Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Все отношения, возникающие между покупателями и поставщиками в обязательном порядке оформляются договором, что на территории РФ регулируется Гражданским Кодексом.

Движение продукции от поставщика к потребителю оформляется това­росопроводительными документами, предусмотренными условиями договоров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом-фактурой).

Формы первичных учетных документов, оформляемых при выбытии продукции, утверждены постановлением Госкомстата России № 132. Несоблюдение установленных правил документального оформления товаров может обернуться для поставщика за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета ст 120 НК РФ). Кроме того, для покупателя составленный неверно документ может означать невозможность принятия соответствующих расходов к учету.

Накладная в ООО «Ритм» выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска продукции со склада (приложение 23). В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога (добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими продукцию, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и покупателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит условий получения продукции покупателем, места передачи продукции и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке то­варов автомобильным транспортом (приложение 19). Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены специфика­ции и упаковочные листы, о чем в накладной делается отметка.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то дол­жна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Счет ООО «Ритм» выписывает на поставляемую партию продукции и является основанием для оплаты товара (приложение 24). Заметим, что выписка счета не является обязательной. Товар можно оплатить на основании дого­вора, накладной или иных первичных учетных документов, признан­ных сторонами договора (поставщиком и покупателем) основанием для оплаты.

Отпуск продукции со склада продавца следует производить при предъявлении получателем груза надлежащим образом оформленной доверенности (приложение 25). Именно она подтверждает право материально ответ­ственного лица на получение товара.

Выдача продукции без доверенности возможна. Но если впоследствии организация-получатель станет утверждать, что ничего не получала, доказать обратное будет весьма затруднительно. Может оказаться, что гражданин, получивший груз без доверенности, уже не работает (или вообще никогда не числился) в той организации, от имени которой он якобы получил груз, просто злоупотребил служебным положением и получил груз для себя лично, лишь прикрываясь именем организа­ции, где работает, и т.д. и т.п.

В розничной торговле ООО «Ритм» денежные расчеты с населением ведет с применением контрольно-кассовых машин.

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность меж­ду показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.

Отпуск товаров оформляется расходной накладной. Данные об отпуске товаров и получении вы­ручки отражаются в книге по факту совершения операций на основа­нии приходно-расходных документов с выводом каждый раз нового остатка товаров. Записи в книге производятся ответственными лица­ми, отпускающими товар или принимающими выручку.

Если товары отпускаются на день (смену) работы материально ответственным лицам, то отпуск оформляется расходно-приходной накладной по форме № ТОРГ-14 (приложение 23)

В объем розничного товарооборота включается сумма выручки, сданная материально ответственным лицом по окончании рабочего дня в кассу организации. Прием наличных денег оформляется при­ходным кассовым ордером (приложение 5). Номер, дата приходного ордера и сумма, на которую продан товар, указываются в расходно-приходной наклад­ной. Количество и сумма не реализованных за день товаров указыва­ются в соответствующих графах расходно-приходной накладной. За­тем суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой про­данных товаров. Полный отчет материально ответственного лица за по­лученное количество товаров обязателен.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен счет 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками".

Счет 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 " Продажи", 91 " Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены покупателям расчетные документы.

Счет 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 " Расчетные счета" или 52 " Валютные счета" и кредиту счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" (на сумму погашения задолженности) и 91 " Прочие доходы и расходы" (на величину процента).

Аналитический учет по счету 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" на ООО «Ритм» ведется:

- по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету,

- при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.

Построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" обособленно.

На счете 62 также отражаются суммы полученных авансов и предварительной оплаты. Их учет должен вестись обособленно на отдельном субсчете " Расчеты по полученным авансам" счета 62.

Суммы полученных авансов под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, а также полученной оплаты при частичной готовности продукции и работ отражаются по кредиту счета 62, субсчет " Расчеты по авансам полученным" в корреспонденции со счетами учета денежных средств

Средства полученных авансов и полученной оплаты по частичной готовности продукции и работ, зачтенные при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за поставленные изделия полной готовности, материалы и выполненные работы, отражаются по дебету счета 62, субсчет " Расчеты по авансам полученным" и кредиту счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками".

Аналитический учет по субсчету " Расчеты по авансам полученным" счета 62 ведется по каждому кредитору.

С суммы предоплаты, поступившей на расчетный счет предприятия в счет предстоящих поставок продукции, ООО «Ритм» исчисляет налог на добавленную стоимость, в соответствии со статьей 162 главы 21 Налогового кодекса РФ. Согласно п.18 «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2.12.2000г. №914 при получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж (приложение 26). При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансов или иных платежей в книге продаж производится корректировочная запись, уменьшающая ранее начисленную сумму налога по этим платежам.

