Подпись

Подпись - это реквизит документа, свидетельствующий об ответственности лица за его содержание и придающий ему юридическую силу в случаях, когда документ не требует иного удостоверения в соответствии с установленными правилами документирования (п. 3.2.14 СТБ 2059-2013).

Обратите внимание!

Реквизит " Подпись" - обязательный реквизит официального документа (абз. 5 п. 18 Инструкции по делопроизводству).

Документы подписываются должностными лицами в пределах их компетенции. При этом документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа (ч. 16 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец протокола общего собрания участников хозяйственного общества об увольнении руководителя хозяйственного общества в соответствии с п. 1-1 ст. 47 ТК.

На подпись представляются проекты документов, полностью оформленные, проверенные, согласованные (при необходимости), вместе с приложениями и материалами, на основании которых они составлены (ч. 2 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит " Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения. Данный реквизит состоит из (ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству):

- наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица. Допускается также использование сокращений " Зам." (" заместитель"), " И.о." (" исполняющий обязанности"). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог " За" или косую черту (ч. 20 п. 57 Инструкции по делопроизводству, п. 5.21 СТБ 6.38-2004).

Если документ подготовлен комиссией, тогда указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке (ч. 14 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец протокола об избрании на должность генерального директора общества с ограниченной ответственностью.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от нулевого положения табулятора (абз. 9 ч. 1 п. 84 Инструкции по делопроизводству);

- собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

- расшифровки подписи лица, подписавшего документ (инициалы располагаются перед фамилией без пробелов). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210) расшифровка подписи печатается от восьмого положения табулятора (160 мм) (ч. 7 п. 84 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец приказа о приеме на работу.

Наименование должности оформляется исходя из того, используется бланк или нет, одним из следующих способов:

- если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации (ч. 4 п. 57 Инструкции по делопроизводству);

- если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается полное наименование организации (ч. 6 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

В наименовании должности могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.) (ч. 8 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются:

- одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (ч. 10 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Если документ подписывают директор и главный бухгалтер, тогда первой будет стоять подпись директора, а под ней - подпись главного бухгалтера;

- на одном уровне (т.е. двумя вертикальными рядами), если должностные лица не подчинены по должности, от нулевого и пятого положений табулятора (ч. 12 п. 57, ч. 2 п. 85 Инструкции по делопроизводству).

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа (ч. 18 п. 57 Инструкции по делопроизводству). Однако при подписании актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа (ч. 19 п. 57 Инструкции по делопроизводству).