Задания.

Студенты должны

Знать: Правила оформления телеграмм, телефонограмм и схему расположения реквизитов, требования к оформлению документов машинописным способом

Уметь: Оформлять телеграммы, телефонограммы, используя текстовый процессор ПК

Норма времени: 2 часа

Оснащение рабочего места: ПК (системный блок, монитор, клавиатура, мышь), схема клавиатуры, формуляр-образец, ИТК

Техника безопасности: Общие правила техники безопасности в кабинете информатики

Содержание работы

Последовательность выполнения:

- Изучить теоретические сведения, ответить на контрольные вопросы.

- Загрузить текстовый процессор MS Word.

- Выполнить упражнения.

- Сохранить результат работы.

- Выйти из программы.

- Привести рабочее место в порядок.

Теоретические сведения:

Телеграмма – документ (краткое текстовое сообщение), передаваемое средствами телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информа­ции во многом зависят своевременность и правильность приня­тия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение ин­формации, она передается по телеграфу. Для передачи факси­мильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокра­щенный адрес: Например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый ад­рес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало тек­ста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство. Большое значение при составлении телеграммы следует при­давать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется те­леграмма особым телеграфным языком, по возможности без пред­логов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строч­ными буквами: точка - тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между циф­рами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк

ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

тел. 24-02-83. Р/счет____________________?

Директор печать подпись Н.И. Петров

Исх. №__________________

Дата___________________

Пример шифрованной телеграммы:

КЕМЕРОВО АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ

ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ

ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет___________________

Директор печать подпись К.П. Сомов

Исх. № __________________

Дата_______________

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Макет телефонограммы:

Задания.

1. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскоу предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

2. Оформить телефонограмму

ЗАО «ПОЛИГРАФ» Телефонограмма 31.08.2003 № 10 11.45 г. Магнитогорск Челябинской обл. ООО «Строитель» Главному бухгалтеру С. Т. Иванову 35-18-01 Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим оплатить выставленный счет в срок до 05.09.2003. Зам. директора И.М. Федоров Передала: секретарь В. Д. Харламова 38-05-11 Приняла: секретарь Ф.Ю. Осипова 35-18-01

Методические указания и рекомендации:

- Для расположения реквизитов на листе использовать отступ первой строки и отступ слева на верхней линейке или табулятор.

- Для установки междустрочного интервала:

- выделить текст;

- выполнить команду Формат – Абзац, выбрать междустрочный интервал (одинарный, полуторный, двойной и т.д.).

- Для установки параметров страницы:

- установить курсор в конец текста;

- выполнить команду Файл – Параметры страницы;

- установить поля, размер бумаги;

- Применить: До конца документа или Ко всему документу.

- Для установки разрыва страницы:

- установить курсор в конец текста;

- выполнить команду Вставка – Разрыв, установить флажок в поле новая страница, нажать ОК.

Контрольные вопросы:

- Дать определение телеграммы, телефонограммы.

- Каковы правила оформления телеграммы?

Литература:

• А.Н. Кузнецова, Р.Н. Вагенгейм Машинопись: Практическое пособие. – 6-е изд., стереотип. - М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001. –319 с.: ил.
• Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. и доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004. – 336 с.
• Кузнецова Т. В. Делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
• Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. - М.: Изд-во ПРИОР, 2001. – 192 с.
• Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2001. - 320 с.
• Л.В. Павлюк и др. Справочник по делопроизводству и архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский торговый дом «Герда», 1999.