Понятие информационного обеспечения АИС бухгалтерского учета.

Основными элементами автоматизированной информационной технологии (ЛИТ) является информационное, техническое, математическое, программное, правовое и лингвистическое обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент АИТ — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение имеет сложную структуру, где принято выделять: внемашинное ИО, включающее в себя системы показателей данной предметной области, например бухгалтерского учета; системы классификаций и кодирования; документацию; потоки информации — варианты организации документооборота, а также внутри-машинное, куда входят различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к созданию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение ПК предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб для выполнения своих информационных функций. Появляется возможность формирования машиной всевозможных сборников, докладов; ведения в машине справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая сюда машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователем, организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.

Стремительный рост экономических связей различных регионов, предприятий и организаций приводит к возрастающей потребности в достоверных и актуальных классификаторах экономической информации; решаются вопросы о дополнении действующих классификаторов новыми позициями и понятиями; создаются новые классификаторы.

В корпоративных системах дальнейшее развитие получает концепция интеграции обработки информации, предусматривающая слияние в единую целостную систему задач различных функций деятельности, решаемых на основе единого банка данных и информационного обмена между различными уровнями обработки. Следует отметить, что к разработке ИО автоматизированных информационных систем можно приступить лишь после выработки подходов к построению автоматизированных рабочих мест и определения функций пользователей. Наиболее сложным становится информационное обеспечение в случае организации многоуровневых, локальных вычислительных сетей ПК и распределенных АРМ, подключенных к серверам, в режиме работы сервера и рабочих станций. Создание ИО в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки в различных подразделениях предприятий. При этом необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных. Организация ИО ведется параллельно с программным обеспечением и информационной технологией, ориентированной на конечного пользователя. При создании ИО автоматизированных информационных систем выполняются следующие работы:

• определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);
• устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы индивидуальных первичных документов, приспособленных к машинной обработке;
• ведется создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки;
• создаются различные формы ввода информации на ПК с учетом многоуровневой обработки данных;
• рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации;
• создаются различные формы вывода информации (включая сюда подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников);
• разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов;
• создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПК (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине);
• прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов;
• создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты, работы с Интернетом.