Особенности работы с кадровыми документами

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В общем количестве служебных документов любого предприятия, фирмы или учреждения организационные документы составляют самый маленький процент. Но именно эти документы играют чрезвычайно важную роль в деятельности любой организации.

Об их основном назначении свидетельствует их название. Слово «организация» означает строение, устройство чего-либо. Недаром синонимом создания предприятия является организация предприятия.

Любой документ — это прежде всего зафиксированная информация. При рассмотрении понятия «информация» с общенаучной точки зрения в прошлом веке был выдвинут тезис о том, что информация является одним из основных и универсальных свойств материи и энергии [36; с. 63]. Французский физик И.Л. Бриллюэн и его последователи изучали информационные процессы с позиции законов термодинамики. Они рассматривали передачу информации некоторой системе как усовершенствование этой системы, ведущее к снижению меры ее хаотичности и уменьшению ее энтропии. По их мнению, любая система содержит в себе столько информации, сколько ее надо было бы ввести в систему, чтобы последняя могла перейти от некоторого беспорядочного первоначального состояния в данное организованное состояние. Они определили информацию как «отрицательную энтропию» или «негэнтропию».

Если рассматривать всю систему документов организации как зафиксированную информацию об управленческой деятельности, то организующая и упорядочивающая функция информации в наибольшей степени выражена именно в организационных документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в группу организационных документов следующие виды документов: устав и положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции организационно-методического назначения, правила.

Использование современных подходов к управлению предприятием приводит к расширению круга документов, которые по своему назначению могут быть отнесены к организационным.

Создание предприятия начинается с проектирования организационной структуры его управления.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» определяет организационную структуру как распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Организационную структуру управления проектируют по схеме «сверху — вниз» [48]. Структуру предприятия или организации создают в соответствии с их целями, задачами и функциями. Но для успешной деятельности в условиях рынка недостаточно ответить на вопросы — что и для кого производить. Важнее определить — зачем или во имя чего существует компания или организация, т.е. какова их миссия.

Миссия — та макроэкономическая роль, которую берется осуществлять компания на мировом или национальном рынке.

Миссия — основная (общая) цель деятельности организации. Содержание миссии позволяет получить комплексное представление о направлении деятельности организации и отражает ее общественно-социальную значимость.

Практически все процветающие на рынке фирмы, официально сформулировали свою миссию в письменном виде — в форме программного заявления.

Миссию можно рассматривать как важный организационный документ, который позволяет:

• руководству фирмы — определить место, которое должна занять фирма на рынке и сформулировать свою стратегию достижения этого места;

• сотрудникам фирмы — почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость и нацеливает на достижение высоких результатов;

• потребителям продукции фирмы — со вниманием и заинтересованностью относиться к фирме, которая может удовлетворить их разнообразные нужды и потребности [33]. Крупные российские компании включают «миссию» в структуру текста нового вида организационного документа — кодекса корпоративной этики компании.

Дать однозначных рекомендаций по составлению миссии как документа нельзя, ее формулировка в значительной степени зависит как от сферы деятельности фирмы, так и от ценностных ориентации руководителей фирмы. Примеры формулировок миссии фирмы:

Фирма «Порше» 1. Клиент в центре внимания.

2. Высококачественные машины, дружественные к человеку.

3.Современные решения в конструкции.

Фирма «Тойота» Строим автомобиль «Тойота» для изменяющейся эпохи.

Корпорация «ВВС» Благодаря ВВС народ будет говорить с народом языком мира.

Устав, положение об организации,

положение о структурном подразделении

Миссия конкретизируется в целях организации.

Цели определяют отдельные направления деятельности и приоритеты этих направлений.

В зависимости от уровня управления различают общие и локальные цели.

Общие цели разрабатывают для организации в целом и характеризуют основные направления ее развития.

