Состав комплексов учетных задач

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах различных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
2. Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
3. Учет труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.
4. Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых результатов.
6. Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
7. Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

В качестве дополнительных комплексов, появившихся в последнее время в бухгалтерском учете, можно назвать такие, как финансовый анализ, учет внешнеэкономической деятельности, учет финансовых инвестиций в основной капитал, учет ценных бумаг, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов и др. Дополнительными модулями обеспечивается многоплановость счетов бухгалтерского учета, возможность ведения параллельного учета в нескольких планах бухгалтерского учета; составление консолидированной отчетности корпорации. Как уже отмечалось, состав комплексов бухгалтерских задач имеет тенденцию к расширению и углублению информационных связей с другими экономическими задачами и появлению новых межфункциональных комплексов задач управления.

Новые версии программных продуктов объединяют информацию комплексов различных участков учета. Например, при учете труда и заработной платы одновременно происходит выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, начисления в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние — взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Функциональная подсистема «Бухгалтерский учет»

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

Второй фазой обработки является составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки заключается в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации, в основном, служат результаты решения (сводные проводки) других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

1. Информационные связи бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. Эта связь заключается в получении нормативных и методологических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК.

Развитие сетевой обработки позволяет организовать автоматический обмен информацией с АИС других организаций: банковскими системами (технология «Клиент — Банк Swift»), налоговыми службами и др.

Организация АИС предприятия (организации, фирмы) основана на установлении информационных связей различных служб управления.

Информационные связи бухгалтерского учета с другими подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Так, например, при учете наличия и движения материальных ценностей могут быть задействованы специалисты нескольких подразделений: склада, бухгалтерии, технического отдела и производства. Складской работник обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода — расхода материальных ценностей и получение первичных документов. Бухгалтер, получив первичные документы, выполняет бухгалтерские проводки и составляет аналитические сводки. Работник технического отдела контролирует информацию о наличии материала на складе, нормы его расхода и запасы. Контролируется также отпуск материалов в производство и возврат из него. Предполагается четкое разделение функций между специалистами различных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в различных подразделениях, например, при выполнении закупок материалов, продаже готовой продукции, производстве, приеме и отпуске материалов, считаются первичными. Первичные документы могут поступать в бухгалтерию извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.

Сформированные автоматически первичные документы по каналам связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета. Для учета хозяйственных операций и отражения их в Главной книге и отчетных документах, работники бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.

Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается создание каталога типовых хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может корректироваться и дополняться в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной операции включает в себя следующие элементы:

• наименование хозяйственной операции;
• корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;
• алгоритмы расчета суммы проводки.

Все проводки фиксируются в журнале хозяйственных операций — реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал. Журналы хозяйственных операций могут быть организованы по-разному. Для малых и средних предприятий, как правило, машинной программой предусмотрено ведение единого журнала, в который заносятся проводки по всем участкам учета. На крупных предприятиях ведется обработка по участкам учета на отдельных АРМ, где создаются свои журналы хозяйственных операций, данные которых впоследствии автоматически концентрируются в АРМ главного бухгалтера и используются для составления сводной бухгалтерской отчетности.

В подсистеме бухгалтерского учета предусмотрено формирование финансовых документов, сопровождающих движение наличных денежных средств (кассовые ордера) и безналичных (платежные поручения и др.). Эти документы могут быть связаны с документами, созданными в различных функциональных подсистемах. Обеспечивается возможность автоматизированного ввода банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью из банка, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах банков-корреспондентов).