Учет кассовых операций

Операции по учету кассовых операций предприятия регулируются следующими нормативными документами:

v Налоговый кодекс РФ, гл. 21;

v ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.1996 в ред. Закона РФ от 30.06.2003 г. № 86 ФЗ

v Положение ЦБ РФ «О правилах организации налично-денежного обращения на территории РФ» № 14п от 05.01.1998 в ред. от 31.10.2002 г. № 1201 у;

v Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995;

v «ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием пластиковых карт» от 12.05.2003 № 54-ФЗ.

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

На ООО «Ритм» учет кассовых операций ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Действия предприятия по ведению кассовых операций регламентированы Положением ЦБ РФ «О правилах организации налично-денежного обращения на территории РФ» № 14п от 05.01.1998 в ред. от 31.10.2002 г. № 1201 у.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за со­хранность всех принимаемых им ценностей. С кассиром заключают договор о материальной ответственности (приложение 4).

Предприятие создаёт условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Министерством Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспорти­ровке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, которые подлежат соблюдению на предприятиях всех организационно- правовых форм и видов деятельности.

Для кассы выделено особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных касси­ром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал про­водится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты кото­рой фиксируются в акте. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами формы КО-1, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномо­ченным, и кассиром (Приложение 5). При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кас­сира. В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты и т. п.) указывают, от кого и за что получены деньги (получение денежных средств в банке, оплата продукции или услуг, возврат остатка подотчетных сумм и т. п.), сумма. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составле­ния. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенную штампом кассира. Квитанция удо­стоверяет, что деньги действительно внесены в кассу,

В целях упорядочения приема и учета наличных денежных средств, посту­пающих от населения в качестве платы за товары и услуги, и обеспечения прав потребителей установлено обязательное применение предприятиями всех ор­ганизационно-правовых форм собственности контрольно-кассовых машин при расчетах с населением.

У Общества имеется сеть розничных магазинов и столовая, в которых при­ем денежной наличности осуществляется с применением кассовых аппаратов.

В соответствии с Законом РФ ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием пластиковых карт» от 12.05.2003 № 54-ФЗ» предприятием зарегистрированы 14 контрольно-кассовых машин в на­логовых органах по месту нахождения торговых точек.

На ООО «Ритм» выбытие наличных средств производится по следующим направлениям: на оплату материалов поставщикам, на оплату труда, матери­альную помощь и беспроцентные ссуды сотрудникам, в подотчет на хозяйст­венные нужды, на расчетный счет предприятия.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам формы КО-2 (Приложение 6). В нем указывается: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумма, дата. Документ на выдачу денег должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Если на прилагаемых к рас­ходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется раз­решительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. При выдаче денег по расходному ордеру кас­сир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удо­стоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и от­чество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кас­сира и прикладывается к расходному кассовому ордеру. Выдачу денег по орде­ру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также рас­писывается в ордере.

Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Полу­чено» или «Оплачено» с указанием даты.

В соответствии с действующим законодательством ООО «Ритм» рассчи­тывается наличными денежными средствами только в установленных пределах.

Руководителем предприятия установлен срок в течение которого подот­четные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвер­жденный в установленном порядке авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов предоставляется в бухгалтерию. Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации, а приобретенные ценности приходуют на склады и произведенные расходы спи­сывают непосредственно на текущие расходы.

Заработная плата, пособия выдаются кассиром по платежной ведомости формы № Т-53 (приложение 7). На платежной ведомости ставится разрешительная надпись ру­ководителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы пропи­сью.

По истечении срока выдачи денег по ведомости (в течение трех дней)

против фамилий лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит штамп " Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кас­совый ордер.

При сдаче наличных денег на расчетный счет кассир составляет объявле­ние на взнос наличными (Приложение 8), в котором указывает источник обра­зования вносимых средств (выручка за работы и услуги, не выданная заработ­ная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые, суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

В настоящее время бухгалтерия ООО «Ритм» работает в условиях пол­ной автоматизации учета на базе ПЭВМ. Используется сетевая программа «1 – С: Предприятие» (версия 7.7).. В бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Эти первичные документы оформляются путем заполнения (с клавиатуры ЭВМ) соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на мониторе. После этого документ распечатывается. В соответствии с поряд­ком ведения кассовых операций, приходные и расходные кассовые ордера оформляются в бухгалтерии и передаются в кассу для исполнения. В этой свя­зи с кассовыми ордерами работают дважды: сначала их заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, после получения от кассира отчета, (проводят) форми­руют проводки. Таким образом, данные о документах вводятся в информаци­онную» базу ЭВМ непосредственно на стадии их оформления, информация о произведенных кассовых операциях формируется ежедневно. Результатом является автоматизированное формирование отчетных документов кассира -распечатывается вкладной лист кассовой книги (Приложение 9) и отчет касси­ра по типовой форме № КО-4. Эти два документа имеют одинаковое содержа­ние и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Ну­мерация приходных и расходных кассовых ордеров, листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

После составления отчета кассира в двух экземплярах кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает вместе с приходными и расходными кассовыми документами главному бухгалтеру. Вто­рой экземпляр после подписи главного бухгалтера кассир оставляет у себя. Со­бранные за отчетный период отчеты кассира прошиваются в установленном порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, после чего сформированная кассовая книга опечатывается.