Общие цели конкретизируют в локальных, которые определяют для структурных подразделений организаций. Локальные цели вносят конкретный вклад в общие цели. В соответствии с выбранными целями определяют функциональные блоки — основные структурные подразделения организации, призван­ные обеспечить достижение этих целей. Состав структурных подразделений отражает горизонтальное разделение труда внутри организации.

Уровни управления организации образуются в результате вертикального разделения труда. Различают руководителей высшего, среднего и низшего звена. Эффективную структуру управления формируют с учетом следующих принципов:

• решение принимают на тех уровнях управления, где оно оказывается в силе;

• высшее руководство принимает только такие решения, которые руководители более низкого звена не имеют права принимать;

• для сотрудников определены конкретные сферы деятельности с соответствующими полномочиями.

Поэтому в проектировании организационной структуры управления особая роль принадлежит распределению и делегированию полномочий, для каждой должности определяется перечень обязанностей, выполнение которых служит достижению поставленных организацией целей.

Таким образом, при создании организации определяют цели и задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность как в целом организации, так и ее структурных подразделений и должностных лиц. Это распределение закрепляется в следующих организационных документах: устав, положения, должностные инструкции.

Деятельность организации регламентируют такие документы, как устав организации или положение об организации. Как правило, положение об организации разрабатывают для бюджетных организаций или для филиалов коммерческих организаций.

Положение — организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений.

В последние годы наметилась тенденция изменений названий традиционных для отечественного ДОУ документов. Вместо положений и инструкций появились регламенты, например, регламент работы с документами, должностной регламент. Но по своему назначению и содержанию эти документы остались прежними. Они распределяют и закрепляют цели, задачи, функции, права и обязанности или устанавливают правила и порядок проведения работ в каком-либо виде деятельности организации.

«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, определяет, что деятельность федерального органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с административным регламентом федерального органа исполнительной власти. В административный регламент входят:

• регламент федерального органа исполнительной власти;

• административные регламенты исполнения государственных функций;

• административные регламенты предоставления государственных услуг;

• должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении. Все функции, выполняемые организацией для реализации целей, указанных в уставе (положении об организации, ее регламенте), распределяют между ее подразделениями и закрепляют в положениях о них.

Общее назначение устава (положения об организации) и положения о структурном подразделении как регламентирующих деятельность (организации или подразделения) документов определяет принципиально одинаковую структуру их текста:

1. Общие положения (порядок создания, подчиненность, регламентирующие деятельность документы и т.д.).

2. Цели и задачи организации (или структурного подразделения).

3. Функции организации (или структурного подразделения), ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).

4. Руководство.

5. Полномочия (права) и обязанности.

6. Контроль, проверка, ревизия деятельности (для уставов и положений об организациях).

7. Порядок реорганизации и ликвидации организации (для уставов и положений об организациях).

Эти документы оформляют на общем бланке организации, их подписывает руководитель организации (устав или положение об организации) или структурного подразделения (положение о подразделении), утверждает вышестоящее руководство (орган управления или руководитель организации).

Наиболее трудным и важным при разработке положения о структурном подразделении является раздел об его функциях.

Основа эффективного управления — четкое разграничение функций структурных подразделений, установление правильной их взаимосвязи.

Деятельность руководителя структурного подразделения регламентирует не должностная инструкция, как для других работников предприятия, а раздел «Руководство» положения, в котором изложены:

• компетенция и обязанности руководителя: координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.);

• персональные права руководителя: установление области ответственности заместителей, утверждение определенных видов документов, издание распоряжений по установленному кругу вопросов, назначение и освобождение от занимаемых должностей работников подразделения (или представление документов для этих процедур), применение к ним мер поощрения или взыскания;

• персональная ответственность: за выполнение задач структурного подразделения, за достоверность информации и состояние документации, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением, за работу с кадрами.

Должностная инструкция

Должностные инструкции создают на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме руководителей.

Должностная инструкция — локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;

• Единым тарифно-квалификационным справочником работ профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 3103-30;

• Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37;

• Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298. Наименование должностей государственных служащих необходимо указывать в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 № 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы».

