Тема 2. Облік нестачі товарів

Мета: Визначити, що означає нестача товарів, як її відображають в обліку, які документи складають при нестачі товарів.

При виявленні нестачі товару або невідповідності його якості до умов договору приймання товару призупиняється з метою з’ясування таких фактів. Факт виявлення нестачі товару або невідповідності його якості має бути заактовано, при чому у відповідні строки. Основними з таких документів є:

1. Акт про встановлені розбіжності, який складається комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника. Якщо договором не передбачається обов'язкова участь представника постачальника, то в складі комісії повинен бути представник незацікавленої сторони, якому необхідно мати посвідчення на право участі в прийманні товару. В акті, як правило, перераховуються тільки ті матеріальні цінності, щодо яких виявлені розбіжності. В кінці акта робиться запис про те, що за іншими товарно-матеріальних цінностями розбіжності не встановлені.

2. Акт про встановлені розбіжності при прийманні імпортних товарів, який складається комісією у випадку виявлення розбіжностей фактичної кількості товарів з даними товаро-супровідних документів. До нього додаються оригінали пакувальних листів, або обумовлюється їх відсутність. Акт складається в п'яти примірниках, а на імпортні товари, одержані в упаковці оптової бази, - у двох.

3. Комерційний акт, який складається при прийманні товару на залізничній станції з обов'язковою участю її представника в день одержання вантажу.

До актів обов'язково додаються супровідні документи, що підтверджують виявлені при прийманні товарів розбіжності: тран­спортні документи, пакувальні ярлики, документ, що засвідчує повноваження представника, який брав участь у прийманні то­вару та інші.

Не складаються акти у випадках, якщо нестача товару вияв­лена в межах встановлених норм природного убутку при переве­зенні товару, оскільки вона відноситься до витрат торговельного підприємства.

На підставі правильно складених актів і доданих всіх необ­хідних документів торговельне підприємство має право у вста­новлені строки пред'явити претензії постачальнику або залізничній станції. Так, претензія до транспортної організації щодо нестачі товарів може бути направлена протягом 6-ти місяців, а тран­спортна організація, в свою чергу, повинна дати відповідь про задоволення або відмову в задоволенні претензії протягом 3-х місяців. Якщо претензія відхилена, підприємство по закінченні наступних 2-х місяців може звернутись до господарського суду.

Нестача товару, виявлена при прийманні може стати наслідком таких причин: природних втрат у дорозі; вини особи, яка здійснює поставку товару; вини підприємства-продавця.

Якщо доставку товарів було здійснено підприємством-продавцем або сторонньою організацією (автотранспортним підприємством), то на суму виявленої нестачі підприємством-покупцем пред’являється претензія на адресу таких постачальників. Якщо доставка товару здійснювалася власним транспортом підприємства-покупця, то вся відповідальність за нестачу матеріальних цінностей покладається на відповідальну особу такого підприємства.

При одержанні товару на склад сума нестачі, що трапилася в дорозі в межах норм природного убутку, включається до первісної вартості такого товару. В даному випадку претензія не пред’являється.

Якщо є впевненість в тому, що нестачу буде відшкодовано, то суму нестачі може бути відображено як суму заборгованості за претензіями без списання на витрати. Якщо при цьому було здійснено передоплату за товари, то сума податкового кредиту в цьому випадку не зменшується. Якщо ж підприємство не впевнене в тому, що суму нестачі буде колись погашено, то така нестача списується на витрати звітного періоду з одночасним відображенням заборгованості на позабалансовому рахунку. При цьому у випадку здійснення передоплати не слід забувати про коригування суми раніше відображеного податкового кредиту щодо ПДВ. Якщо з’являється ймовірність погашення суми нестачі постачальником матеріальних цінностей, то в обліку на суму такої нестачі визнається дохід і сума заборгованості списується з позабалансового рахунку.

Завдання 2.1. Відобразити господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку (табл. 2).

Підприємство здійснило передоплату і отримало товари від постачальника. За умовою договору доставка товару здійснюється підприємством-продавцем. Згідно із супровідними документами кількість матеріалу становить 1000 одиниць. Вартість 1 одиниці – 24 грн. (в тому числі ПДВ – 4 грн.). Договірна вартість – 24000 грн. (в тому числі ПДВ – 4000 грн.). При оприбуткуванні на склад виявлено нестачу товарів у кількості 150 одиниць. Підприємству-постачальнику пред’явлено претензію на суму нестачі.

Таблиця 2

Відображення нестачі товарів на рахунках бухгалтерського обліку