Документов в архив организации

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ или других структурных подразделений организации при методической помощи и под контролем архива организации.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

При полном оформлении дел:

• дело подшивают в твердую обложку или переплетают;

• нумеруют листы дела арабскими цифрами простым карандашом или нумератором;

• составляют, при необходимости, внутреннюю опись документов;

• составляют лист-заверитель;

• оформляют обложку дела и вносят в нее уточнения (уточнения названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. В итоговой записи описи указывают общее количество включенных в нее документов и количество листов описи.

Лист-заверитель составляют в деле на отдельном листе. В нем указывают количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, особенности нумерации номеров дела (например, наличие пропущенных номеров или номеров крупноформатных листов и т.п.), наличие в деле типографских экземпляров брошюр.

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляют по установленной форме (в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Технические условия»).

На обложке указывают наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела, количество в нем листов и срок его хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передают в архив организации, оформляют частично. После завершения дела дополнительную систематизацию документов в них не проводят, листы не нумеруют, а заверительную надпись не составляют.

Как указывалось ранее, после проведения экспертизы ценности документов и перед передачей в архив организации дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу в структурных подразделениях и под методическим руководством архива организации на них составляют архивные описи.

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий система­тизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивные описи (описи дел) составляют ежегодно, по установленной форме, отдельно — на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и дела, состоящие из характерных только для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Годовые разделы сводных архивных описей составляются архивом на основе описей, подготовленных структурными подразделениями. Порядок нумерации дел в описи — валовой за несколько лет. В конце описи заполняют итоговую запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения согласовывают с ЭК организации, направляют на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем утверждает руководитель организации.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями дел. Эти акты утверждает руко­водитель организации после утверждения архивным учреждением описей дел постоянного хранения за этот период.

Уничтожать можно дела, для которых предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Передача дел в архив организации осуществляется по утвержденному руководителем организации графику. Заведующий или работник архива в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела, проверяет правильность формирования и оформления дел, их наличие в соответствии с описью. При приеме особо ценных дел проверяют количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передают регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включают в опись.