Структура текста должностной инструкции

1. Общие положения (устанавливают порядок назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы, квалификационные требования и т.д.).

Дополнением к квалификационным требованиям в отношении образования и стажа может быть перечисление личных качеств работника. Например, для специалиста — обладание организаторскими навыками, деловитостью, инициативностью, для технического работника — быть дисциплинированным, исполнительным.

2. Функции (перечисляют конкретные задачи, возложенные на сотрудника).

3. Должностные обязанности (устанавливают порядок выполнения функций, перечень работ и видов отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).

4. Права (определяют права работника при выполнении им должностных обязанностей).

5. Ответственность (устанавливают ответственность за несвоевременное или некачественное выполнение функций и должностных обязанностей, за принимаемые решения или же неиспользование своих прав).

Юридическая ответственность установлена за правонарушения, административная ответственность — за административные проступки, дисциплинарная — в случае нарушения правил трудового распорядка. За неправильные служебные действия, наносящие материальный и моральный ущерб государству, организации или гражданину, работник несет материальную ответственность. За злоупотребление властью установлена уголовная ответственность.

6. Взаимоотношения (на основе входящей и исходящей документации описывают те внутрифирменные связи и контакты, которые неизбежно возникают при выполнении сотрудником своих обязанностей).

В инструкцию могут также быть включены разделы, содержащие критерии для оценки качества исполнения трудовых функций работником и определяющие порядок его аттестации.

Инструкции, как правило, разрабатывает руководитель подразделения, реже — кадровая служба. Должностную инструкцию обязательно согласовывают с юристом организации и руководящим должностным лицом, курирующим это направление деятельности.

Должностную инструкцию оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации и доводят до работника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Макет должностной инструкции приведен далее (прил. 7).

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в кадровой службе предприятия. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре — подлиннике должностной инструкции.

Должностные регламенты государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти Российской федерации в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» включают разделы:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования (к уровню и характеру знаний и навыков, а также образованию, стажу гражданской службы, государственной службы иных видов или стажу, опыту работы по специальности).

3. Должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.

6. Контроль за исполнением документов.

7. Оперативное хранение документов.

8. Подготовка документов к передаче дел в архив.

Приложения к инструкции — образцы бланков, табель унифицированных форм документов и альбом форм документов, перечни (нерегистрируемой корреспонденции, типовых сроков исполнения документов), формы номенклатуры дел, описей, обложек дел и других типовых документов. Инструкция может включать в виде разделов или отдельных приложений регламенты по работе с отдельными видами электронных документов (электронными письмами, веб-документами), а также по использованию САДД на предприятии.

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ при участии архивных работников, утверждает руководитель организации и вводят в действие приказом. Она является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними.

Правила — правовой акт, устанавливающий обязательные для выполнения нормы и требования.

Правила как вид документа разрабатывают, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющие общее значение для всех отраслей (например, правила по технике безопасности) и отраслевые (например, правила приема в высшие учебные заведения, правила предоставления гостиничных услуг).

Любого работника предприятия касаются Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и федеральным законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила разрабатываются кадровой службой и согласуются с юридической службой, бухгалтерией, а также отделом режима или службой охраны предприятия. Правила оформляют на общем бланке, их утверждает руководитель предприятия. Структура текста этого документа обычно включает:

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.

8.Внутриобъектный режим.

Предприятие имеет право регламентировать в правилах дополнительные нормы, отражающие специфику организации работы на предприятии и требования работодателя (например, требования к внешнему виду работников).

К этой группе организационных документов можно отнести и уже упоминавшийся в гл. 3 новый вид деловых документов — кодекс корпоративной этики, который, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит идеологическую составляющую: здесь излагают ценности, цели компании и принципы, по которым будут выстраивать отношения с партнерами, акционерами, клиентами, с государством и обществом. Вторая часть — это этические нормы и правила поведения сотрудников компании [75].