В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного об­ращения на территории РФ» для установления лимита остатка наличных денег в кассе ООО «Ритм» представляет в учреждение банка, осу­ществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (Приложение 10). Лимит кассы определяется с учетом вида деятель­ности, размера среднедневной выручки, порядка и срока сдачи выручки в банк. Установленный учреждением банка лимит остатка наличных денег в кассе письменно сообщается предприятию. На 2005 год.для ООО «Ритм» установ­лен лимит в сумме 8 тыс. руб.

Превышение лимита допускается для выдачи заработной платы, пособий по социальному страхованию не свыше трёх рабочих дней, включая день полу­чения денег в банке. Вся денежная наличность сверх установленного лимита сдается в банк.

За накопление денежных средств сверх установленного лимита предусматривается административная ответственность. Она установлена статьей 15.1 КоАП РФ. Административный штраф может налагаться как на должностных лиц, так и на юридическое лицо. Сумма налагаемого административного штрафа на должностных лиц установлена в пределах от 40 до 50 МРОТ. При наложении штрафа на юридическое лицо ее величина достигает 400-500 МРОТ. КоАП РФ определил также административный порядок рассмотрения дел о нарушениях порядка работы с денежной наличностью. Рассматривают дела о таком административном правонарушении налоговые органы (п. 23.5 КоАП РФ).

Для учета кассовых операций планом счетов предприятия предусмотрен активный счет 50 «Касса». По Дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу, по кредиту- выбытие. Сальдо счета всегда Дебетовое и означает сумму остатка на начало или конец периода.

К счету 50 «Касса» на ООО «Ритм» открыты следующие субсчета:

50.1 –Касса предприятия

50.3 – Денежные документы

В кассу ООО «Ритм» наличные денежные знаки поступают от покупате­лей и заказчиков за проданную продукцию, товары, оказанные услуги, с рас­четного счета, возврат неиспользованных подотчетных сумм. В таблице 11 рассмотрим основные записи по отражению денежных поступлений в кассу за октябрь 2004 г.

Таблица 11 – Бухгалтерские записи по учету денежных поступлений в кассу ООО «Ритм» за октябрь 2004 г.

На ООО «Ритм» выбытие наличных средств производится по следующим направлениям: на оплату материалов поставщикам, на оплату труда, матери­альную помощь и беспроцентные ссуды сотрудникам, в подотчет на хозяйст­венные нужды, на расчетный счет предприятия. В таблице 12 рассмотрим основные записи по отражению выбытия денежных средств из кассы за октябрь 2004 г.

Таблица 12 - Бухгалтерские записи по учету выбытия денежных средств из кассы ООО «Ритм» за октябрь 2004 г.

Своевременно не возвращенные суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда. Однако, следует иметь в виду, что если подотчетные средства были выданы работнику предприятия без установления срока их возврата и на момент проведения проверки налоговыми органами, такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Ведение на предприятии счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с ис­пользованием «Субконто» позволяет получить накопительный регистр по кре­диту счета Расчетов с подотчетными лицами. Записи в этих регистрах произво­дят позиционным способом по каждому авансовому отчету в отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического и аналитического учета подотчетных сумм.

Заработная плата, пособия выдаются кассиром по платежной ведомости формы № Т-53 (приложение 7). На платежной ведомости ставится разрешительная надпись ру­ководителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы прописью.

Аналитический учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге формы КО -4 (приложение 9). Эта книга должна быть прошнурована и опечатана сургуч­ной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обыч­но производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экзем­пляры листов отрывные и служат отчетом кассира.

Итоговые данные по счету 50 за месяц формируются автоматически и мо­гут воспроизводиться на мониторе ЭВМ или распечатываться. Причем про­грамма «1С: Предприятие» позволяет получать отчет «Анализ счета» за месяц в общем виде и по датам. Этот отчет содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Программа формирует также отчет, «Журнал-ордер и ведомость по счету» (Приложение 11), которые представляют собой отчет о движении на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), дета­лизированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям). Но этот от­чет в бухгалтерии Общества не распечатывается, так как «Анализ счета» дает полную информацию о движении на счете. Одновременно происходит на­копление информации для смежных участков учета и выходных данных на сле­дующий месяц.