Разделы сайта

Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Глоссарий. Автор - создатель документа; им может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 5Следующая ⇒

Автор - создатель документа; им может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).

Адресант - отправитель корреспонденции.

Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос-ответ».

Архив - организация (учреждение, предприятие) или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества к равно имеющий ценность для собственника.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (учреждения, предприятия).

Входящий документ - документ, поступивший в организацию (в учреждение, на предприятие).

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, посылаемое с целью подтверждения определенных обещаний или условий.

Гриф - специальная надпись на документах; пометка, указывающая на особый способ пересылки корреспонденции или особый характер документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения (организации, - предприятия) или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Группировка документов - подбор документов в дела по определенным правилам.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Деловое письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии со стандартом, пересылаемых; по почте, факсу или другим способом.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ — документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений,

Договорное письмо - служебное письмо, указывающее на факт от отправления договора.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) см. Делопроизводство.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации (в учреждении, на предприятии) с момента их создания иди получения, до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция - организационный документ, который дочерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.

Досье - комплект документов одного дела.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит, кратко излагающий содержание документа.

Запрос - вид служебного письма, который предполагает ответ.

Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы и адресованный руководителю организации (учреждения, предприятия).

Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, совещании, конференции и т.п.).

Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации (учреждения, предприятиях наносимое на его обложку.

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации.

Канцелярия - структурное подразделение организации (учреждения, предприятия), занимающееся делопроизводством.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Корректура - исправление ошибок.

Личная карточка - кадровый документ, необходимый для анализа состава и учета движения кадров.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации (в учреждении, на предприятии), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в организации (в учреждении, на предприятии).

Оферта - предложение о готовности заключить договор.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Подлинник документа - первоначальный экземпляр официального документа.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Претензия - вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.

Проект документа - предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп - отметка, проставляемая на документе при его поступлении в организацию (в учреждение, на предприятие), состоящая из наименования организации, места для проставления даты и входящего номера документа.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Резолюция - письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию.

Резюме - документ, содержащий автобиографические сведения; создается с целью " привлечь внимание работодателя к претенденту и обеспечить приглашение последнего на собеседование.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Рекламация - заявление об обнаружении недостачи полученной продукции, дефектов в ней или в выполненной работе.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебное письмо см. Деловое письмо.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, составляемое для отправления приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправления материальных ценностей.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандартизации документов - законодательное закрепление унификации документов.

Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня деления: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

Телетайп - телеграфный аппарат.

Телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведения документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм а типизации построения.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Факсимиле - точное воспроизведение документа, подписи, изображения.

Формирование деля - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - совокупность реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Циркулярное письмо - служебное письмо из вышестоящей организации, направленное различным адресатам.

Экспедиция - структурное подразделение организации (учреждения, предприятия), осуществляющее прием и отправление корреспонденции.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЛИТЕРАТУРА:

1. стр. 6-7 учебник М.К. Хвалей «Делопроизводство и деловая

корреспонденция». Минск БГЭУ, 2002.

2. стр. 11-14 учебник В.В.Паневчик «Делопроизводство и