Процессные регламенты предприятия

Классическая система управления — управление структурными подразделениями предприятия. Но современный менеджмент все больше ориентируется на управление бизнес-процессами, используя процессный подход к управлению.

Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически взаимосвязанных действий (этапов), при которых ресурсы предприятия используют для создания полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Выход из каждого этапа процесса является входом в следующий этап.

Особенность процессных регламентов, по сравнению с традиционными положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, — более четкое и конкретное описание функций, работ, ответственности структурных единиц и работников на отдельных этапах процесса. При таком пошаговом описании работ легче контролировать их выполнение, что делает управление предприятием более прозрачным и эффективным.

При конструировании (инжиниринге) бизнес-процессов процессные регламенты — организационные документы, содержащие описание бизнес-процессов. Поэтому реорганизация бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов) начинается с анализа и сопровождается изменениями в этих документах.

К организационным документам, как правило, создаваемым на современном предприятии, можно отнести Положение об организационной структуре. Это положение дает общее описание предприятия: его продукции (товаров и услуг), задач, функций; приводит организационную структуру и распределение характеристик по основным подразделениям и бизнес-процессам.

Другой важный организационный документ — Положение о функциональной области — содержит основные характеристики (задачи, функции, права, обязанности, документы) работы предприятия в определенной функциональной области (поставки, производство, сбыт, финансы, персонал и т.д.). Иногда функциональную область понимают как некий существенный бизнес-процесс.

Таким образом, на современном предприятии сосуществуют как классические организационные документы (структурные регламенты), так и организационные документы, отражающие управление бизнес-процессами (процессные регламенты).

При всем разнообразии этих документов основные вопросы, на которые они отвечают: «Кто должен делать?», «Что нужно делать?», «Как и когда нужно делать?», «Кто несет ответственность и какие права у него есть?».

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации или предприятия издает распорядительные документы.

Распорядительные документы — обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

• с помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;

• их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

• они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:

• уровнем органа управления, издающего документ;

• компетенцией должностного лица как субъекта управления;

• порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:

• правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

• правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов), а также их территориальных образований;

• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:

• в условиях коллегиальности;

• при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

Постановления издают высшие органы государственной власти и управления (например, Правительство Российской Федерации), представительные и исполнительные коллегиальные органы власти субъектов Российской Федерации (например, Московская городская дума, правительство Москвы и т.п.).

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий, например, общее собрание акционеров, совет директоров, ученые, технические и художественные советы издают решения.

Протокол как вид документа можно одновременно относить и к распорядительным документам, так как он фиксирует решения коллегиального органа, и к информационно-справочным, так как он содержит информацию об обсуждении вопросов на заседании коллегиального органа.

Руководитель организации или органа управления имеет право принимать решения единолично. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют руководители федеральных министерств, администраций субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделены правом принимать единоличные решения по определенным вопросам оперативного управления деятельностью коллегиального органа.

В условиях единоличного принятия решений издают приказы, распоряжения, указания.

Подготовка распорядительных документов

Основанием для издания распорядительного документа может являться:

• необходимость выполнения принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;

• собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями и задачами организации. Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.

Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при единоличном и коллегиальном порядках принятия решения.

Выбор вида распорядительного документа зависит от способа принятия решения: единоличным решением руководителя или коллегиальным органом управления, что, в свою очередь, опре­деляется полномочиями руководителей или коллегиальных ор­ганов данной конкретной организации, зафиксированных в ее организационных документах (уставе, положении, регламенте). На этом первом этапе определяют исполнителя или формируют рабочую группу.

На втором этапе собирают и анализируют информацию. Для выработки эффективного управленческого решения должна быть собрана объективная, достаточная и актуальная информации в той области, куда будет направлено воздействие принимаемого решения.

В целях обеспечения правовой основы и юридической силы подготавливаемого документа изучают действующее законодательство и иные нормативно-правовые акты в данной области.

