (по состоянию на 07.05.2008)". Так, согласно этим формам в записке нужно указать суммы взносов по каждой пачке сведений, а также итоговые суммы взносов по всем работникам.

Отметим, что вы не обязаны представлять такую пояснительную записку и тем более не должны соблюдать ее форму, которую рекомендуют органы Пенсионного фонда РФ. Ведь ни Закон N 27-ФЗ, ни Инструкция N 318, ни Инструкция N 192п таких правил не устанавливают.

Однако если ваше территориальное отделение ПФР пояснительную записку требует и спорить с сотрудниками Фонда вы не хотите, то ее лучше все же приложить к сведениям. Форму записки рекомендуем уточнить непосредственно в вашем территориальном отделении.

Бывает, что территориальное отделение Пенсионного фонда РФ находит ошибки в представленных документах. В таком случае оно возвращает документы страхователю. Дело в том, что Фонд не вправе вносить в лицевые счета данные документов, которые оформлены с нарушениями. В таких случаях в течение двух недель после уведомления об ошибках вы должны представить в Пенсионный фонд РФ уточненные сведения (п. п. 34, 36 Инструкции N 318).