Состав текстового документа

Организация работы с текстовыми документами

Организация любой деятельности, предусматривает подготовку различных текстовых документов. Приказы, отчеты, письма, сообщения и другие информационные до­кументы, деловые и научные сообщения и т. п., подготовленные с по­мощью компьютерной технологии, являются неотъемлемой частью информационного пространства современной организации, составля­ют основу системы делопроизводства.

Формирование документов осуществляется с помощью специаль­ных программ, которые нередко определяются как текстовые процес­соры (редакторы). Наиболее полно идеи текстового редактора реали­зованы в семействе программ Microsoft Word различных версий (Word 2.0, Word 6.0, Word 7.0, …, Word 2007, Word 2010).

Word — многофункциональная программа обработки текстов (уни­версальный текстовый процессор), предназначенная для создания тек­стовых файлов, содержащих непосредственно текст и сопровождаю­щие его таблицы, иллюстрации в форме рисунков, слайдов презента­ций, фотографий и т. п., и передачи этих файлов в информационное пространство как в форме традиционных документов, так и в форме веб-документов.

Word любого поколения обладает рядом характеристик, присущих настольным издательским системам (DTP — DeskTop-Publishing), a документы Word могут быть использованы во всех издательских при­ложение

Программа Word обычно размещается на па­нели Программы Главного меню, где образует свою пайку, обозначенную как Microsoft Word.

Изучение методов использования информационных ресурсов для обработки текстовой информации на базе приложения Word предпо­лагает овладение следующими навыками:

· вызов и прекращение работы в текстовом процессоре Word;

· создание, сохранение, открытие и поиск текстовых документов;

· маркировка, поиск и позиционирование в электронных текстах;

· форматирование абзацев: установка межстрочных интервалов, отбивка между абзацами, установка втяжки и абзацного высту­па, изменение стилей оформления абзацев и т. п.;

· копирование и встраивание текстовых объектов: копирование фрагментов текста документа; копирование с удалением; встав­ка специальных символов и т. п.;

· применение функций слияния для разработки сложных доку­ментов;

· разработка форм для ввода оперативной информации;

· написание небольших макропрограмм, позволяющих автомати­зировать подготовку стандартных деловых документов, и др.

Состав текстового документа

Понятие текстового документа охватывает различные области дея­тельности. От небольших записок, время существования которых может измеряться секундами, до многотомных изданий, судьба которых может насчитывать не одну сотню лет. Среди этого многообразия особое место занимают деловые документы, предназначенные для обеспечения эф­фективного функционирования различных организаций, формирования основы системы документооборота. Однако эти документы должны фор­мироваться на основе общепринятых требований к текстовому документу.

В общем виде текстовый документ, подготовленный для издания, имеет следующую структуру: текстовая часть; внешнее оформление — обложка, форзац, титульный лист; иллюстрации, паспорт издания.

В производственной деятельности обычно имеют дело с текстовой ча­стью документа или, еще меньше, — с основным текстом или его частью.

Текстовая часть состоит из титульного листа, основного текста и аппарата издания, который включает в себя: оглавление, реферат, пре­дисловие, послесловие, приложение, библиографический список.

Текстовая часть должна быть пронумерована. Нумерация страниц ведется последовательно от титульного листа до последней страницы.

Изображение текста документа характеризуется размером и цветом шрифта, а также его начертанием (гарнитурой).

В качестве единицы измерения размера шрифта в издательском деле используется кегль, который измеряется в пунктах (сокращенно — пт.). Рекомендуемый размер кегля для подготовки офисных документов — 12 пт., размер текста в таблицах — 8 пт. Для подготовки документа к изданию следует увеличить кегль основного текста до 13 пт.

Начертание шрифта определяет рисунок букв алфавита. Каждый ал­фавит, созданный с помощью соответствующего рисунка, имеет соот­ветствующее имя. Например, Arial, Times New Roman, Courier New и др.

В тексте документа следует выделять следующие основные элемен­ты: рубрики, оглавления, иллюстрации (рисунки).

Под рубрикой понимается выделенный раздел текста издания. Руб­рики в тексте разделяют на:

- тематические:

- по содержанию: системные, внесистемные (таблицы, выводы и т. п.);

- по оформлению: прерывающие, параллельные (заголовок на поле первого абзаца — фонарик, заголовок, выделенный и скрытый в тексте рубрики, заголовок в оборке первого абзаца своего под­раздела — форточка);

- немые, разделенные пробелом, звездочками, цифрами и их со­четаниями (списки).

Для обозначения номеров рубрик могут использоваться арабские и Римские цифры, прописные буквы русского алфавита (для изданий на русском языке) или строчные с закрывающейся скобкой (в этом случае следующая литера — прописная).

После текста заглавия рубрики точку не ставят, оставляют только многоточие или восклицательный и вопросительный знаки.

Порядковый номер рубрики и первая литера заголовка разделяются точкой только в тех случаях, когда они находятся на одной строке.

Различают следующие системы нумерации рубрик (списка):

- сквозная (от первой до последней рубрики данной ступени). При­меняется для рубрик основных подразделов;

- нераздельная (от первой до последней рубрики только внутри раз­дела). Рекомендуется при резко разграниченных частях издания;

- индексационная (у каждой рубрики ставится цифровой индекс, состоящий из порядковых номеров старших рубрик, которым она подчинена). Используется в изданиях научной, специальной, справочной и учебной литературы.

Оглавление — основная часть издания, содержащая перечень всех без исключения заголовков документа, расположенных колонками в соот­ветствии со значимостью. В первой слева колонке — заголовки первой, самой старшей ступени, во второй — заголовки меньшей ступени и т. д.

Иллюстрации относятся к основным элементам издания. К каждой иллюстрации положено установить подпись. Для оформления подпи­си следует придерживаться следующего порядка: название иллюстра­ции, ее номер, подрисуночная подпись (надпись), пояснение деталей рисунка, расшифровка условных обозначений.

Кроме того, существуют и другие требования к оформлению подписи:

1. Название иллюстрации условно сокращается «Рис.» или «Табл.».

2. Порядковый номер иллюстрации пишется, как правило, арабс­кими цифрами.

3. Подрисуночная подпись должна определять тему изображения.

4. Пояснение деталей конструкции следует определять условиями изображения (в разрезе, схематично и т. п.)

5. Расшифровка условных обозначений и примечаний (перед рас­шифровкой следует поставить двоеточие), должна определять смысл цифровых или буквенных обозначений, нанесенных на рисунок.