Экспертиза ценности документов

Передают дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения после проведения экспертизы ценности документов организации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что архивные документы включают в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании результатов экспертизы ценности документов.

Порядок и оформление проведения экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организации, определены ГСДОУ и «Основными правилами работы организации».

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При экспертизе ценности отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании принципов:

• историзма, т.е. оценки документа как продукта определенной исторической эпохи и общественного явления;

• всесторонности (рассматривают как содержание документа, так и внешние его особенности);

• комплексности (при оценке документов изучают их место в документальном фонде и связь с другими документами организации, какие документы они повторяют, дополняют и т.п.).

При экспертизе ценности используют критерии:

• происхождение документов (место и функции организации в системе государственного управления, отрасли или обществе, роль физического лица в жизни общества, время и место образования документа):

• содержание документов (значимость события или явления, отраженного в документе, значение заключенной в нем информации и ее уникальность, вид документа и подлинность документа):

• внешние особенности документов (формы записи информации, физическое состояние, особенности удостоверения и оформления документа).

Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом ее руководителя создают экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включают наиболее квалифицированных работников организации, руководителя архива организации и, желательно, представителя государственного архивного учреждения. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации, курирующего делопроизводство и архив.

ЭК является совещательным органом и действует на основе положения об экспертной комиссии, согласованного с государственным архивным учреждением и утвержденного руководителем организации. Заседания ЭК проводят не реже двух раз в год и оформляют протоколами.

В международном стандарте ИСО 15489 вместо термина «экспертиза ценности документов» используют близкое по смыслу, но более узкое понятие — «установление срока хранения документа и выбор действий по его отбору на хранение или уничтожение».

Основные задачи ЭК — организация и проведение:

• экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

• экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

• отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники службы ДОУ совместно с ЭК организации под мето­дическим руководством архива.

В структурных подразделениях:

• отбирают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

• выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляют архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.