Затем исполнитель (рабочая группа):

• определяет вопросы, которые надо отразить в документе;

• изучает документальные материалы по этим вопросам, в том числе и документы, ранее создаваемые в этой организации;

• определяет необходимость отмены действия ранее изданных документов организации или их отдельных пунктов.

При анализе информации рассматривают разные варианты решений и из них выбирают самый эффективный.

На третьем этапе оформляют проект распорядительного документа. Проект создают на основе формы (шаблона) из альбома форм документов и в соответствии с табелем унифицированных форм документов организации.

При составлении текста проекта необходимо:

• давать конкретные поручения, определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

• увязывать содержащиеся в документе поручения с ранее изданными по данному вопросу документами (во избежание повторений или противоречий);

• обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций, структурных подразделений, должностей;

• указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением поручений, содержащихся в документе;

• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Для обсуждения на заседании коллегиального органа управления дополнительно к проекту распорядительного документа готовят справку, которая должна содержать необходимую информацию и обоснование целесообразности принятия документа. Проект документа до заседания согласовывают со всеми заинтересованными в готовящемся документе должностными лицами.

Порядок рассмотрения проекта распорядительных документов и прилагаемых к нему материалов устанавливают регламентом работы коллегиального органа. Как правило, сначала их передают на рассмотрение руководителю органа, а затем после включения этого вопроса в повестку дня заседания их копии рассылают членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На четвертом этапе проходит согласование проекта документа.

Внутреннее согласование документа, издаваемого на основе единоначалия, осуществляется путем проставления виз должностных лиц. Если готовящийся документ затрагивает интересы сторонних организаций, проект документа направляют им на согласование, и их согласие оформляют грифом согласования.

В инструкциях по делопроизводству организации обычно изложены принципы и порядок согласования, а в табеле и альбоме унифицированных форм определен состав виз должностных лиц для конкретных видов распорядительных документов.

Если при согласовании возникают существенные замечания к документу, замечания вносят в текст документа, и новую редакцию направляют на повторное согласование.

Постановления и решения коллегиального органа проходят согласование на заседании коллегиального органа, в ходе которого проект может быть принят в первоначальном виде или в него могут быть внесены поправки и дополнения. Проект документа также может быть направлен на доработку. В этом случае устанавливают срок повторного рассмотрения документа.

Обсуждение всех вопросов на заседании коллегиального органа оформляют протоколом, в который включают принятую на заседании редакцию текстов постановлений (решений) по отдельным вопросам повестки дня.

Решения информационного характера, которые, как правило, не оформляют в виде распорядительного документа, называют протокольными. Их доводят до исполнителя выписками из протокола заседания.

Пятый этап — подписание распорядительного документа — завершающая стадия подготовки документа, необходимая для придания ему юридической силы.

Прежде чем передать распорядительный документ на подписание, он должен быть тщательно проверен. При этом особое внимание уделяют цифровой информации, правильному написанию инициалов и фамилий, названий структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо.

Приказы, распоряжения, указания подписывает руководитель организации, действующий на основе единоначалия, или его заместители, если руководитель делегировал им эти полномочия. Решения (постановления) подписывает руководитель коллегиального органа управления.

После подписания распорядительный документ регистрирует служба ДОУ или секретарь коллегиального органа управления. После регистрации документ приобретает статус официально изданного правового акта.

Затем проводят тиражирование всего документа или его части (выписки из документа) и рассылают исполнителям и должностным лицам для сведения.

Приказ

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа — приказа.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разреше­ния основных и оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление — установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации [39].

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.

В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют как разновидность приказы по административно-хозяйственным (административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют вспомогательную работу по ор­ганизационному и материально-техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения, утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения приказов по административно-организационным вопросам — 5 лет.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

• наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации — при ее наличии);

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дата;

• индекс (номер);

• место составления или издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• идентификатор электронной копии документа;

• визы согласования (гриф согласования).

Пример оформления приказа по основной деятельности приведен далее (прил. 8).

