Порядок оформления реквизита адресат.

Правила оформления реквизитов документов.

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме.

Реквизит “адрес” - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почт. индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита “адресат”:

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора-двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита “адресат” (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются.

Элементы реквизита “адресат”:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность;

фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

почтовый адрес.

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита “адресат”.

Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:

Нижнетагильский

металлургический завод

Отдел сбыта

г. Кошкину И.М.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

Директорам колледжей

Директорам школ

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

Директору

металлургического завода

г-ну Иванову И.И.

624200, г. Нижний Тагил,

ул. Ленина, д. 16

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

645789, г. Новосибирск,

ул. Парковая, д. 13, кв.5

г-ну Петрову В.Н.

Реквизит “дата” - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака.

Датой документа является: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита “дата”:

1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.

2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно-цифровой способ оформления: 13 мая 1998 года, 13 мая 1998 г.

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения.

Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

Элементы индекса для исходящих документов:

1) индекс структурного подразделения, составившего документ;

2) номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

3) порядковый номер регистрации.

Например: 04 - 02/105, где

04 - индекс структурного подразделения;

02 - номер по номенклатуре дел;

105 - порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит “виза” используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

Элементы реквизита “виза”:

1) личная подпись;

2) расшифровка подписи;

3) дата визирования;

4) наименование должности визирующего.

Например:

Юрист

л/п И.О. Семенов

31.01.98

Виза располагается ниже реквизита “подпись”.

Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

С п. 1 не согласен

л/п И.О.Семенов

31.01.98

Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен: л/п 31.01.98

Реквизит “заголовок” сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале.

Правила оформления реквизита “заголовок”:

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен превышать более двух строк;

3) длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Пример заголовка:

Об информационном обеспечении

Реквизит “подпись” содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку.

Правила оформления реквизита “подпись”:

1) название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;

2) расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Пример оформления реквизита “подпись”:

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Главный бухгалтер л/п И.И. Манина

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Юрист Юрист

л/п И.О. Семенов л/п И.О. Сомов

Реквизит “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит “резолюция” содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

Элементы “резолюции”:

1) фамилия исполнителя, должность;

2) конкретные указания;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита “резолюция”:

1. Резолюция пишется от руки;

2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

Петрову А.А.

Прошу составить план

разработки и внедрения

программы по логике к

01.02.98

л/п 03.01.98

Реквизит “гриф утверждения” необходим для утверждения организацион­ных документов.

Элементы реквизита “гриф утверждения”:

1) слово “УТВЕРЖДАЮ”;

2) наименование должности лица, утверждающего документ;

3) его личная подпись;

4) расшифровка подписи;

5) дата.

Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

1) оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

2) элементы реквизита “гриф утверждения” отделяются друг от друга 1, 5-2-мя интервалами;

3) инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита “гриф утверждения”:

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы № 321

л/п Н.К. Кузьмина

12.11.97

Реквизит “гриф согласования” означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

Реквизит “гриф согласования” состоит:

1) из слова “СОГЛАСОВАНО” (от границы левого поля);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);

3) личной подписи (от левого поля);

4) расшифровки подписи (от второго положения табулятора);

5) даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита “гриф согласования”:

СОГЛАСОВАНО

Юрист

л/п И.О. Семенов

31.01.98

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол

собрание акционеров

31.01.98 № 15

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора.

Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Юрист Юрист

л/п И.О. Семенов л/п О.И. Жуков

31.01.98 31.01.98

При заверении копии документа проставляется реквизит “заверение копии”.

Элементы реквизита “заверение копии”:

1) заверительная надпись “ВЕРНО” (от границы левого поля);

2) наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);

3) личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);

4) расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);

5) Дата заверения (от границы левого поля).

Пример оформления реквизита “заверение копии”:

Верно.

Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина

13.12.97

Реквизит “ИСПОЛНИТЕЛЬ” показывает составителя документа и номер его служебного телефона.

Элементы реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

1) фамилия составителя документа;

2) номер его служебного телефона.

Пример оформления реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

Семенов 455-64-35

Реквизит “отметка о поступлении” проставляется при поступлении документа в организацию.

Элементы реквизита “отметка о поступлении”:

1) сокращенное название организации;

2) дата поступления;

3) индекс.

Пример оформления реквизита “отметка о поступлении”:

АО “Атлет”

13.03.98

№ 32

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель” означает, что данный документ перенесен в компьютер.

Элементы реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

1) название файла;

2) фамилия сотрудника, вводившего информацию;

3) дата.

Пример оформления реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

plan 1. doc

Пушкина

13.12.97

4. Функции документов.

Слово " документ" в переводе с латинского означает " свидетельство", " способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных - лишь для ограниченной группы.

Общие функции:

- социальная (документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе);

- информационная (документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации);

- коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества);

- культурная (документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций);

Специальные функции:

- правовая (документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм);

- обучающая (фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации);

- познавательная (документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата).

- управленческая (документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации);

- мемориальная (документ выступаем в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей). Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей);

- учетная (сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов);

- эстетическая (фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт);

- релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная), выражающаяся в использовании некоторых разновидностей документов для достижения проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между " видом", " свойством", и " функцией" документ вырисовывается следующим образом: объединение документов в вил актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вила характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их.

Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет данной группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

5. Классификация документов.