Для учета выручки на ООО «Ритм» открыт счет 90-1 «Выручка».

Также к счету 90 у предприятия открыты следующие субсчета:

90-1 " Выручка";

90-2 " Налог на добавленную стоимость";

90-3 " Себестоимость продаж";

90-4 " Себестоимость управленческих расходов";

90-6 «Коммерческие расходы»

90-8 «Экспортная пошлина»

90-9 " Прибыль (убыток) от продаж.

При отражении в учете выручки от продаж бухгалтер должен сделать запись по кредиту 90-1: дебет 62 Кредит 90-1.

Аналитический учет по счету 90 «Продажи» ведется по каждому виду проданных товаров, продукции, выполняемых работ, оказанных услуг.

Датой получения доходов от реализации имущественных прав признается дата подписания акта передачи имущественных прав новому кредитору (правообладателю). Учетной политикой ООО «Ритм» предусмотрено признание доходов по методу начислений.

Пример.

15.10.04 ООО «Ритм» отгрузило ООО «Ариадна» продукцию. Согласно договору, покупатель приобретает право собственности на товар после его оплаты. Цена товара 120000 руб., себестоимость 60000 руб.

Бухгалтер ООО «Ритм» сделал записи (таблица 15).

Таблица 15 - Бухгалтерские записи по расчетам с покупателями в октябре 2004 г.

Алгоритм отражения данных записей в учетных регистрах Общества следующий (напомним, что учет на предприятии ведется с помощью программы 1: С Бухгалтерия, версия 7, 7):

1) в журнале «Готовая продукция» производится запись об отгрузке товара, что фиксируется в карточке счетов 45 и 43. (приложение 27)

2) в журнал «покупатели» заносится сумма стоимости отгруженной продукции, отражаясь при этом в карточках счетов 51 и 62; (приложение 28)

3) в журнале покупатели - фиксируется сумма выручки, одновременно отражаясь в карточке счетов 90-1 и 62; (приложение 29)

4) списание себестоимости производится в журнале «Товары отгруженные», фиксируясь при этом одновременно в карточках счетов 90-2 и 45.

Далее формируются следующие учетные регистры, в которых находит отражение факт всех выше произведенных операций:

Журнал-ордер № 11;

Журнал-ордер и ведомость № 2;

Журнал ордер ведомость №10

Сразу после того, как бухгалтер отразил выручку от продаж в учете и списал себестоимость проданных товаров, необходимо сделать проводки по начислению налогов, являющихся составной частью цены. На исследуемом предприятии это только НДС (Напомним, что до 2003 года еще уплачивался налог с продаж).

Для целей налогообложения выручку от продаж ООО «Ритм» учитывает по моменту отгрузки продукции. При этом налоги начисляются после того, как право собственности на отгруженные товары перешло к покупателю.

Пример:

ООО «Ритм» продало продукцию ООО «Ариадна» на сумму 120000 руб. Себестоимость товара 60000 руб. Бухгалтер сделает следующие записи:

Таблица 16 - Бухгалтерские записи по расчетам с покупателями ООО «Ритм» в октябре 2004 г.

В данном случае алгоритм записей в учетных регистрах тот же, что и в предыдущем примере, за исключением присутствия счета 68, при отражении операций на котором, в журнал «Налоги» заносят запись, что отражается в карточке счета 68 и журнале-ордере № 8 в конце месяца.

По окончании каждого месяца бухгалтер ООО «Ритм» определяет финансовый результат от продаж. Если разница между выручкой и себестоимостью положительная, то ООО «Ритм» в отчетном периоде получило прибыль. Эту сумму отражают заключительными оборотами месяца по дебету субсчета 90-9 и кредиту счета 99.

Если разница отрицательная, то Общество понесло убыток. Эту сумму отражают заключительными оборотами месяца по дебету субсчета 99 и кредиту счета 90-9.

Счет 90 на конец каждого месяца иметь сальдо не должен. Однако все субсчета счета 90 в течении года сальдо иметь могут, и их величина будет увеличиваться начиная с января отчетного года.

При этом субсчет 90-1 в течение года может иметь только кредитовое сальдо, а субсчет 90-2, 90-3, 90-4, 90-5, 90-6 – только дебетовое. Субсчет 90-9 может иметь как дебетовое сальдо (прибыль), так и кредитовое (убыток).

Продолжим наш пример (таблица 17).

Таблица 17 - Бухгалтерские записи

Таким образом, кредитовые и дебетовые обороты по субсчетам счета 90 будут равны, по состоянию на 01.01.04 сальдо по счету 90 в целом, так и по всем открытым к нему субсчетам будет равно нулю.