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» («Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о создании...», «об утверждении...»). Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут использовать для поиска документа в информационном массиве орга­низации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа, «настраивая» на его исполнение.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату, номер и заголовок.

Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают двоеточием.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам, каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной строки.

Если пункт приказа устанавливает правовые нормы, рас­считанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то его обычно формулируют по речевой модели:

что (с)делать — с какого срока (или на какой срок).

Пример:

1. Утвердить «Инструкцию по делопроизводству в ОАО ТП «Союз» и ввести ее действие с 01 декабря 2006 г.

Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В этом случае используют речевую модель:

кому — что сделать — когда (к какому сроку).

Пример:

2. Начальнику отдела делопроизводства Киреевой Т.Д. раздать инструкцию по делопроизводству в структурные подразделения
предприятия до 15 ноября 2006 г.

Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным трудозатратам.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:

«Признать утратившим силу...»

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый документ.

Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной части текста последним:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства Кирееву Т.Д.

Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования должностными лицами организации и (или) проставления грифа согласования (при внешнем согласовании).

Проект приказа визируют:

• должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут ответственность за качество документа);

• руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект разработан в инициативном порядке;

• руководители всех заинтересованных подразделений, включая тех, кому даются конкретные поручения (их визы означают реальность выполнения ими предписываемых приказом действий или отражают их возражения);

• представитель юридической службы организации (несет ответственность за соответствие действующему законодательству, т.е. будущую юридическую силу документа);

• главный бухгалтер (для проектов приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения);

• начальник отдела делопроизводства (проверяет правильность оформления приказа как документа). Руководитель организации подписывает первый экземпляр,

затем приказ регистрируют. Дата приказа — день его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок. Подпись и регистрация придают приказу юридическую силу как правовому акту.

Обычно приказ, как внутренний документ, не заверяют печатью, хотя по требованию налоговых органов или банка это может быть сделано.

Помимо приказа к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия, относят распоряжения и указания.

Распоряжения издают руководитель организации или его заместитель для решения производственных, хозяйственных или административных вопросов, а также для организации исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Распоряжение может издавать руководитель коллегиального органа управления (совета директоров, собрания акционеров и т.д.) для единоличного решения оперативных вопросов.

Указания издают руководитель и заместители организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также при организации исполнения приказов и других актов данной организации или указаний вышестоящих организаций.

Распоряжения и указания составляют и оформляют аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте этих документов могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания документа.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами управления (постановления, решения), оформляют аналогичным образом.

Протокол

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих (коллегии, советы, собрания акционеров, советы директоров), а также временных (конференции, семинары, сове­щания) коллегиальных органов управления.

В формуляр протокола входят реквизиты: наименование организации, вид документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Пример оформления протокола приведен далее (прил. 9).

Дата протокола — это дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то указывают период проведения заседания, например,

20-24.12.2005.

Заголовок протокола начинается с прописной буквы, отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания) и название коллегиального органа в родительном падеже (коллегии, ученого совета).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются председатель, секретарь, присутствующие члены коллегиального органа и приглашенные лица. При большом числе присутствующих или приглашенных их состав указывают количественно, а пофамильные списки прилагают к протоколу.

В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому вопросу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Постановляющая часть протокола должна быть конкретной и содержать составные части распорядительного решения: что сделать, кому делать, срок исполнения.

Если решение содержит несколько вопросов, то каждый из них излагают отдельным пунктом. По каждому пункту решения могут быть указаны результаты голосования. При особом мнении члена коллегиального органа его содержание записывают после соответствующего решения.

Протокол подписывает председательствующий на заседании и секретарь. Выступавшие на заседании могут визировать в протоколе запись своего выступления.

По полноте освещения хода обсуждения протоколы могут быть краткие, полные и стенографические. Текст постановляющей части печатают полностью в любой форме протокола.

Принятые решения доводят до исполнителей в виде выписок из протокола или постановлений (решений).